Ben je overweldigd door de grote hoeveelheden gegevens die moeten worden bijgehouden in je organisatie? Misschien gebruikt u momenteel een papieren archiveringssysteem, tekstdocumenten of een spreadsheet om uw kritieke informatie bij te houden. Als u op zoek bent naar een flexibeler gegevensbeheersysteem, is een database misschien gewoon de redding waarnaar u op zoek bent en Microsoft Access 2013 biedt een uitstekende optie.
Wat is een database?
Op het meest eenvoudige niveau is een database gewoon een georganiseerde verzameling gegevens. Een databasebeheersysteem (DBMS) zoals Microsoft Access, Oracle of SQL Server biedt u de softwaretools die u nodig hebt om die gegevens op een flexibele manier te ordenen. Het omvat faciliteiten om gegevens uit de database toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen, vragen (of vragen) te stellen over de gegevens die in de database zijn opgeslagen en om rapporten samen te vatten met een samenvatting van de geselecteerde inhoud.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 biedt gebruikers een van de eenvoudigste en meest flexibele DBMS-oplossingen die momenteel op de markt zijn. Gewone gebruikers van Microsoft-producten zullen genieten van de vertrouwde Windows-look en -ervaring en de nauwe integratie met andere Microsoft Office-familieproducten. Lees voor meer informatie over de Access 2013-interface onze Access 2013 User Interface Tour.
Laten we eerst drie van de belangrijkste componenten van Access onderzoeken die de meeste databasegebruikers zullen tegenkomen: tabellen, query's en formulieren. Als u nog geen Access-database hebt, wilt u wellicht meer lezen over Creating a Access 2013 Database from Scratch of Creating a Access 2013 Database vanuit een sjabloon.
Microsoft Access-tabellen
Tabellen bevatten de fundamentele bouwstenen van elke database. Als u bekend bent met spreadsheets, vindt u databasetabellen zeer vergelijkbaar.
Een algemene databasetabel kan werknemersinformatie bevatten, waaronder kenmerken zoals naam, geboortedatum en titel. Het kan als volgt gestructureerd zijn:
- Werknemers-ID
- Achternaam
- Voornaam
- Titel
- Begroeting
- Geboortedatum
Bestudeer de constructie van de tabel en u zult zien dat elke kolom van de tabel overeenkomt met een specifiek kenmerk van de werknemer (of kenmerk in databasevoorwaarden). Elke rij komt overeen met een bepaalde werknemer en bevat zijn of haar informatie. Dat is alles wat er is. Als het helpt, kunt u elk van deze tabellen beschouwen als een lijst met informatie in de vorm van een spreadsheet. Zie Tabellen toevoegen aan een Access 2013-database voor meer informatie
Informatie uit een Access-database ophalen
Het is duidelijk dat een database die alleen informatie opslaat nutteloos is - we hebben ook methoden nodig om informatie op te halen. Als u eenvoudigweg de informatie die in een tabel is opgeslagen wilt oproepen, kunt u met Microsoft Access de tabel openen en door de records bladeren die erin zijn opgenomen. De echte kracht van een database ligt echter in de mogelijkheden om meer complexe verzoeken of vragen te beantwoorden. Toegangsquery's bieden de mogelijkheid om gegevens uit meerdere tabellen te combineren en specifieke voorwaarden te stellen aan de opgehaalde gegevens.
Stel u voor dat uw organisatie een eenvoudige methode nodig heeft om een lijst te maken met producten die momenteel boven hun gemiddelde prijs verkopen. Als u eenvoudigweg de productinformatietabel hebt opgehaald, zou voor het uitvoeren van deze taak een grote hoeveelheid gegevens moeten worden gesorteerd en handmatig berekeningen moeten worden uitgevoerd. Door de kracht van een query kunt u eenvoudigweg om die toegang vragen om alleen die records te retourneren die aan de bovengemiddelde prijsbepaling voldoen. Bovendien kunt u de database opdracht geven om alleen de naam en de eenheidsprijs van het artikel te vermelden.
Zie Een eenvoudige query maken in Microsoft Access 2013 voor meer informatie over de kracht van databasequery's in Access.
Informatie invoegen in een toegangsdatabase
Tot dusverre hebt u de concepten geleerd achter het organiseren van de informatie in een database en het ophalen van informatie uit een database. We hebben nog steeds mechanismen nodig om informatie in de eerste plaats in de tabellen te plaatsen. Microsoft Access biedt twee primaire mechanismen om dit doel te bereiken. De eerste methode is om gewoon de tabel in een venster te openen door erop te dubbelklikken en informatie toe te voegen aan de onderkant ervan, net zoals men informatie aan een spreadsheet zou toevoegen.
Access biedt ook een gebruiksvriendelijke formulierinterface waarmee gebruikers informatie in een grafische vorm kunnen invoeren en die informatie op transparante wijze aan de database kunnen doorgeven. Deze methode is minder intimiderend voor de gegevensinvoeroperator, maar vereist iets meer werk van de kant van de databasebeheerder. Lees Formulieren maken in Access 2013 voor meer informatie.
Microsoft Access-rapporten
Rapporten bieden de mogelijkheid om snel fraai opgemaakte samenvattingen te maken van de gegevens in een of meer tabellen en / of query's. Door gebruik te maken van sneltoetsen en sjablonen, kunnen databasegebruikers rapporten maken in letterlijk een kwestie van minuten.
Stel dat u een catalogus wilt produceren om productinformatie te delen met huidige en potentiële klanten. In voorgaande paragrafen hebben we geleerd dat dit soort informatie uit onze database kan worden gehaald door zorgvuldig gebruik van query's. Bedenk echter dat deze informatie in een tabelvorm is gepresenteerd - niet bepaald het meest aantrekkelijke marketingmateriaal. Rapporten laten de opname van afbeeldingen, aantrekkelijke opmaak en paginering toe. Zie Rapporten maken in Access 2013 voor meer informatie.
