Als ik aan de voorjaarsschoonmaak denk, denk ik aan mijn kast - en hoeveel ik er echt door moet gaan: om de spullen die ik het hele seizoen niet heb gedragen op te ruimen, een goede, uit de weg liggende plek voor dingen die ik niet vaak draag, en organiseer de rest in een systeem dat logisch is.
Maar ik zal eerlijk zijn: als ik het grootste deel van mijn leven wil aanpakken, moet ik mijn e-mail echt opruimen.
Klinkt bekend? Ik denk het. Daarom heb ik dit jaar een paar tips voor het opruimen van je kast - en hoe je ze kunt toepassen in je inbox.
1. Wis wat er achterin zit
Als het gaat om e-mails, krijgen de nieuwere altijd de aandacht. Dus als je de lente schoon wilt maken, kun je het beste beginnen met je oudste ongelezen berichten. Zelfs als je alleen de drie oudste e-mails beantwoordt, heb je het gevoel dat je wat vooruitgang hebt geboekt, want dat zijn degenen die stof hebben verzameld (en echt moeten worden beantwoord of gearchiveerd).
2. Ruim op en gooi wat dingen weg
Net als met je kast, ben je blij met je inbox als deze alleen bevat wat je nodig hebt. Studies tonen zelfs aan dat het verminderen van de hoeveelheid dagelijkse e-mail die u ontvangt een reële impact zal hebben op uw tijdmanagement en stressniveaus.
Dus neem deze eerste weken van de lente als een excuus om op te ruimen wat je niet langer nodig hebt. Nieuwsbrieven die u eigenlijk nooit leest, meldingen van sociale mediasites waar u niet eens naar kijkt, mailinglijsten die u niet meer helpen - dit zijn allemaal eerlijke spelletjes.
Weet u niet zeker hoe u deze inbox-rommel moet identificeren? Probeer dit:
- Zoek naar 'afmelden' voor nieuwsbrieven aan de oppervlakte waarvan u zich kunt afmelden.
- Kijk naar je prullenbak voor e-mails die nog steeds ongelezen zijn. Als u het hebt verwijderd zonder ernaar te kijken, is de kans groot dat u het in de eerste plaats niet nodig hebt.
- Zoek "van: geen antwoord" om geautomatiseerde e-mails van bedrijven te ontdekken (ik geef de voorkeur aan e-mails van echte mensen).
Terwijl u elke stap doorloopt, kunt u zich afmelden voor alles wat u niet echt leest of nodig heeft.
3. Niet dagelijks nodig? Zet het ergens anders
Als je eenmaal hebt besloten in welke nieuwsbrieven en panellijsten je zeker wilt blijven, overweeg dan om specifieke mappen te maken (of, wat ik "thematische inboxen" noem) waar niet-essentiële e-mails automatisch naartoe gaan - in plaats van te verschijnen in je inbox.
Door die e-mails op type te filteren en ze gemakkelijk toegankelijk te maken zonder altijd voor je te liggen, neem je de controle terug: je kijkt naar deals op Fab.com en nieuwe stijlen bij Banana Republic wanneer je dat wilt, niet wanneer ze ervoor kiezen besluit om in je inbox te komen. Je zult nieuwe Twitter-volgers bekijken wanneer je besluit dat het tijd is voor je pauze op sociale media. Je snapt het wel.
Voordat u aan de slag gaat met filters, beslist u over uw thema's. Toen ik naar mijn inbox keek voor tijdverspillende daders, besloot ik dat de grote drie waren: panellijsten, sociale media en nieuwsbrieven. Maak nieuwe labels voor elk van deze.
Pro-tip: begin het label met een asterisk om het bovenaan uw labels te plaatsen, zodat u ze niet vergeet te controleren (bijv. "* Social media" in plaats van "Social Media").
Stel vervolgens uw filters in zodat relevante e-mails direct naar uw "thematische inboxen" worden overgeslagen. De stappen van Gmail voor het instellen van filters zijn:
- Klik op de pijl-omlaag in uw zoekvak. Er verschijnt een venster waarin u uw zoekcriteria kunt opgeven.
- Voer uw zoekcriteria in. Als u wilt controleren of uw zoekopdracht correct heeft gewerkt, klikt u op de zoekknop.
- Klik op "Filter maken" onderaan het zoekvenster.
- Kies de actie (s) die u wilt dat het filter uitvoert. Zorg er in dit geval voor dat u "Inbox overslaan (archiveren)" en "Label toepassen:" selecteert wanneer u uw filter maakt.
- Klik op de knop "Filter maken".
Nu gaan al die e-mails van [email protected] rechtstreeks naar mijn "* Nieuwsbrief" thema-inbox om te controleren wanneer ik in de online winkelmodus ben. Ik raad aan om je labelinstellingen voor het thema-inbox in te stellen op "Tonen als ongelezen" om echt te profiteren van deze strategie "uit het oog, uit het hart". En hoewel de bovenstaande instructies specifiek van toepassing zijn op Gmail, bieden veel andere e-mailsystemen vergelijkbare etiketterings- en sorteerfunctionaliteit.
Revisie van je inbox kost wat tijd, maar ik beloof het, het is het absoluut waard. Net zoals een schone kast u helpt de dingen te vinden waarnaar u eigenlijk op zoek bent, zorgt een georganiseerde inbox ervoor dat u tijd en energie spendeert aan de e-mails die u echt moet lezen.
Fijne voorjaarsschoonmaak!
: Spring je kast op!
