E-mail. Het is zowel een groot gemak als een onophoudelijke afleiding. Maar ongeacht hoe u er op dit moment over denkt, één ding is zeker - het is een onvermijdelijke noodzaak. De kans is groot dat je een werkdag niet kunt redden zonder een e-mail op te stellen (oke, waarschijnlijk veel meer dan één).
En als u professioneel wilt zijn en uw punt wilt overbrengen op een manier die duidelijk is, dat is efficiënt, en dat betekent niet dat uw collega's uit pure frustratie hun hoofd op hun bureau willen neerleggen? Nou, er zijn een paar verschillende etiquette-regels die je zeker wilt weten.
“Ja, ja, ja. Ik heb dit al een miljoen keer eerder gehoord, 'denk je waarschijnlijk. Maar ondanks hoe vaak deze punten naar huis zijn gehamerd, ben ik bereid te wedden dat je nog steeds ten minste eenmaal in de afgelopen week - misschien zelfs dag - een gemeenschappelijke e-mail faux pas hebt gepleegd.
Onnodig te zeggen dat ik denk dat we allemaal zo nu en dan een opfriscursus kunnen gebruiken. Dus hier is een handige lijst om u te helpen bij het opfrissen van al die regels voor e-mailetiquette waarvan u zweert dat u ze kent - maar die u niet kunt implementeren.
De basis
Wanneer je een huis bouwt, begin je met de kelder. Laten we daarom, voordat we in de specifieke gedeelten van uw e-mail duiken, de basisprincipes bekijken.
Zelfs als u elk ander deel van dit artikel negeert of vergeet, zorg er op zijn minst voor dat u deze selectievakjes hebt aangevinkt.
- Als u verzendt vanaf een persoonlijk adres (bijvoorbeeld voor een sollicitatie of informatief interview), zorg er dan voor dat uw adres nog steeds professioneel klinkt. U wilt de juiste indruk maken en "[email protected]" zal dit niet doen.
-
Als u een boos bericht hebt ontvangen of uzelf woedend voelt, stap dan een paar minuten van de computer af. Iets afvuren in de hitte van het moment zal alleen maar leiden tot problemen.
-
Omvat een vriendelijke groet en sluiting. Het zorgt ervoor dat uw hele boodschap veel completer, gepolijst en professioneler overkomt.
-
Nagelezen. Genoeg gezegd.
timing
Effectieve timing is een van die dingen die je maar al te gemakkelijk vergeet als je je best doet om je een weg te banen door je inbox.
Maar als je ooit een onmiddellijke reactie van één woord op een doordachte, langdurige boodschap hebt ontvangen, of als je weken hebt gewacht om een antwoord te krijgen waar je angstig op wachtte, denk ik dat je het ermee eens zult zijn dat timing een beetje waard is meer aandacht.
- Als algemene regel kunt u reageren op e-mails zodra u dit realistisch kunt. Je wilt mensen niet laten hangen.
-
Als het bericht wat meer tijd en aandacht verdient, schiet dan niet meteen een halfslachtige reactie af om het van je bord te krijgen. In plaats daarvan antwoord en bevestig je dat je het hebt ontvangen - en laat je de afzender weten dat je een beetje tijd nodig hebt om erover na te denken.
-
Een goede tip om u te helpen uw antwoorden onder controle te houden? Mede-oprichter van Muse, Alex Cavoulacos, beveelt aan dat hoe sneller je reageert, hoe korter je antwoord moet zijn.
ontvangers
Schijnbaar eindeloze e-mailketens. Medewerkers die u blijven CC-berichten sturen die absoluut niets met u te maken hebben. Die teamgenoten die geen idee hebben waar dat handige BCC-veld voor is.
Het zijn allemaal dingen waar je waarschijnlijk over klaagt - tenminste wanneer andere mensen ze begaan. Maar laten we je even in de schijnwerpers zetten. Bent u in strijd met een van deze etiquette-regels met betrekking tot uw lijst met ontvangers?
- Ga voorzichtig te werk bij het gebruik van "Allen beantwoorden" en gebruik het alleen wanneer iedereen in die thread moet worden bijgewerkt. Je bent gewaarschuwd.
-
Wees niet bang om BCC te gebruiken, vooral in die gevallen waarin u niet wilt dat alle adressen of ontvangers voor iedereen zichtbaar zijn.
-
Hier is een handige regel om in gedachten te houden: iemand in het veld 'Aan' vermelden betekent dat u een reactie verwacht. Als u daarentegen die persoon CC geeft, houdt u hem gewoon op de hoogte van uw boodschap aan anderen.
-
Dat gezegd hebbende, hoe minder mensen je in een e-mail kunt opnemen, hoe beter. Te veel koks in de keuken zullen waarschijnlijk leiden tot verwarring en gekruiste draden.
