15 regels voor online chatten met uw collega's - de muze

Ah, slap! De steeds populairder wordende tool (samen met HipChat en Google Chat) beweert de samenwerking te verhogen en e-mail binnen kantoren te verminderen. Hoewel dit waar kan zijn, kan het ook een hyper-afleidende, ongepaste manier van communiceren zijn, en ik hoor en lees steeds meer gemopper over hoe teams niet zo effectief zijn als ze zouden moeten zijn.

Ik geloof dat de meeste van deze problemen te wijten zijn aan het feit dat er nog geen nieuwe sociale normen zijn vastgesteld en geïnternaliseerd om het maximale uit deze geweldige nieuwe communicatie-instrumenten te halen. Dus, in de geest van mijn e-mail-, telefoon- en vergaderregels, zijn hier 15 digitale communicatieregels om naar te leven:

Chatten met een vraag is eenvoudig - in feite te gemakkelijk. Zorg er dus voor dat je niet alleen lui bent en het antwoord niet zelf vindt. De volgende keer dat je je collega een 'supersnelle vraag' wilt stellen, stel je jezelf deze twee vragen: kan ik dit Google? Kan ik dit vinden in onze interne schijf of documenten?
Als iemand offline is of de status 'Niet storen' gebruikt, beschouw het dan als een gesloten kantoordeur. Stuur alleen een bericht naar je collega's als dit het soort probleem is waarvoor je hun kantoor zou binnenvallen, want dat is eigenlijk wat je doet. Dat gezegd hebbende, als je niet gestoord wilt worden, maak dat dan zo vaak mogelijk duidelijk door je af te melden of DND in te schakelen.
Geen reactie nodig vandaag? Stuur dan altijd een e-mail in plaats van een chat. Een chat betekent 'ik heb dit nu nodig'. Heb je vandaag de reactie nodig, maar heb je ook veel nodig? Als het antwoord meer dan vijf minuten kost om erachter te komen, moet u altijd kiezen voor e-mail. Dit geeft uw collega de beleefdheid om te beslissen wanneer hij zijn of haar werk moet onderbreken om uw probleem aan te pakken.
Weet dat wanneer je zegt "Heb je een minuutje?" (Of een variatie daarop), je echt zegt: "Ik ga je tijd nu in beslag nemen." Omdat het antwoord dat je bijna altijd krijgt meestal is "Ja, wat is er? 'en de realiteit is dat de persoon waarschijnlijk midden in iets anders zat. Probeer in plaats daarvan: 'Als je even tijd hebt, wil ik graag iets van je afkaatsen. Geen haast!"
Net als e-mail en tekst, kan de toon moeilijk te meten zijn via chat. Geef mensen dus altijd het voordeel van de twijfel en neem goede bedoelingen aan. Denk je dat ze scherp of sarcastisch zijn? Lees het bericht voor jezelf opnieuw met een aangename toon en een glimlach als een darmencontrole. Aan de andere kant, als je je zorgen maakt, kan je bericht verkeerd worden geïnterpreteerd, gooi dan een GIF of een emoji in om je bedoelingen duidelijk te maken.
Net zoals het antwoord op het hele bedrijf het slechtst is , is het verzenden van een chat die alleen relevant is voor een handvol mensen naar 50 collega's, onaangenaam. Dus als je debatteert over wie je in een lus wilt, loop je eerst klein.
Als het een aankondiging is waarnaar je wilt terugverwijzen naar je team, gebruik dan e-mail. De uitzondering hierop is als uw bedrijf regelmatig vastgezette chats gebruikt en iedereen weet hoe deze functie te gebruiken en waar te zoeken naar belangrijke informatie.
Gebruik tools en plug-ins om chat slimmer te maken. Door te vragen "Is iedereen vrij voor een teamlunch op donderdag?" Opent een sluis van antwoorden en heen en weer. Een eenvoudige polling-plug-in zoals Simple Poll zorgt voor dit probleem en vermindert al die ruis tot één bericht:

Heb altijd genuanceerde of harde gesprekken in persoon. Of, als dat niet mogelijk is, doe dit via telefoon of videochat, inclusief het geven van constructieve feedback, onderhandelen en beoordelen van projecten.
Leer hoe u tussen de regels in een gesprek leest. Omdat het zo gemakkelijk is om gemakkelijk van het onderwerp af te komen, gebeurt het veel. (En het is OK! Pauzes zijn goed!) Maar als je merkt dat je het gesprek domineert of 75% van de GIF-reacties levert, betekent dit waarschijnlijk dat dit niet de beste tijd is voor de andere persoon.
Ga er nooit van uit dat iemand je belangrijke bericht in een groepschat heeft gezien. Als het iets is waarvan je 100% wilt dat iemand (of iedereen) het ziet, stuur dan een e-mail.
Als je met een groep chat en het verandert in een één-op-één convo waar het hele kanaal niet privé hoeft te zijn (of zou moeten zijn), verplaats de discussie dan. Zelfs als het niet vertrouwelijk is, is het vaak het beste om die gesprekken buiten de groep te houden.
Probeer, tenzij het kantoor momenteel in brand staat, even de tijd te nemen om "Hallo, hoe gaat het?" Tegen iemand te zeggen voordat je een gesprek begint. Het zal alles wat je zegt veel soepeler laten verlopen.
Als een gesprek niet direct uw input vereist, voel u dan niet onder druk gezet om te bellen als u bezig bent. En, op dezelfde manier, als u bezig bent, laat u dan niet afleiden door elk afzonderlijk gesprek te volgen.
Ten slotte is deze laatste niet echt een regel, maar slechts een herinnering. Zelfs als je baas niet deelneemt aan willekeurige, gekke groepschats, kan hij of zij nog steeds kijken. En als je moeite hebt om opdrachten op tijd af te krijgen, zal hij of zij niet blij zijn om te zien hoe actief je bent. Dus, veel plezier, wees dankbaar dat je werkt voor een bedrijf dat een goede GIF herkent, maar krijg ook je werk gedaan.