Iedereen is altijd op zoek naar een manier om het werk eenvoudiger te maken. En er is geen tekort aan tips, trucs en hacks die zijn ontworpen om dat doel te helpen.
Maar degene die dag in dag uit voor mij werkt, is repetitieve taken automatiseren. Het idee hierachter is dat het je mentale energie bespaart voor projecten die eigenlijk diep nadenken en focus vereisen.
Je denkt waarschijnlijk, dat klinkt geweldig, maar hoe doe ik het?
Het enige dat u hoeft te doen is een spiekbriefje maken.
Het eenvoudigste en handigste blad bevat items die u gewoonlijk kopieert en plakt. Het maakt ook niet uit in welke branche je zit. Als u een computer voor uw taak gebruikt, zijn er waarschijnlijk verschillende dingen waarnaar u regelmatig moet zoeken voordat u een taak kunt voltooien.
Voor mij zijn het een paar verschillende regels HTML-code die ik vaak nodig heb om artikelen naar The Muse te uploaden.
In eerdere posities had ik een aantal tijdbesparende, focusbehoudende bladen bij de hand: een voor Excel-spreadsheetformules, een andere voor memorandumkoppen en de meest populaire, een document met telefoonnummers en computeraanmeldingsinstructies voor nieuwe medewerkers. In plaats van het gedoe om het telefoonnummer van het financiële kantoor opnieuw op te zoeken, kon ik gewoon naar mijn vertrouwde document gaan, kopiëren en plakken wat ik nodig had en de e-mail verzenden zonder stoom te verliezen.
Dus hoe ga je precies aan de slag?
Stap 1: Noteer wat u vindt dat u herschrijft of herhaaldelijk zoekt
Misschien stuur je elke dag veel dezelfde of vergelijkbare e-mails. Als je elke keer vanuit het niets schrijft, verspil je waardevolle hersenkracht (en tijd). Zoals je in het bovenstaande voorbeeld kunt zien, vragen mijn vrienden me altijd hoe ik naar The Muse moet gaan - nu heb ik een snelle reactie, klaar voor gebruik.
Je "cheatsheet" kan bestaan uit een paar e-mailsjablonen die klaarstaan voor hergebruik, afhankelijk van wie de ontvanger is. (En als je Gmail gebruikt, kijk dan zeker naar Canned Responses - het is een game-wisselaar.)
Stap 2: Kies een manier om uw informatie op te slaan
Er is geen enkele manier om dit te doen: gebruik het programma dat voor u het meest logisch is. Dat kan een Word-document, een Google-document, een notitieblok of zelfs concept-e-mails zijn die in een geannoteerde map zijn opgeslagen. Wat u ook kiest, het belangrijkste is dat u er gemakkelijk naar kunt verwijzen.
Stap 3: Besteed 20 minuten aan het invullen van uw document met die items uit stap één
Wat het ook is (e-mails, Excel-formules of misschien telefoonnummers), het is de moeite waard om het een keer in een document te typen en het vervolgens eenvoudig toegankelijk te maken voor later gebruik. Ik weet voor mij, het was een enorme opluchting (en bespaarde waarschijnlijk uren) om gewoon naar de notitie op mijn bureaublad te kijken om de Excel-formules te kopiëren en te plakken die ik meerdere keren per dag opzocht.
En je kunt deze oude school zelfs houden als je daar de voorkeur aan geeft. Neem mijn oude kantoorbeheerder: ze omrandde haar monitor met verschillende gekleurde plaknotities die haar hielpen om snel te verwijzen naar statuscodes en acroniemen die ze dagelijks nodig had.
Welk systeem u ook prefereert - een notitie in uw digitale notitieboek, een Word-document of zelfs een plaknotitie - vind iets dat voor u werkt. En hoewel ik weet dat het soms moeilijk kan zijn om op je gekke takenlijst te pauzeren om aan iets te werken dat op dit moment vervelend aanvoelt, is dit een werkhack die je uren kan besparen. Je kunt het doen in de tijd die je nodig hebt om een kopje koffie te pakken.
Dus waar wacht je op? Het is een van de gemakkelijkste dingen die u kunt doen om uw dagelijkse productiviteit te verhogen.
