Dus je gaat op zakenreis. U hebt uw vliegtickets, hotelreserveringen en alles is goed om te doen. Nog maar één ding om te doen, het is tijd om uw out-of-office automatisch antwoordbericht van Outlook in te stellen, zodat klanten of collega's die u e-mailen, weten hoe ze contact met u kunnen opnemen terwijl u weg bent of weten met wie zij contact kunnen opnemen tijdens jouw afwezigheid.
Het lijkt erop dat het verantwoord is om te doen, toch? Fout. Automatische antwoorden bij afwezigheid kunnen een enorm veiligheidsrisico vormen.
Off-of-office-antwoorden kunnen mogelijk een enorme hoeveelheid gevoelige gegevens over u onthullen aan iedereen die u toevallig e-mailt terwijl u weg bent.
Voorbeeld van een gewoon afwezig antwoord
Ik zal niet aanwezig zijn op de XYZ-conferentie in Burlington Vermont in de week van 1-7 juni. Als je tijdens deze periode hulp nodig hebt met problemen met facturen, neem dan contact op met mijn supervisor, Joe Somebody op 555-1212. Als je me tijdens mijn afwezigheid moet bereiken, kun je me bereiken op mijn mobiel op 555-1011. Bill Smith - VP of Operations - Widget [email protected]Hoewel het bovenstaande bericht nuttig is, kan het ook schadelijk zijn omdat in een paar korte zinnen de persoon in de bovenstaande e-mail een aantal ongelooflijk nuttige informatie over zichzelf openbaarde. Deze informatie kan door criminelen worden gebruikt voor aanvallen op social engineering.
Het voorbeeld van een out-of-office antwoord hierboven biedt een aanvaller met:
Informatie over huidige locatie
Door je locatie te onthullen, helpen aanvallers je te weten waar je bent en waar je niet bent. Als je zegt dat je in Vermont bent, weten ze dat je niet bij jou thuis in Virginia bent. Dit zou een goed moment zijn om je te beroven. Als je zei dat je bij de XYZ conferentie (zoals Bill deed), dan weten ze waar ze naar u moeten zoeken. Ze weten ook dat je niet op kantoor bent en dat ze misschien een weg naar je kantoor kunnen vinden met iets als:
Contactgegevens
De contactgegevens die Bill openbaarde in zijn afwezigheidsantwoord, kunnen oplichters helpen bij het samenvoegen van elementen die nodig zijn voor identiteitsdiefstal. Ze hebben nu ook zijn e-mailadres, zijn werk- en celaantallen en de contactgegevens van zijn supervisor.
Wanneer iemand Bill een bericht stuurt terwijl zijn automatische antwoord is ingeschakeld, stuurt zijn e-mailserver het automatische antwoord terug naar hen, wat in feite het e-mailadres van Bill als geldig werkadres bevestigt. E-mailspammers houden ervan om bevestiging te krijgen dat hun spam een echt levend doelwit heeft bereikt. Het adres van Bill zal waarschijnlijk nu als een bevestigde treffer aan andere spamlijsten worden toegevoegd.
Plaats van tewerkstelling, functie, vakgebied en commandostructuur
Uw handtekeningblok bevat vaak uw functietitel, de naam van het bedrijf waarvoor u werkt (wat ook aangeeft welk soort werk u doet), uw e-mail en uw telefoon- en faxnummers. Als je hebt toegevoegd "terwijl ik weg ben, neem dan contact op met mijn supervisor, Joe Somebody". Vervolgens heb je zojuist je rapportagestructuur en je commandostructuur onthuld.
Sociale ingenieurs zouden deze informatie kunnen gebruiken voor aanvalsscenario's voor imitaties. Ze kunnen bijvoorbeeld de HR-afdeling van uw bedrijf bellen alsof ze uw baas is en zeggen:
Dit is Joe Somebody. Bill Smith is op reis en ik heb zijn werknemer-ID en sofinummer nodig, zodat ik zijn belastingformulieren voor bedrijven kan corrigeren.Met sommige out-of-office berichtinstellingen kunt u het antwoord beperken, zodat het alleen naar leden van uw host-e-maildomein gaat, maar de meeste mensen hebben clients en klanten buiten het hostingdomein, dus deze functie zal hen niet helpen.
Maak een veiliger afwezigheidsbericht voor afwezigheid
In plaats van te zeggen dat je ergens anders bent, zeg je dat je 'niet beschikbaar' bent. Niet beschikbaar kan betekenen dat je nog steeds in de stad of op kantoor bent en een cursus volgt. Het zorgt ervoor dat de slechteriken niet weten waar je bent.
Geef geen contactgegevens
Geef geen telefoonnummers of e-mails op. Vertel hen dat u uw e-mailaccount in de gaten houdt als ze contact met u moeten opnemen.
Vermijd persoonlijke informatie en verwijder uw handtekeningblok
Vergeet niet dat complete vreemden en mogelijk oplichters en spammers uw automatisch antwoord kunnen zien. Als u deze kenmerkende info normaal gesproken niet aan vreemden zou geven, plaats dit dan niet in uw automatisch antwoord.
