Als manager is een van de belangrijkste middelen die u hebt een uitvoerend of administratief medewerker. Hij of zij kan uw kantoor op orde houden, uw planning op schema houden en een aantal van de dagelijkse taken van uw bord afnemen.
Maar haar effectiviteit heeft veel met jou te maken - hoe goed je haar traint, je verwachtingen met haar deelt en haar feedback geeft. Er is over nagedacht en gepland om een omgeving te creëren waarin een assistent zijn of haar werk goed kan doen (vooral voor degenen onder ons die gewend zijn alles zelf te doen!).
Dus, of u nieuw bent met management of niet, hier zijn enkele goede herinneringen over hoe u het meeste uit deze waardevolle bron kunt halen.
1. Bewapen hem of haar voor succes
Uw administratieve assistent is er om uw leven gemakkelijker te maken - maar ze zal dat niet kunnen doen tenzij ze weet hoe ze precies kan helpen. Zorg ervoor dat je haar vanaf het begin voldoende tijd, training en middelen geeft om uit te blinken. Geef instructies over wat je nodig hebt en wanneer je het nodig hebt, samen met concrete voorbeelden van wat je zoekt. Dit is vooral het geval als je assistent nieuw is - maar besef dat zelfs als ze een veteraan is, je misschien wilt dat dingen anders worden gedaan dan haar vorige baas. Door duidelijk te zijn en de basis te bieden, zijn jullie beiden klaar voor efficiëntie en succes.
2. Bouw een vertrouwensrelatie op
Plan regelmatig met uw assistent om huidige projecten en statusupdates te bespreken. Door haar te laten weten wat er op andere niveaus van het bedrijf gebeurt, kan ze beter begrijpen hoe haar werk in het grotere geheel past. En wanneer ze meer waarde hecht aan wat u doet, kan ze aanvullende manieren vinden om u te helpen uw doelen te bereiken.
3. Feedback geven (en nemen)
Als uw assistent iets doet dat niet aan uw verwachtingen voldoet, raak dan niet alleen gefrustreerd - wijs aan waar u ontevreden over was en geef suggesties over hoe het in de toekomst anders moet worden behandeld.
Wat even belangrijk is, is echter openstaan voor haar feedback. Het bedrijf is een andere plek dan haar standpunt, dus als ze haar gedachten en suggesties openlijk kan delen, kun je waardevolle inzichten krijgen. Bovendien heb je misschien slechte gewoonten die je je niet realiseert - het geven van tegenstrijdige mondelinge en schriftelijke instructies, bijvoorbeeld, of het niet genoeg melden wanneer je een grote vergaderruimte wilt - die je kunt aanpassen om beide levens veel gemakkelijker te maken.
4. Toon je dankbaarheid
Een geweldige assistent verlicht uw werklast en zorgt ervoor dat u er goed uitziet, dus wees gul met lof wanneer het komt. Een personeelsvergadering of kantoorevenement is een geweldige plek om publiekelijk uw waardering te tonen, maar vergeet ook nooit een gelegenheid om uw dankbaarheid te tonen met een eenvoudige, verbale "geweldige job". U kunt hem of haar ook trakteren op een enkele cappuccino of een paar bioscoop kaartjes. Een goede werkgever weet dat gelukkige werknemers hun bazenleven veel gemakkelijker maken!
5. Houd het professioneel
Tenzij het tijdens het sollicitatiegesprek is gepreciseerd, moet alles wat u een administratief medewerker vraagt te doen, rechtstreeks relevant zijn voor de bedrijfsmissie. Hoewel het aanbieden van koffie aan een klant of het ophalen van kantoorbenodigdheden op de terugweg van de lunch geen atypisch verzoek is, zijn taken zoals het boeken van uw volgende tandheelkundige afspraak of het bestellen van de aankomende read voor uw boekenclub uw verantwoordelijkheid, niet de hare . Ze is ingehuurd om je te helpen in het professionele rijk - dus houd dat zo.
Vergeet niet dat hoe meer u uw assistent helpt haar werk goed te doen, hoe gemakkelijker het voor u is om u te helpen met de uwe. Wees de beste manager die je kunt zijn, en je zult jullie beiden klaar maken voor succes.