Onderwerpregel
Wat is het eerste deel van uw bericht dat mensen op zullen letten? Dat is eenvoudig: uw onderwerp.
Zoals u al weet, kan een geweldige onderwerpregel wonderen verrichten voor uw e-mail als geheel. Een slecht onderwerp? Laten we zeggen dat het heel wat ergernis bij uw ontvangers kan inspireren.
- Maak uw onderwerpregel specifiek, in plaats van te vertrouwen op vage zinnen zoals 'Inchecken'. Dit stelt uw ontvangers in staat onmiddellijk te achterhalen waar uw bericht over gaat. Bovendien maakt het het veel gemakkelijker om het te vinden wanneer je het later nodig hebt.
-
Hou het kort. Hoewel je wilt dat het specifiek is, betekent dit niet dat het een eigen zelfstandige alinea moet zijn. Probeer het met minder dan 10 woorden te houden - iets langer dan dat kan waarschijnlijk zijn eigen zin zijn.
-
Het maakt niet uit hoe snel u bent, sla het onderwerpveld niet helemaal over. Niemand vindt het leuk om dat onheilspellende 'geen onderwerp' in zijn of haar inbox te zien.
E-mail lichaam
Hier is het - het vlees en de aardappelen van uw boodschap. De andere velden zijn belangrijk, maar hier zul je echt duidelijk maken waarom je in de eerste plaats contact opneemt met de persoon.
Ja, communicatie op de werkplek wordt steeds casualer. Maar dat betekent niet dat u wilt dat uw e-mails worden omgezet in totale ongeorganiseerde berichten. Zorg ervoor dat je deze etiquette-regels bijhoudt, en je berichten zijn zeker gepolijst en professioneel.
- Dit is een andere plek waar je zo duidelijk en beknopt mogelijk wilt zijn - je kunt waarschijnlijk alleen maar denken aan de gouden regel van e-mailen. Immers, als iets pagina's tekst bevat om uit te leggen, is het waarschijnlijk beter om het persoonlijk of telefonisch te doen.
-
Houd je aan alle traditionele schrijfregels die je op school hebt geleerd. Dat betekent een goede zinsstructuur, hoofdletters, leestekens en het weerstaan van de verleiding om je bericht met emoji's te verspreiden.
-
Zorg ervoor dat uw bericht duidelijke vraag- of actie-items bevat. Of u nu de mening van een collega over iets vraagt of op zoek bent naar details over het stuk van een project, u moet een goede reden hebben om te e-mailen - en u moet die reden ook expliciet maken.
-
Als er geen actie van de ontvanger vereist is en u e-mailt om een update te geven, maakt u dat ook duidelijk. Mensen moeten weglopen van uw notitie wetende wat van hen wordt verwacht.
-
Gebruik indien nodig opsommingstekens of genummerde lijsten. We zijn allemaal bezig, en sommige opmaak maakt het veel gemakkelijker om je bericht door te nemen en de hoogtepunten te krijgen.
-
Vet belangrijke informatie zodat het opvalt, maar gebruik niet alle hoofdletters, waardoor het lijkt alsof je schreeuwt.
-
Gebruik een leesbaar lettertype en vermijd te veel verschillende lettertypekleuren. U wilt dat uw bericht zo eenvoudig mogelijk te lezen is.
Bijlagen
Wilt u iets toevoegen aan uw e-mail? Het is vaak een bijzaak en je eindigt gewoon met het aanpakken van wat nodig is vlak voordat je op 'verzenden' drukt.
Maar bijlagen zijn niet het Wilde Westen van de e-mailwereld. Nee, er zijn nog een paar etiquette-regels die je zeker wilt weten.
- Controleer voordat u iets bevestigt of het echt nodig is. Het heeft geen zin om een Word-document van één pagina met twee zinnen bij te voegen.
-
Voeg bij twijfel uw bestand als PDF toe zodat u geen compatibiliteitsproblemen ondervindt.
-
Als u een grote bijlage moet verzenden, moet u deze eerst "zipen" of comprimeren.
-
Maak er een gewoonte van uw bestand bij te voegen voordat u de inhoud van uw e-mail opstelt. Op die manier kunt u het gevreesde vervolgbericht “Sorry, ik ben de bijlage vergeten!” Vermijden.
Als je met je ogen rolt en beweert dat je dit allemaal eerder hebt gehoord, geef ik je niet de schuld. Maar de kans is groot dat u zich nog steeds niet aan deze vaak herhaalde etiquette-regels houdt.
Dus beschouw dit als uw vriendelijke herinnering om uit de stuurautomaat te stappen en aandachtiger te letten op uw berichten. Je collega's zullen je bedanken.
Heb je nog andere regels of huisdieren om aan de lijst toe te voegen? Laat het me weten op Twitter!
