Etiquettetips: Hoe deel te nemen aan een online vergadering

Nu zoveel bedrijven ervoor kiezen om online cruciale vergaderingen te houden, is een actieve en waardevolle deelnemer aan de online vergadering een belangrijke werkplekvaardigheid geworden. Online vergaderingen vormen een geweldige kans voor de uitwisseling van ideeën tussen verspreide werknemers die misschien niet regelmatig persoonlijk met elkaar in contact komen, ze vaststellen als waardevolle teamleden en kameraadschap creëren tussen werknemers. De onderstaande tips helpen u meer te weten te komen over hoe u kunt deelnemen aan een online vergadering:

Wees op tijd

Als iets u belet om op tijd een online vergadering bij te wonen, laat het de organisator dan weten. Houd er rekening mee dat de software voor online vergaderingen de deelnemers laat weten wie zich aanmeldt en wanneer. Dit betekent dat u een half uur te laat aan de vergadering kunt deelnemen zonder opgemerkt te worden. Te laat komen op een online vergadering is net zo respectloos als laat naar de vergaderruimte lopen.

Neem van tevoren een pauze

Online vergaderingen duren meestal niet uren, dus er is geen natuurlijke onderbreking om je te verontschuldigen. Ook zijn vergaderingen op internet meestal snel en mensen zijn misschien zelfs terughoudend of geïrriteerd omdat ze moeten stoppen en wachten tot je terugkomt om de discussie voort te zetten. Dus pak een glas water of ga naar de wc voor de vergadering. Sneak ook niet de vergadering uit zonder iemand het te laten weten; je weet nooit wanneer iemand je een vraag kan stellen. Als u een noodgeval heeft, laat de organisator van de vergadering weten dat u een paar minuten moet uitstappen, en u zult hem laten weten wanneer u terug bent. De beste manier om dit te doen is via de chatfunctie van uw online vergaderingenoftware, zodat u de presentator niet hindert.

Houd een professionele Demeanor

Hoewel u uw onlinevergadering vanuit uw kantoor of zelfs vanuit uw eigen huis zou kunnen bijwonen, zou uw toon niet minder formeel moeten zijn dan wanneer u in een directiekamer zou zitten, omringd door uw collega's en leidinggevenden. Dit betekent dat je eventuele opmerkingen over je katten of kinderen op afstand moet houden, ook als ze zich in de volgende kamer bevinden. Dit toont aan dat u een betrouwbare professional bent, in staat om uw woon- en werksituatie gescheiden te houden, zelfs als ze hetzelfde dak delen.

Niet van plan om gewoon te luisteren

Alleen omdat de vergadering online is, is dit geen excuus om aan iets anders te werken terwijl je alleen naar binnen luistert. Als je bent uitgenodigd voor de vergadering, is dat omdat de presentator je inbreng waardeert. Zelfs als er niet veel kans is op deelname, moet je nog steeds actief aantekeningen maken. De online vergadering waaraan je toevallig aan iets anders hebt gewerkt, heeft misschien iets dat je belangrijk zal vinden. Als je op dezelfde dag als de vergadering klaar bent met werken, geef dan aan dat je niet beschikbaar bent om de vergadering van die dag bij te wonen, of organiseer jezelf goed genoeg zodat je er niet doorheen hoeft te werken.

Maak er een punt van om mee te doen

Of het nu gaat om het stellen van een vraag tijdens de vraag-en-antwoordsessie, het delen van de prestaties van uw team of een ander passend verhaal of idee, van plan zijn inspraak te hebben in de vergadering. Elke goede gastheer zal tijdens de vergadering om input vragen en zal niet de hele tijd alleen maar in het team praten. Neem dit als een kans om te laten zien dat je niet alleen aanwezig bent, maar ook oplet. Zeg uw naam voordat u spreekt, zodat aanwezigen weten wie hen aanspreekt. Houd er rekening mee dat u zelfverzekerd en duidelijk moet spreken, net als tijdens een persoonlijk gesprek. Als uw bedrijf niet in informele taal verkeert, gebruik het dan niet, ook al kan een online instelling informeler aanvoelen dan een face-to-face.

Oefen vóór de vergadering

Als u tijdens de vergadering bent gevraagd om een ​​dia te delen of een presentatie te geven, moet u ervoor zorgen dat niet alleen wordt voldaan aan de normen die door de organisator worden vereist, maar dat u ook de levering van uw materialen hebt geoefend. Als dit uw eerste online vergadering is met behulp van een bepaalde software, vraag dan aan de organisator van de vergadering of ze een droge rit met u kunnen uitvoeren om ervoor te zorgen dat u vertrouwd bent met het gebruik van de software. Als u al bekend bent met de software, oefent u gewoon de presentatie. Weet wat je gaat zeggen en vermijd het lezen van een keu tijdens je presentatie. Het lezen van bepaalde feiten en cijfers is prima, maar je wilt niet klinken als die telemarketingoperators die je koud bellen. Zorg ervoor dat uw presentatie vloeit en soepel wordt afgeleverd.

Spreek niet uit zijn beurt

Als iemand anders aan de beurt is om te presenteren, laat hem dan zonder onderbrekingen eindigen. Wacht tot ze klaar zijn en reageer dan of stel vragen. Tenzij de presentator heeft aangegeven dat het OK is voor deelnemers om de presentatie te onderbreken, onthoudt u zich van spreken als iemand anders aan de beurt is. Anders zal niet alleen de vergadering worden vertraagd, maar deze kan ook van het onderwerp afwijken. Houd er rekening mee dat degenen die deelnemen aan online vergaderingen, niet de mogelijkheid hebben om visuele aanwijzingen te geven die ze graag willen uitspreken, zodat de presentator netjes een punt kan inlassen dat hij wil maken voordat hij de opmerking of vraag beantwoordt. Elke onderbreking is dus vocaal en verstoort de natuurlijke stroom van de vergadering.

Door de bovenstaande tips te volgen, kunt u ervoor zorgen dat u niet alleen als professioneel wordt beschouwd, maar dat u ook weet hoe u zich in een online vergadering moet gedragen. Hoewel het internet door velen als een vrij informeel medium wordt gezien, vereist het op het werk nog steeds dezelfde beleefdheden die u zou hebben als u face-to-face met collega's omgaat.