Vergaderingen krijgen een slechte rap - en helaas om een goede reden. Elke maand besteedt de gemiddelde werknemer 31 uur aan niet-productieve vergaderingen (geen grapje), en laten we eerlijk zijn - er is iets aan het rondhangen aan een tafel in een met fluorescerende verlichting verlichte kamer met beige muren die niet echt creativiteit inspireert.
Het goede nieuws? Ervan uitgaande dat je ten minste een beetje flexibiliteit hebt in hoe en waar je je werk doet, zijn er zoveel verschillende opties. Hier bij The Muse staan we erom bekend dat ze vergaderingen bijwonen in coffeeshops, op parkbanken, op andere kantoren of tijdens een wandeling door het blok. En we hebben ontdekt dat slechts een kleine verandering van omgeving onze creativiteit en productiviteit enorm kan stimuleren.
Wil je het eens proberen? Hier is een snelle checklist om ervoor te zorgen dat uw afwezigheidsbijeenkomsten nog effectiever zijn dan die in de vergaderruimte.
Denk aan je omgeving
Hoewel, ja, een vergadering buiten de campus in bijna elke situatie kan werken, zijn niet alle locaties hetzelfde. Een drukke coffeeshop is bijvoorbeeld niet de beste plek om een serieus gesprek met je baas te voeren, terwijl een grote groep het moeilijk kan vinden om te communiceren tijdens een lopende vergadering.
Overweeg dus zorgvuldig de toon, grootte en technologische vereisten van de vergadering die u plant. Moet de groep gaan zitten? Is wifi of verkooppunten belangrijk of kunt u een laptop gebruiken? Heb je privacy nodig, of is het goed als er mensen rondlopen? Hoe professioneel moet de locatie zijn (moet het een goed restaurant zijn of is een informele coffeeshop oké)?
Als u overweegt naar een restaurant of café te gaan en er nog nooit bent geweest op de dag van de dag waarop uw vergadering is gepland, overweeg dan om een paar dagen van tevoren de scène te verkennen. U wilt niet aankomen en ontdekken dat er geen tafels zijn of dat het te luid is om andere mensen te horen praten!
Bereid je techniek voor
Dit klinkt misschien tegen je intuïtie, maar beslis eerst of je zelfs apparaten nodig hebt voor je vergadering. Afhankelijk van de instelling is het misschien het meest logisch dat iedereen kladblokken en pennen meeneemt ten opzichte van hun laptops. Restaurants met beperkte tafelruimte zijn beter geschikt voor ouderwetse schrijfhulpmiddelen, terwijl handsfree-hulpmiddelen zoals mobiele telefoons zeer geschikt zijn voor vergaderingen in het park.
Als je ervoor kiest om een apparaat mee te nemen, zorg er dan voor dat je voldoende batterijvermogen hebt om de hele tijd mee te gaan - er is niets erger dan zonder sap te zitten op het meest ongelegen moment. Stel een herinnering in op uw telefoon om uw apparaten aan te sluiten minstens een uur voordat u vertrekt, of, als u merkt dat u steeds weer vergeet aan te sluiten, investeer in een draagbare oplader.
Overweeg ten slotte de Wi-Fi-situatie. Als je naar een café gaat, controleer dan op Yelp of het gratis internet biedt (en scan de beoordelingen om te zien of iemand klachten heeft dat het niet werkt). Als je naar een ander kantoor gaat, bel je de kantoormanager van tevoren om het wifi-wachtwoord te achterhalen. Je kunt de lastige interactie overslaan als je iemand moet vragen die het wachtwoord lang geleden is vergeten om ren en grijp het. En als u naar buiten gaat en absoluut verbinding moet maken met internet, overweeg dan om een draagbare Mi-Fi te kopen of uw computer aan uw telefoon te koppelen voor toegang.
Kijk naar je agenda
Voer ten slotte vooraf uw vergaderdoelen door en zorg ervoor dat u de documenten of informatie hebt die u nodig hebt om de vergadering succesvol te maken. Als u een laptop of tablet hebt, bewaart u belangrijke documenten in een gemakkelijk te vinden map waarvoor geen internet nodig is (voor het geval dat!). Als u buiten in een park of tijdens een wandeling vergadert, e-mail notities naar uzelf voor gemakkelijke telefoontoegang (u hoeft niet door een heel document op uw kleine scherm te bladeren terwijl u nog steeds probeert een vergadering uit te voeren), of noteer een paar opmerkingen van tevoren om uw geheugen te helpen schokken.
U moet ook nadenken over of u tijdens de vergadering notities moet maken en hoe u dat zult doen. Het is duidelijk dat als u uw laptop of een notebook hebt, u dingen kunt noteren alsof u op kantoor bent, maar als u rondloopt, overweeg dan om sjofele aantekeningen in een klein notitieboekje te maken of talk-to-text te gebruiken om te annoteren de vergadering op uw telefoon. En als je vanwege de locatie niets kunt opschrijven? Maak er een prioriteit van om vijf minuten te gaan zitten zodra u weer op kantoor bent om iets belangrijks op te schrijven.
Nu je een plan hebt bedacht, neem je een minuut om je vergadering te visualiseren. Loop zelf maar en zorg ervoor dat je niets over het hoofd hebt gezien dat je nodig hebt voor een succesvolle afwezigheidsvergadering. Dan? Ga weg! U zult meer genieten van vergaderingen voordat u het weet.
