Communicatie is hard werken. Volgens recent onderzoek brengen we 1/3 van onze tijd op kantoor door aan e-mail - een aantal dat zeker stijgt.
En dat houdt zelfs geen rekening met de stress die gepaard gaat met het uitzoeken van een mogelijk moeilijke boodschap, zoals om hulp vragen, nee zeggen of je toegeven verknald.
Om uw tijd en energie optimaal te benutten, hebben we enkele van onze favoriete scripts en sjablonen voor het maken van e-mail (en een paar andere dingen, zoals die vervelende LinkedIn-aanbeveling die u moet schrijven) veel eenvoudiger en minder tijdrovend.
Of u nu op zoek bent naar een baan, netwerken, omgaat met dagelijkse werkcommunicatie of probeert een betere manager te zijn, vind hieronder uw situatie, pas de sjabloon naar wens aan en verstuur deze!
Zoeken naar een baan
1. U hebt de hulp van uw netwerk nodig om een baan te vinden
Contact opnemen met uw huidige netwerk en hen laten weten dat u op jacht bent, is een trefzekere manier om uw zoektocht naar een baan te vergemakkelijken: waarom alleen zoeken als u een heel leger contacten zou kunnen hebben die ook op mogelijkheden letten? Maar om het waarschijnlijker te maken dat zij u zullen helpen, maakt u het hen zo gemakkelijk mogelijk door een e-mail als deze te sturen.
2. U hebt een verwijzing nodig bij Your Dream Company
Je hebt gesolliciteerd bij een baan bij je droombedrijf - en merkte toen dat een vriend verbonden is met iemand daar. Hem of haar vragen om je te verbinden en voor je in te staan, kan raar aanvoelen, maar dat hoeft niet zo te zijn. Hier is hoe het op de juiste manier te doen.
3. U wilt de perfecte sollicitatiebrief schrijven om uw vaardigheden te ondersteunen
Je sollicitatiebrief moet niet alleen door je taakgeschiedenis lopen (dat is de taak van je CV). Je vaardigheden benadrukken kan een geweldige manier zijn om dingen door elkaar te halen of te laten zien waarom je een ideale kandidaat bent als je een minder traditioneel pad hebt. Probeer deze sjabloon in te vullen en kijk hoe indrukwekkend je klinkt.
4. U moet een bedankbriefje schrijven voor een interview
Vooral als je veel solliciteert, hoef je je geen zorgen te maken over elk bedankje. Voor een basisnotitie die de klus klaart, begint u met deze sjabloon, past u deze enigszins aan voor elk bedrijf en elke functie en verzendt u deze door EOD nadat u hebt geïnterviewd.
5. U wilt een bedankbriefje sturen dat echt boven en buiten gaat
Als je net hebt geïnterviewd voor je absolute droombaan, wil je misschien een beetje verder gaan dan de basisdankbrief. Bekijk deze sjabloon voor een idee van hoe u waarde aan het bedrijf kunt toevoegen voordat u zelfs de baan wordt aangeboden. Met deze aanpak zal de wervingsmanager het moeilijk vinden om u niet aan boord te brengen.
6. U hebt een week of twee geleden op een baan gesolliciteerd en wilt inchecken
Heb je nog niets gehoord van je droombaan? Als je je adem een paar weken hebt ingehouden, doet het geen pijn om een korte, professionele e-mail te sturen, zoals deze.
7. U moet een jobaanbieding afwijzen
Je hebt geïnterviewd, je hebt een aanbod gekregen, maar je hebt besloten dat je het moet afwijzen. Houd uw bericht op prijs, geef een korte uitleg waarom en zorg ervoor dat de deur open blijft. Deze ideeën moeten helpen bij het opstellen van uw boodschap.
Op kantoor
8. Je weet niet echt wat de afzender vraagt
Je kent de e-mail: er zijn veel woorden, maar er wordt niets echt gezegd en je vraagt je af wat de ander van je wil. Het lijkt misschien een lastige situatie, maar de oplossing is eigenlijk vrij eenvoudig: breng het terug naar de afzender en vraag om opheldering.
9. Je moet ergens 'nee' tegen zeggen
Zelfs als we het moeten doen (of echt willen doen), vinden we het allemaal moeilijk om 'nee' te zeggen. Ongeacht de situatie, deze korte en lieve scripts maken het veel, veel gemakkelijker.
10. U moet "Nee" zeggen tegen iemand die u echt wilt helpen
'Nee' zeggen is vooral moeilijk als het iemand is die je echt wilt helpen, je hebt gewoon niet de bandbreedte: een vriend, een naaste collega of iemand die je in het verleden heeft ondersteund. Gebruik deze sjabloon om het gemakkelijker te maken en hem of haar op de meest zorgzame manier in de steek te laten.
11. U ontvangt een gecompliceerde waslijst met gedachten, ideeën en taken
Deze e-mail staat vol met actie-items, vragen, gedachten, opmerkingen, taken - de lijst gaat maar door. Het zou je voor altijd doen om de boodschap te doorkruisen, laat staan het werk te doen. Je reactie zal een beetje anders zijn, afhankelijk van of dit een baas of een collega is, maar hoe dan ook, je moet om hulp vragen met prioriteit.
12. U hebt meer informatie nodig om te antwoorden
Iemand stelt je zomaar een vraag en je hebt geen idee waar hij of zij het over heeft. Of je hebt een gevoel, maar weet dat je wat meer informatie nodig hebt om goed te kunnen antwoorden. E-mail de afzender snel terug met het verzoek om context of de specifieke details die u nodig hebt.
