Leuk weetje: Google Drive is pas zes jaar geleden gelanceerd - en toch weet je waarschijnlijk niet meer hoe je leven er zonder was geweest.
U bent niet de enige - de service voor bestandsopslag heeft elke maand meer dan 800 miljoen actieve gebruikers en elke dag meer dan drie miljard bestanden geüpload. En, zoals u weet, is het een ongelooflijk nuttige bron om georganiseerd te blijven.
Zelfs als je er maar een paar dozijn documenten hebt, helpen deze tips je ze beter en sneller te beheren.
1. Zoek bestanden in een flits met zoeken
In plaats van al uw bestanden in Google Drive door te bladeren, kunt u precies zoeken wat u nodig hebt met de opties in de zoekbalk. Niet meer laat opdagen voor vergaderingen, omdat u bent vergeten waar u uw presentatie hebt opgeslagen.
2. Maak delen van uw werk openbaar eenvoudig
Wilt u uw document, presentatie of spreadsheet met de wereld delen? Klik gewoon op bestand> publiceren op internet en u krijgt een openbare link die u met iedereen kunt delen.
Bonus: uw document wordt automatisch online bijgewerkt wanneer u er wijzigingen in aanbrengt in Google Drive.
3. Houd wijzigingen in uw Postvak IN bij
Het beste van Google Drive is dat u opmerkingen, suggesties en e-mailadressen kunt toevoegen aan bestanden die u met uw team deelt. En door ervoor te kiezen e-mailmeldingen over deze updates te ontvangen, kunt u ervoor zorgen dat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen in uw documenten zonder dat u de app hoeft te openen.
4. Sla dingen rechtstreeks op van internet
Met de Chrome-extensie Opslaan in Google Drive, zoals de naamtips, kunt u documenten, afbeeldingen, audio, video's en meer rechtstreeks van een webpagina opslaan in de Google Drive-map van uw keuze. Super handig voor die anders lastige volledige pagina-schermafbeeldingen!
5. Trek tekst uit afbeeldingen
Verspil geen tijd aan het opnieuw typen van tekst uit PDF's of afbeeldingen die u wilt kopiëren. De optie van Google Drive om ze te openen met Google Documenten heeft automatische optische karakterherkenning. Dit betekent dat u binnen enkele seconden een document krijgt met zowel het originele bestand als de tekst ervan, klaar om te formatteren en te gebruiken waar u het nodig hebt.
6. Converteer Microsoft-documenten naar Google voor gemakkelijke toegang
De Chrome-extensie Office Editing voor Documenten, Spreadsheets en Presentaties is een redder in nood wanneer iemand u een Word-document of een Excel-spreadsheet stuurt. Met een paar klikken converteert Google Drive het bestand naar de indeling van Google, zodat u niet nog een ander programma voor uw computer hoeft te kopen.
7. Verkort lange koppelingen
Ruim die lange (en niet zo mooie) Google Doc-URL's op met de URL Shortener Add-on.
8. Chat met je team tijdens het werken aan een doc
Als u met iemand in hetzelfde Google Drive-document werkt, kunt u daar in realtime chatten om vragen te stellen, ideeën uit te wisselen of door uw gedachten te praten. En als u een paar minuten naar een andere tool moet overschakelen, ontvangt u meldingen van nieuwe chatberichten op het tabblad van de browser.
9. Maak een back-up van uw bestanden en synchroniseer ze met elk apparaat
Met het hulpprogramma Back-up en synchronisatie van Google kunt u automatisch bestanden (en eventuele wijzigingen die u daarin aanbrengt) uploaden en opslaan vanaf uw computer, zodat u ze vanaf elk ander apparaat met Google Drive kunt openen. Een geweldige manier om een van die extra kopieën van uw gegevens te maken die u echt zou moeten hebben.
10. Kleur uw bestanden op elkaar in voor een strakke organisatie
Moet u bepaalde Google Drive-bestanden in een oogwenk vinden? Stel de kleur voor hen in op iets opvallend, en je zult het snel kunnen vinden.
11. Gebruik snelkoppelingen om uzelf alle klikken te besparen
Google Drive heeft een volledige lijst met sneltoetsen die u zowel klikken als tijd besparen. En u kunt ze binnen handbereik hebben door op de toetsen "Ctrl" en "/" te drukken op een Chromebook of Windows-computer of op "Cmd" en "/" op een Mac.
U zult zeker tijd besparen en betere manieren vinden om met deze tools en trucs te werken. En als Google Drive nog niet uw digitale niet-doen-zonder is, probeer ze hoe dan ook, en misschien wordt u verliefd op alle manieren waarop het uw online taken versnelt en vereenvoudigt.
