E-mail, met name te veel, werd door de machten als een echt probleem beschouwd op de laatste plaats waar ik werkte. En in feite was de situatie een beetje uit de hand gelopen. De waarheid was dat ik nog nooit eerder zoveel berichten in mijn leven had ontvangen, maar als een persoon die gewend is me aan te passen aan wat ik niet kan controleren, stopte het enorme aantal verzonden en ontvangen per dag me na een lange tijd.
Tegen het einde van mijn ambtsperiode stelde het bedrijf het team voor aan Slack - een realtime berichten- en archiveringsdienst - in de hoop het probleem op te lossen. Hoewel de groepschat-tool het aantal e-mails dat rondliep, verminderde, was er geen significante daling omdat, soms - of vaak bleek - e-mail gewoon de betere optie was.
Hier bij The Muse gebruiken we ook Slack. Dat is niet verwonderlijk, aangezien The Verge vanaf juni 2015 meldde dat er meer dan een miljoen gebruikers mee bezig waren.
Het idee achter deze groepchat-tools is dat "mensen in en uit chatrooms kunnen stappen die het meest relevant zijn voor hun interesses en werkleven", legt Rebecca Greenfield uit in een recent stuk van Bloomberg Business.
De titel van het stuk van Greenfield, "Je staat op het punt net zoveel te haten als je e-mail haat" is provocerend, maar het mist het punt, vooral als je niet bang bent voor je inbox. Het is algemeen bekend dat e-mail telefoongesprekken vervangt en nu groepchats e-mails vervangen, maar net zoals telefoongesprekken nooit zullen uitsterven, zal e-mail dat ook niet zijn. En het is onwaarschijnlijk dat Slack of zijn concurrenten ook weg zullen gaan - zeker niet op basis van het feit dat ze te afleidend zijn of resulteren in "chatmoeheid" - zoals Greenfield beweert.
Hoewel Slack soms een vervanging voor e-mail kan zijn, is het ook een leuke en speelse manier om met je collega's om te gaan, en ik kan niet voor iemand anders spreken, maar mijn team gebruikt het in feite om samen te werken en te brainstormen zoveel als we het gebruiken om lunchopties te bespreken. Als uw bedrijf u verschillende communicatiemiddelen overhandigt, is het aan u om uit te zoeken welk medium het beste is voor wat u ook maar wilt bereiken. (En als je het niet eens bent met je team over wat het beste is, is dat een goede discussie om met je baas te hebben.) In zekere zin is het hebben van deze opties het antwoord op niet-micro-beheerd zijn, en wie niet wil emoji beduimelen?
Natuurlijk, zowel een overvolle inbox als een hoop chatmeldingen kunnen je gestrest en overbelast voelen, maar dat is een persoonlijk tijdmanagementprobleem. Besteed te veel tijd aan e-mail en u zult uw dag zeker niet productief afsluiten. Hetzelfde geldt voor te veel tijd doorbrengen in vergaderingen, conferentiegesprekken en zelfs overdag sms'en met je vrienden.
Op dezelfde manier als we (hopelijk) hebben geleerd om onze inboxen te beheren, moet u leren hoe u uw chatstrategie kunt beheren. Sluit je aan bij elk gesprek dat plaatsvindt in elk kanaal of kamer op Slack, HipChat of Google Hangouts, en je zult waarschijnlijk aan het eind van de dag in wanhoop naar je takenlijst kijken. Maar schakel de "afwezigheidsmeldingen" in, kies ervoor om bepaalde kanalen te verlaten tijdens uw drukke momenten en besluit u niet schuldig te voelen omdat u niet bij elk gesprek meegaat en u zult merken dat u zich op een veel minder stressvolle plek bevindt.
Ik probeer bijvoorbeeld niet eens in elke thread te komen. En misschien mis ik daardoor zelfs een aantal coole dingen. Maar ik ben er vrij zeker van dat als iemand iets belangrijks heeft om met me over te praten, hij of zij een manier zal vinden om het me te vertellen.
Heb je het niet gehoord? Persoonlijke vergaderingen staan op het punt elke dag weer trending te worden.
