In de meeste banen zullen er situaties zijn waarin u wordt gevraagd om extra taken op zich te nemen of te helpen op gebieden buiten uw traditionele rol. Soms kan dit een goede belichting zijn en een geweldige manier om relaties met nieuwe mensen en teams op te bouwen. En andere keren kun je je afvragen waarom je in vredesnaam naar de universiteit bent gegaan, of dit is wat er van je carrière is geworden.
Ik heb het niet over af en toe gevraagd worden om kopieën te maken of pizza te bestellen voor het team. Ik verwijs naar de meer absurde dingen die zich soms voordoen: te horen krijgen dat je marketingoptreden een teken op de hoek van de straat omvat of dat je als grafisch ontwerper de kerstkaarten van je baas maakt. Het is absoluut belangrijk om een teamspeler te zijn, maar zonder beperkingen kunnen deze "andere taken zoals toegewezen" een overweldigende last worden, je eigen prioriteiten wegnemen en je vermogen beperken om echt te groeien in je rol.
Dus hoe trek je de grens - mooi, professioneel en niet eruitziend als dat je je verantwoordelijkheid onttrekt? Hier zijn enkele tips voor het omgaan met de minder relevante taken die je tegenkomen.
Stel kristalheldere verwachtingen in
Vaak, wanneer iemand een belachelijk verzoek doet, is het gewoon een kwestie van niet precies begrijpen wat je doet. Ik werk in bedrijfscommunicatie, maar krijg vaak verzoeken van andere afdelingen om promotievideo's te bewerken. Ik ben niet alleen niet getraind om dit te doen - het is geen taak die mijn team kan prioriteren.
Ik heb ontdekt dat een manier om te voorkomen dat je in verschillende taken valt, is door vanaf het begin duidelijke verwachtingen te stellen. Wanneer u een verzoek ontvangt, neem dan rechtstreeks contact op met anderen over uw rol, uw typische verantwoordelijkheden en uw prioriteiten of lopende projecten.
Probeer: “Weet je, ik ben echt niet in staat om aan cateringbestellingen te werken. De belangrijkste focus van mijn team ligt op de planning van bedrijfsevenementen, en nu ben ik vol met voorbereidingen voor onze jaarlijkse conferentie volgende week. ”
Wees behulpzaam, binnen de rede
Dat gezegd hebbende, als je in een team werkt, is het helpen van je collega's en het opnemen van extra taken en projecten slechts een deel van de deal. De kunst is om een evenwicht te vinden tussen deze verzoeken, zodat u niet te veel extra werk hoeft te doen, waardoor u tijd verliest van uw eigenlijke taken.
Ik heb ooit geholpen bij het plaatsen van een spoedorder voor t-shirts voor een evenement, omdat ik een verkoper kende die het zou doen - een eenmalige taak die ik graag deed. Maar daarna dachten mensen dat ik het 't-shirtmeisje' was en werd ik gebombardeerd met verzoeken om kleding te bestellen, wat absoluut niet mijn taak is.
Als je eenmaal behulpzaam bent geweest en je vervolgens voortdurend wordt gevraagd om dingen te doen die je niet zou moeten doen, laat dan de andere partij weten waarom je het verzoek niet kunt aannemen en naar wie je in de toekomst moet gaan.
Probeer het volgende: “Ik weet dat ik heb geholpen met je laatste ontwerpaanvraag als een gunst, maar deze worden echt beter afgehandeld door het productmarketingteam. Ze hebben betere middelen en zijn meer bekend met de merkrichtlijnen. ”
Kies een levenslijn
Als je een junior lid van een team bent, zien anderen je misschien als de standaardoptie voor het oppakken van diverse taken. Het is ook niet ongewoon voor senior medewerkers (die eigenlijk niet in staat zijn je werk toe te wijzen) om te proberen projecten op je bord te zetten. En dit soort verzoeken kan lastig zijn om te navigeren of af te wijzen.
Als u druk voelt van senior teamleden of andere leiders of afdelingen, moet u vermelden dat u, gezien uw huidige prioriteiten, contact moet opnemen met uw manager. Ga vervolgens terug en praat met je baas over het verzoek en je kunt beslissen hoe je het samen afhandelt.
Probeer: “Weet je, voordat ik ja zeg, moet ik dit verzoek van Mike uitvoeren - het lijkt een grote onderneming en ik moet ervoor zorgen dat hij het goed vindt dat ik wat tijd vrij neem van de andere prioriteiten van de afdeling. ”
Leer lachen
De kans is groot dat iedereen die een paar jaar in een professionele omgeving heeft gewerkt, verhalen kan vertellen over gekke dingen die hem zijn gevraagd. Heck, ik moest eens bloemen bestellen voor de vrouw van een supervisor toen hij buiten de stad vast zat. Soms zul je deze dingen gewoon met een glimlach moeten doen om een andere persoon te helpen. Het is misschien frustrerend op dit moment, maar het zal ooit een geweldig verhaal maken tijdens het happy hour.
Als je bereidheid om door de stad te rennen en je baas een stropdas voor zijn belangrijke vergadering koopt, verkeerd wordt geïnterpreteerd omdat je zijn persoonlijke shopper wilt zijn, is het bespreken van de details in persoon een goede manier om de juiste boodschap te sturen, zonder ruimte voor verkeerde interpretatie .
Probeer het volgende: “Het was geen probleem om deze laatste keer te helpen, maar ik weet niet zeker of het een passende opdracht voor me is. Kunnen we een andere optie onderzoeken om dit voor elkaar te krijgen? '
Er is absoluut een reden dat de uitdrukking "andere taken zoals toegewezen" in bijna elke functiebeschrijving voorkomt - het is een natuurlijk onderdeel van de meeste functies. Maar de truc bij het navigeren door deze taken is leren wanneer je met de situatie meegaat en wanneer je terug moet duwen. En wanneer die taken een grens overschrijden, besef dan dat een beetje open communicatie vaak het enige is dat nodig is om de situatie recht te zetten en grenzen te stellen voor wat je wel en niet kunt doen op het werk.
