Noem me gek, maar ik heb altijd de voorkeur gegeven aan slaap boven cafeïne. Maar met grillige schema's en strakke deadlines, is het voor een consultant geen eenvoudige taak om zes of meer uren slaap per nacht te krijgen - vraag het maar aan een van mijn collega's die aan frisdrank en koffie verslaafd zijn. Tussen een veeleisende baan en een nog veeleisender thuisleven, heb ik veel tijd besteed aan het uitproberen van verschillende productiviteitshacks om zoveel mogelijk uit de dag te persen.
Mijn favoriete tool om dingen voor elkaar te krijgen? De timer van 10 minuten op mijn telefoon.
Mijn "regel van 10 minuten" is vrij eenvoudig: elke taak op uw takenlijst duurt niet langer dan 10 minuten. Als het langer dan 10 minuten duurt, moet u het opsplitsen in kleinere taken of aan iemand anders delegeren. De sleutel tot deze regel is het handhaven ervan, wat betekent dat de timer op uw telefoon wordt ingesteld om na 10 minuten af te gaan. Het niveau van snelheid en focus dat dit voor uw dag oplevert, is ronduit verbazingwekkend.
Wanneer ik mijn teams voor het eerst uitdaag om de 10 minuten-regel in daden om te zetten, sta ik meestal sceptisch tegenover elkaar. Vragen als: "Dat is gek - kan ik dit grote Excel-model echt in stappen van 10 minuten bouwen?" En "Vertel je me dat je dit ook doet in je huiselijke leven, douches van 10 minuten en trainingen van 10 minuten? "In overvloed. (Het antwoord op beide vragen is trouwens "ja!")
Wil je het eens proberen? Hier zijn drie tips om de regel van 10 minuten voor u te laten werken.
1. Afgevaardigde
Veruit de beste manier om extra tijd in uw dag te vinden, is om de dingen op uw takenlijst uit te besteden die iemand anders gemakkelijk in 10 minuten of minder kan doen. Ik heb bijvoorbeeld een zeer succesvolle en gerespecteerde collega die beweert dat een spil in zijn succes is dat hij "ja" zegt tegen alles, maar alleen de taken uitvoert die alleen hij het beste kan doen. "Al het andere delegeert hij.
Delegeren is niet zo eenvoudig als het klinkt. Het kan moeilijk zijn om een taak los te laten als je bang bent dat het werk van een ander niet zo goed zal zijn als dat van jezelf. Het is handig om te onthouden dat 'gedaan is beter dan perfect', en de enige manier om verder te gaan in je carrière is als je de dingen die je onder de knie hebt loslaat en nieuwe uitdagingen aangaat. Een andere mentaliteitsverandering die me hielp, was me te realiseren dat delegeren kansen biedt voor anderen. Nu denk ik actief na over welke taken en projecten ik voor mijn team kan maken die hen zullen helpen hun carrière te leren, groeien en bevorderen (wat ook handig is om mijn plaat op te ruimen). (Hier zijn nog een paar tips voor delegeren.)
Een van de uitdagingen die ik het meest zie bij mensen die moeite hebben met delegeren - vooral degenen in instapposities - is dat ze vergeten dat ze kunnen en moeten delegeren. Als je je niet op je gemak voelt om een supervisor of leidinggevende te vragen iets te doen, probeer dit dan: Begin door te wijzen op wat je doet en plaats je 'vraag' als een verzoek om hulp. In plaats van bijvoorbeeld: "Ik wil dat u de teamleiders belt", zou u kunnen zeggen: "Ik werk eraan om de gegevens voor deze analyse te verzamelen. Zou u me kunnen helpen door de andere teamleiders te bellen?"
Als manager kan ik je vertellen dat ik te vaak mijn teams smeek om iets aan mij te delegeren, en ik vind het geweldig als ze kansen bieden om te helpen.
2. Zoek de eenvoudige taak van 10 minuten
In het begin ben je misschien sceptisch, maar door simpelweg de manier waarop je je taken kadert te veranderen, zul je zien dat zowat alles kan worden opgesplitst in taken van 10 minuten. Moet je een nieuw onderwerp onderzoeken? Begin met 10 minuten op Google scannen van nieuwsartikelen, gevolgd door 10 minuten van het noteren van alles wat je weet en de bovenste paar vragen die je nog moet beantwoorden, en vervolgens 10 minuten elk om mensen te bellen om advies te krijgen over het beantwoorden van je open vragen (bonuspunten als je was slim genoeg om op te merken dat het telefoongesprek een vorm van delegatie is!).