13. Uw collega maakt een project te moeilijk
Werk je samen met iemand die iets veel (veel) moeilijker maakt dan het moet zijn? Het kan moeilijk zijn om een betere manier voor te stellen zonder iemands gevoelens te kwetsen, maar daarmee maak je het leven van iedereen gemakkelijker. Kies eenvoudig uw woorden en gebruik zinnen die uw collega eraan herinneren dat u hier samen aan werkt.
14. Je hebt een werkplekconflict - en je moet het je baas vertellen
Het is duidelijk dat rennen naar je baas niet het eerste moet zijn wat je doet als je problemen hebt met een van je collega's; probeer het eerst zelf uit te werken, voordat je de hogere ups inschakelt. Maar als de situatie zich blijft voordoen, is het prima om met je manager te praten - zolang je dit script volgt om het te doen zonder te klinken alsof je zeurt.
15. U moet een project afwijzen
Als je werd gevraagd om een project te doen dat je echt niet wilt doen, wil je iets meer schrijven dan "absoluut niet" terug. Of het nu geen deel uitmaakt van je werk of je denkt gewoon niet dat het je tijd waard is, begin met deze scripts om vriendelijk 'nee' te zeggen.
16. Je stopt met je baan
Een ontslagbrief schrijven kan op zijn zachtst gezegd eng zijn, maar met deze eenvoudige sjabloon heb je een geweldige brief geschreven en ben je zo de deur uit.
Beheer
17. U nodigt een kandidaat uit voor een interview
Of je nu voor het eerst iemand interviewt of dit op de reg doet en de e-mail gewoon beu bent, we hebben de perfecte sjabloon voor het uitnodigen van een kandidaat voor een interview - vol met alle details die hij of zij nodig heeft weten.
18. Je biedt een kandidaat een baan aan
Je hebt iemand geïnterviewd die hem heeft vermoord en je bent verheugd hem of haar uit te nodigen voor het team! Gebruik deze eenvoudige sjabloon om dat aanbod zo snel mogelijk de deur uit te krijgen.
19. Je wijst een kandidaat af
Deze kan moeilijk zijn, maar de kunst is om het kort en bondig te houden. Het kopiëren en plakken van deze sjabloon zou het werk veel eenvoudiger moeten maken.
20. U hebt een fout gemaakt en moet uw klanten informeren
Het kan moeilijk zijn om nieuws over een crisis of probleem aan uw klanten of klanten te bezorgen, maar het geeft u de kans om te laten zien dat u er bovenop zit en aan het probleem werkt. Dit script moet helpen het bericht snel te verspreiden, zodat u meer tijd kunt besteden aan het oplossen van het probleem.
21. U moet een LinkedIn-aanbeveling schrijven - snel
Zoom niet in als je gevraagd wordt om een aanbeveling voor iemand op LinkedIn te schrijven. Vul de lege plekken van deze sjabloon in en je hebt een opvallende aanbeveling in minder dan vijf minuten.
Netwerken
22. U hebt een introductie nodig
Je komt erachter dat een vriend of collega iemand kent die perfect voor jou is om te weten, of het nu gaat om je carrièregroei, je zoektocht naar een baan of je verkoopinspanningen. Hoe kunt u uw contactpersoon vragen u te introduceren - zonder behoeftig en vervelend te klinken? Deze sjabloon zou het moeten doen.
23. Er is u gevraagd een inleiding te doen
Als een collega u heeft gevraagd hem of haar aan een contactpersoon voor te stellen. Maar je wilt ze niet alleen direct verbinden - je wilt er zeker van zijn dat je contact goed is met de introductie, om hem niet te irriteren of ongemakkelijk te maken. Hier is de e-mail die moet worden verzonden om OK te krijgen.
24. Je maakt eigenlijk de introductie
Alles is gezegd en gedaan en uw contactpersoon wordt graag voorgesteld aan uw vriend. Super goed! Gebruik deze korte sjabloon om elke persoon in het kort eraan te herinneren waarom u ze introduceert, en neem dit dan uit handen!
25. U moet uitleggen wat u doet
Of het nu persoonlijk is tijdens een netwerkevenement of via e-mail met een nieuw contact, het kan lastig zijn om precies uit te leggen wat je doet op een manier die niet helemaal saai is. Hint: vertel niet alleen uw functie. Kijk dan naar deze sjabloon om uw elevator pitch nog beter te onthouden.
26. U wilt dat een cliënt u aan anderen aanbeveelt
Heb je klanten die van je houden - en hopen dat ze zullen vertellen hoe geweldig je producten of diensten zijn? Deze e-mail maakt het voor iedereen ongelooflijk eenvoudig om u te helpen.
27. Je hebt veel te veel mensen die vragen om 'je hersens te kiezen'
Heb je geen tijd om alle e-mails te beantwoorden waarin om informatieve interviews wordt gevraagd, laat staan dat je ze daadwerkelijk uitvoert? Hier zijn enkele strategieën om het te laten werken - of ze af te wijzen - met gemakkelijk te e-mailen scripts voor elk.
Makkelijk genoeg, toch?
Voordat u dat bericht verzendt, moet u echter rekening houden met deze 25 basisregels voor e-mailetiquette, dat wil zeggen als u wilt dat uw e-mail daadwerkelijk een antwoord krijgt.
