Laat ik beginnen met iets gênants toe te geven. Toen ik twee jaar geleden "lean" en "stand-up" hoorde in het senior team van mijn bedrijf, dacht ik dat we op het punt stonden een nieuw HR-initiatief te starten over de gezondheid en de houding van werknemers.
Daar had ik het super mis. (Mijn collega's zullen me hier eindeloos mee slepen wanneer ze dit artikel zien.)
Wat mijn bedrijf daadwerkelijk heeft geïmplementeerd, was een nieuwe routine van dagelijkse vergaderingen van 15 minuten die 'standups' worden genoemd, waarbij teamleden korte updates geven over de volgende vragen:
- Wat heb je gisteren voltooid?
- Wat is er gaande vandaag?
- Blokkeert iets je om iets te voltooien?
Elk teamlid staat tijdens deze vergadering omdat men denkt dat die houding zorgt voor een betere focus dan zitten. In theorie zijn stand-ups perfect voor productiviteit omdat ze het vet van lange vergaderingen snijden waar niemand oplet en iedereen wordt afgeleid van echt werk. En het geeft niet alleen statusrapporten. Teams identificeren prioriteiten en uitdagingen aan het begin van de dag, zodat ze van plan zijn om eventuele blokkers te verwijderen en ervoor te zorgen dat het pad voor de rest van de dag vrij is.
Het is logisch dat kleine bedrijven die zijn beïnvloed door het 'Lean Startup'-denken (tl; dr: meer doen met minder) experimenteren met standups. Als je klein en lenig bent, heb je gewoon geen tijd voor veel overhead. Bij mijn bedrijf, Bureau Blank, hebben we zes kernteams - strategie, ontwerp, web, klantenservices, operaties en bedrijfsontwikkeling - en op elk willekeurig moment werken we aan maximaal 20 projecten voor 10 of meer klanten. Ons team bestaat ook slechts uit 10 mensen, dus we dragen elk af en toe meerdere hoeden. Een bedrijf als het onze heeft iets nodig om iedereen georganiseerd en geïnformeerd te houden.
Wanneer ze werken
Dus, werken ze? Ik heb gezien dat standups erg nuttig zijn wanneer …
Deadlines dreigen
Heb je ooit dat gezegde gehoord: "Als je een plan maakt, lacht God?" Wel, God moet een kick krijgen van projectmanagers die proberen de tijd te beheersen met schattingen en deadlines. Wanneer die momenten onvermijdelijk komen waar twee kritieke deadlines op dezelfde dag botsen, zijn standups handig omdat teams samen naar de kalender kijken terwijl ze hun updates geven. Je kunt de mijlpalen zien aankomen voordat ze aankomen, en je kunt plannen maken om prioriteiten of workloads dienovereenkomstig aan te passen.
Je houdt van takenlijsten
Sinds we stand-ups houden, gebruiken we ook projectbeheersystemen zoals Basecamp en JIRA. Met deze systemen kan iedereen elk vak (letterlijk) zien dat moet worden gecontroleerd voordat een website of logo bij een klant kan worden afgeleverd. Tijdens stand-ups kunnen teamleden snel wijzen op de taken waaraan ze werken en is de vergadering in een oogwenk voorbij.
U wilt meer weten over wat een ander team doet
Een van de voordelen van een klein bedrijf is dat leermogelijkheden altijd aanwezig zijn. De stand-up van elk team wordt vastgelegd in ons projectbeheersysteem, dus ik kan altijd zien hoe leden van een andere afdeling bijdragen aan een project waaraan ik werk.
Hier is een mogelijk scenario: voor website-ontwikkeling zal mijn strategieteam onderzoek doen naar de industrie van onze klant om trends te zoeken en we zullen bijvoorbeeld opmerken dat meer non-profitorganisaties responsieve websites omarmen. Wanneer onze ontwikkelaars beginnen met het bouwen van de site, kan ik hun standup bekijken om de stappen te zien die zij nemen om de site op schermen van meerdere formaten weer te geven en hen te vragen om inzicht met mij te delen. Dit is een win-win omdat ik iets nieuws leer en ook interesse in mijn collega's toon (wat een lange weg is voor het moreel van individuen en bedrijven).
Waar moet je op letten
Standups kunnen ook uitdagingen onthullen die actie van teams en managers moeten oproepen. Dit is waar u op moet letten:
Werk dat niet gelijkmatig wordt verdeeld of uitgevoerd
Standups zullen snel onthullen hoeveel werk iedereen heeft. Wanneer iedereen rapporteert waar ze mee bezig zijn, heb je soms teamleden met taken die 'in uitvoering' lijken te verkommeren. Raak niet in paniek of trek niet de conclusie dat je collega zijn tijd niet goed beheert. Onthoud dat "drukte" niet het doel van de opstand is, communicatie wel. Of u nu zijn manager of collega bent, werk met hem samen om de diepte van de taak te begrijpen. Kijk of het teveel is voor één persoon om alleen te handelen of dat u kunt helpen de taak op te splitsen in kleinere stappen.
Iemand lijkt op een andere pagina te staan
Standups worden ook wel 'scrums' genoemd, een term die afkomstig is van de rugbyformatie van teams die met elkaar verbonden zijn om controle over de bal te krijgen. Op het werk, net als in de sport, lijdt de rest van het team er onder als een teamlid niet in lijn is met de doelen of haar gewicht trekt. Als je experimenteert met stand-ups, let dan op teamleden die geen aandacht lijken te schenken wanneer anderen spreken of vage updates geven over waar ze aan werken. Het kan zijn dat ze niet zijn uitgeschakeld. Ze begrijpen gewoon niet de context, doelen of verantwoordelijkheden van waar ze aan werken. Maak tijd voor een één-op-één bijeenkomst om de uitdagingen rechtstreeks aan te pakken.
Er is helemaal niet genoeg werk
Standups, zoals takenlijsten, zijn gebouwd voor directe voldoening. Wanneer je taken doorbrandt en vorderingen maakt in je werk, voelt het geweldig! Maar als er niet genoeg werk is voor uw bedrijf of uw team, kan de stand-up het gevoel hebben elke dag dezelfde lichte halter in de sportschool op te tillen. Natuurlijk, je houdt de routine vast, maar je wordt niet sterker. Om nog maar te zwijgen: u bent verveeld. Als de werklast van uw team licht is, kan het opstaan een ergernis worden, waardoor teamleden hun interesse verliezen. Zodra de interesse voor een teamlid is verdwenen, kan de productiviteit en betrokkenheid bij het bedrijf ook vervagen.
Als je een langzame periode van werk hebt, overweeg dan of je standups in de wacht moet zetten en andere soorten teambuildingactiviteiten aan de mix moet toevoegen.
Standups, zoals software of machines, zijn hulpmiddelen. Ze lossen problemen niet zelf op. Maar ze vereisen wel een zorgvuldige implementatie en veel aandacht voor het menselijke element om ervoor te zorgen dat je een omgeving creëert die open en vocaal is, waar teams samenwerken om de klus te klaren.