Voila! Je hebt zojuist een taak uitgeperst die anders uren tot 30 minuten heeft kunnen duren.
Deze aanpak werkt ook na uren. Ik heb een collega die zo geïntrigeerd was door de 10-minutenregel en hoe het haar tijdens werkuren hielp dat ze besloot het thuis te proberen. Ze haalde haar timer voor een paar ochtenden om haar pre-werkroutine te timen, en met een douche van 10 minuten, ontbijt van 10 minuten, enz., Ontdekte ze dat ze in staat was om haar standaard “zich klaarmaken” -tijd te verkorten, handelend in plaats daarvan voor begeerde slaap. Ze had nooit gedacht dat het mogelijk was om binnen 10 minuten te douchen - totdat ze het probeerde en besefte dat het eigenlijk vrij eenvoudig was!
3. Gebruik die timer
Het gebruik van je timer is een cruciaal onderdeel van de regel, dus vergeet het niet. Zoals iedereen in het bedrijfsleven weet, "doen we wat we meten."
Dit geldt ook voor de 10 minuten-regel - je moet een timer of klok gebruiken om bij te houden hoe lang je aan dingen besteedt. Smartphones maken dit gemakkelijker met hun ingebouwde timer-apps, maar elke klok met een minutenwijzer volstaat. Wat je ook doet, raad het niet, want als je ongeveer 10 minuten altijd 20 wordt, maximaliseer je je productiviteit niet.
Soms besteed je minder dan 10 minuten aan een taak (meer tijd terug - ja!), En soms gaat dat alarm af en ben je nog steeds aan de telefoon (nee, ik suggereer niet dat je gewoon ophangt wanneer het alarm afgaat). Voel je niet slecht over rennen - noteer het gewoon voor de volgende keer.
Als een collega bijvoorbeeld de neiging heeft om te wandelen, geef dan een voorbeeld aan uw volgende gesprek door haar te vertellen dat u tien minuten de tijd hebt om te brainstormen. Wat als je echt meer tijd nodig hebt? Dat is ook prima: het bijhouden van uw bestede tijd geeft inzicht in hoe u werkt, zodat u de volgende keer uw dag beter kunt plannen.
De regel van 10 minuten in actie
Een van mijn favoriete voorbeelden van deze regel in actie kwam een paar jaar geleden voor toen een team waaraan ik werkte het gevreesde 16.00 uur telefoontje kreeg van een klant die het werk omleidde dat we de volgende ochtend zouden presenteren. Ugh, zoveel voor een ontspannen avond!
Er waren twee grote stukken werk bij betrokken, dus hebben we ons team van vier in twee gedeeld. Elk van onze twee subteams had ongeveer hetzelfde aantal PowerPoint-dia's om op te knappen, met vergelijkbare hoeveelheden analyse, dus het had ongeveer even lang moeten duren om het te voltooien.
Ik zei tegen mijn teamgenoot dat ik echt om 18.00 uur wilde eindigen, zodat we konden gaan eten, en hij stemde toe, maar twijfelde over ons vermogen om het voor elkaar te krijgen. Dus hebben we de pagina's bij elkaar opgeteld, gedeeld door de twee resterende uren op de dag, en ontdekten we dat als we een snelheid van 10 minuten per pagina konden bereiken, we genoeg tijd zouden hebben om het te voltooien - plus een buffer voor alles dat bleek te wees bijzonder lastig. Opnieuw geactiveerd, hebben we de pagina's opgesplitst, de timer ingesteld en begonnen met starten. Om er een spel van te maken, hebben we op het whiteboard bijgehouden hoeveel pagina's elk van ons heeft voltooid onder of over de 10 minuten.
Tegen 18.00 uur waren we klaar - en we voelden ons er echt goed bij. Het andere team dat de 10 minuten-regel niet heeft gebruikt? Ze eindigden rond 9.
De uitdaging is begonnen. Haal vandaag voor je volgende taak je timer uit en probeer het zelf. De klok tikt!
