In de huidige wereld van werk lijkt alles om productiviteit te gaan. Hoe kunnen we dingen sneller doen, minder tijd besteden aan dingen die we niet hoeven te doen en overbodigheden en inefficiënties wegnemen die ons vertragen?
Communicatie is geen uitzondering op deze trend. Met meer en meer manieren om digitaal in contact te blijven, wordt het gebruikelijk om te bezuinigen op vergaderingen, minder en kortere e-mails te verzenden en over het algemeen minder contact te houden - allemaal om tijd te besparen.
Maar William Allen, senior directeur van Behance, denkt dat dit eigenlijk de effectiviteit van teams belemmert.
In zijn essay voor het nieuwste boek van 99U, Make Your Mark: The Creative's Guide to Business with Impact , stelt hij dat het de moeite waard is om echt ontslagen te creëren om ervoor te zorgen dat iedereen in je team op dezelfde pagina zit. Hij legt uit:
Ga er nooit vanuit dat uw team de uitkomsten kent van de beslissingen die u dagelijks neemt. Veronderstellen - in plaats van actief informeren - garandeert dat ze meer tijd zullen besteden aan het raden van wat ze zouden moeten doen dan actief doen.
Hoewel hij deze aanbevelingen doet om bedrijfsleiders te helpen ervoor te zorgen dat zowel grote beeldideeën als dagelijkse beslissingen zich effectief door het team verspreiden, denk ik dat dit idee om overtollige communicatie te creëren de moeite waard is om professioneel te overwegen, leider of niet. Overweeg bijvoorbeeld om een beetje repetitiever te zijn in je communicatie met je baas om ervoor te zorgen dat hij al het geweldige werk dat je doet en weet wat je nodig hebt om te slagen. Of probeer misschien dingen te herhalen met je collega's om iedereen op de hoogte te houden van projectdoelen en tijdlijnen.
Meer overbodig en duidelijk zijn, betekent natuurlijk niet neerbuigend of vervelend. Hier zijn een paar ideeën die u zullen helpen de juiste balans te vinden.
1. Onthoud: wat voor jou repetitief is, kan voor iemand nieuw zijn
Allen herinnert ons eraan in zijn essay dat, hoewel je een bericht meerdere keren kunt herhalen, veel van de mensen met wie je werkt het misschien maar één keer horen, hoogstens. Dus zelfs als u in één vergadering een idee in detail hebt besproken, blijven teamgenoten die er die dag niet waren nog in het donker. Sta jezelf toe om dingen een paar keer te herhalen om ervoor te zorgen dat iedereen de kans krijgt om ze te horen.
2. Gebruik verschillende vormen van communicatie
Maak gebruik van het feit dat verschillende mensen op verschillende manieren leren (en berichten opnemen) door hetzelfde bericht via verschillende forums te communiceren. Vermeld bijvoorbeeld uw nieuwe verkoopstrategie in een vergadering en stuur de volgende dag een vervolgmail waarin uw bericht wordt herhaald. Of stuur een e-mail over ideeën voor de retraite van het team en breng je bericht opnieuw naar voren met een collega wanneer je samen koffie gaat halen.
3. Gebruik een Messenger
Allen suggereert dat leiders een collega bij al hun vergaderingen betrekken en hem of haar in staat stellen de belangrijke punten te verspreiden. Dit kan voor sommigen een beetje buitensporig zijn, maar iedereen kan de 'telefoonboom'-strategie gebruiken om ervoor te zorgen dat een bericht steeds wordt herhaald - zonder het steeds opnieuw te moeten herhalen. Wanneer u een idee doorgeeft in een vergadering met een collega, vraag hem dan om het met zijn team te delen.
Al met al gaan deze ideeën over het proberen ervoor te zorgen dat belangrijke ideeën niet verloren gaan in de shuffle van proberen dingen sneller gedaan te krijgen. En het beste deel is? Hoe duidelijker de communicatie, hoe productiever uw teams zullen zijn.
