E-mail heeft tegelijkertijd een revolutie teweeggebracht in ons professionele leven en heeft ze tot een volledige hoofdpijn gemaakt.
Aan de revolutionaire kant is de mogelijkheid om mensen tijdig berichten te sturen - en ze op elk moment recht voor hun gezicht te krijgen - vrij geweldig. We kunnen contact opnemen met anderen zonder hun diners te onderbreken, ze 's nachts wakker te maken of ze te laten stoppen tijdens een vergadering, gesprek of andere gebeurtenis om ons te erkennen. Maar tegelijkertijd realiseren we ons dat onze berichten waarschijnlijk binnen enkele minuten of uren na verzending worden gezien.
Wat de hoofdpijn betreft, heeft e-mail echter onze kwaliteit van leven, ons vermogen om werk gedaan te krijgen en - voor velen - elk gevoel van welzijn aangetast. Studies van de afgelopen jaren tonen aan dat de gemiddelde professional tot een derde van zijn of haar werkweek head-first in een inbox doorbrengt. Voor drukke professionals die het zich niet kunnen veroorloven om een derde van hun uren overdag op te geven, vertaalt dit zich ook vaak in vele late nachtelijke uren die door berichten worden besteed, alleen om wakker te worden en tientallen nieuwe te vinden die daar wachten.
En na maanden of jaren van deze cyclus, kun je je voorstellen hoe de persoon aan de ontvangende kant van je oh zo belangrijke e-mail misschien een heel klein beetje wrok kan voelen voordat hij het zelfs opent.
Dus, hoe kunt u deze tool in uw voordeel gebruiken - of dat nu is door actief naar werk te zoeken of in uw dagelijkse professionele leven - zonder puin te creëren in de inbox van de andere partij of hem of haar levend begraven te laten voelen?
Stap 1: Stel uzelf de vraag: "Is dit bericht belangrijk genoeg om een e-mail te verdienen?"
Laten we eerlijk zijn. Een redelijk percentage van de notities die u verzendt (met name de gevreesde "ik denk dat ik doorga en CC iedereen" charmers) hoefde waarschijnlijk niet te worden verzonden. Je had misschien over het bureau van je collega kunnen duiken, een snelle sms kunnen sturen of kunnen bedenken wat het allemaal alleen doet.
Dus voordat je het land met communicatie bespuit, vraag jezelf: "Moet dit worden verzonden?" En meteen daarna (ervan uitgaande dat je eerste antwoord "ja" is), stel jezelf de vraag: "Is dit het beste medium voor de boodschap die ik nodig heb?" overbrengen?"
Zo ja, ga verder.
Stap 2: Maak goed gebruik van de onderwerpregel
Als u wilt dat uw bericht gunstig wordt ontvangen, lees het dan snel en reageer indien nodig op een van de volgende manieren: Strategisch vanaf de onderwerpregel.
In plaats van het dumpen in een cryptische, overgebruikte of volledige saaie onderwerpregel (bijv. "Opvolgen" of "Vraag" of "Hulp nodig"), grijpt u de persoon naar hallo. Overweeg zoiets als: "Doorverwezen door Bill Smith - Rol marketingmanager" of "Tijdig verzoek - Handtekening nodig vóór donderdagmiddag" Heck, als uw bericht kort genoeg is, maakt u de hele e-mail tot onderwerp ("Mag ik uw kantoor lenen @ 2" PM vandaag? ')
Het punt hier is dit: stel dat uw e-mail in een groepje met een aantal anderen in de inbox van de ontvanger zit. Een dwingende onderwerpregel zorgt ervoor dat het tijdig wordt gelezen (en hierop wordt gereageerd).
Oh, en een kanttekening, reserveer de optie "markeer deze urgente" voor echt dringende situaties. De snelste manier om iemand te ergeren, is door iets "rood te markeren" dat alleen voor u urgent is.
Stap 3: Maak dingen gemakkelijk voor de andere partij
Als iemand die elke dag meer dan 100 e-mails ontvangt, werk ik heel hard om het leven van de mensen aan wie ik e-mails stuur gemakkelijk te maken. En ik vind het geweldig als ze hetzelfde voor mij doen. Hoe kunt u dit specifiek doen?
Ten eerste, als uw notitie meer een informatiepunt is dan iets waarop u een reactie verwacht, overweeg dan om te beginnen met iets als: "Geen antwoord nodig - ik wilde u gewoon laten weten dat …"
Dat zal ook de last voor uw inbox verlichten, omdat de andere partij zich niet verplicht voelt om een notitie terug te sturen met de tekst 'Bedankt hiervoor' of 'Bericht ontvangen'.
Houd het ding vervolgens zo kort mogelijk. Ga door en proeflezen voordat u op Verzenden drukt. Is het beknopt? Kun je iets uitsnijden dat niet essentieel is? Ben je op gang gekomen en heb je een essay van 14 paragrafen gekregen? Stuur niet iets omslachtigs als je datzelfde bericht met de helft van de kopie kunt overbrengen.
Als je een of twee 'kan-niet'-punten hebt die je probeert te maken, overweeg dan om ze te versterken zodat de recensent ze meteen ziet. (Wees voorzichtig - u wilt niet dat het eruit ziet alsof u tegen de persoon schreeuwt.)
En tot slot, werk als een gek om alles wat je nodig hebt om te communiceren in één e-mail te plaatsen, niet in vijf. Af en toe: 'Oeps! Ik ben de bijlage vergeten! ”Of“ Oh schiet, nog een ding… ”hik heet mens zijn. Het routinematig verzenden van drie of vier snelvuurberichten naar één persoon - omdat je je gedachten niet hebt verzameld voordat je achter je computer ging zitten - wordt niet als vertederend beschouwd.
Je moet zeker niet vermijden om iemand helemaal te e-mailen uit angst dat hij wrok zal hebben dat je zijn inbox durfde te vullen. Het is een van de beste zakelijke communicatiehulpmiddelen die we hebben, vooral voor diegenen onder ons die met mensen in meerdere tijdzones werken.
Maar het toepassen van strategie in uw aanpak - en rekening houden met de ontvanger - zal u zeker helpen de kracht van de boodschap te maximaliseren, en de kans dat u een gunstig antwoord krijgt.
