Getting Things Done: GTD in een notendop

GTD, of Getting Things Done, is een persoonlijk productiviteitssysteem om u te helpen bij het organiseren en beheren van uw verplichtingen en verantwoordelijkheden. Het werd ontwikkeld door productiviteitsgoeroe David Allen en gepopulariseerd in zijn boek Dingen gedaan krijgen . Het doel van het gebruik van een systeem als dit is om een kalme, gerichte controle van alles in je leven te bereiken en te behouden (zowel werk als persoonlijk) - handig voor zowel werknemers op locatie als mensen die regelmatig hun eigen tijd en taken beheren of leiden (telewerkers, mobiele professionals en ondernemers).

GTD Basics

Als u geïnteresseerd bent in persoonlijke productiviteits- of workflowsystemen, moet u David Allen's lezen Dingen gedaan krijgen , "The Art of Stress-Free Productivity." Of al zijn aanbevelingen al dan niet een snaar raken, het boek biedt veel nuttige adviezen voor het beheer van uw tijd en verantwoordelijkheden.

Voor een snel overzicht van het GTD-systeem, volgen hier enkele van de essentiële principes van dit productiviteitsmodel:

Leg alles vast wat je moet doen, waar je aan denkt, misschien moet je aandacht besteden aan - dat wil zeggen, "dingen" - op een vertrouwde plaats (een fysieke en / of digitale inbox). Deze eerste oefening is gewoon om alle informatie die rondzwemt in je hoofd of in verschillende delen van je huis in je inbox te dumpen - zonder dat je het eerst hoeft te analyseren of organiseren. Door dit te doen, wordt je geest helder en krijg je een betrouwbare plek om die vreemde stukjes informatie te vinden die je op een gegeven moment nodig hebt. Voor veel mensen kan alleen deze stap alleen al bevrijdend zijn
Regelmatig (bijvoorbeeld wekelijks) doorloop uw inbox om de informatie en taken in drie hoofdgedeelten te sorteren:
- Kalender: tijdgevoelige acties en dingen die op een bepaald moment moeten worden afgehandeld. Ik gebruik Google Agenda hiervoor omdat ik hiermee afspraken kan bekijken en herinneringen kan krijgen terwijl ik onderweg ben; het synchroniseert ook goed met Outlook.
- Action Lists: lijsten van de fysieke, zichtbare acties die nodig zijn om naar de volgende stap te gaan in het voltooien van een project of het voldoen aan een verplichting (bijvoorbeeld 'Oproepen' of 'Google Zoeken'). Als een van uw verplichtingen meer dan één stap vereist, voeg ze dan toe "Projecten" lijsten. Ik gebruik de online-takenlijst Toodledo omdat deze een gratis Android-app heeft, maar anderen ook Remember the Milk. Of u kunt papieren lijsten of indexkaarten gebruiken. Vergeet niet dat het doel is om te vinden wat het beste voor u werkt.
- agenda: Deze lijsten bevatten items waarin andere mensen zijn betrokken of die mogelijk tijdens vergaderingen moeten worden besproken. Andere speciale lijsten bevatten de items "Wachten" en "Misschien / Eén dag".
Wekelijks of dagelijks, verwijs naar uw kalender en lijsten met volgende acties zodat u uw verplichtingen naar voltooiing kunt verplaatsen.
- Tickler-bestand: Een handige tool die David Allen aanbeveelt, is een set van 43 mappen (12 maandelijks en 31 dagelijks) om tijdgevoelige items bij te houden die acteren. Je vinkt dagelijks de tickler-bestanden aan (ik gebruik een 31-daagse organisator voor het betalen van facturen als mijn tickler-bestand omdat ik meestal geen items heb die een maand uit kunnen gaan die niet in mijn Google-agenda kunnen worden geplaatst. houten rekeningorganisator naast mijn externe monitor in mijn thuiskantoorfoto).
Consistent updaten en beoordelen van uw verplichtingen (in uw inbox en lijsten) zodat u zeker kunt zijn van hoe u uw tijd beheert en besteedt.

Wat ik het leukste vind aan het GTD-systeem, is dat het flexibel en flexibel is en tegelijkertijd een aantal krachtige organisatieprincipes biedt. Het is vrij eenvoudig te gebruiken en helpt bij het consolideren van de taken die ik moet doen voor verschillende werk / persoonlijke verplichtingen. En GTD is erg nerdvriendelijk, in zoverre dat je echt heel kunt gaan in het classificeren van items, het ontwikkelen van hacks en aangepaste persoonlijke productiviteitstools, enzovoort. Maar uiteindelijk gaat het er vooral om of je gemoedsrust en productiviteit bereikt.