Onlangs heb ik steeds meer zakelijke telefoontjes gevoerd die, ondanks dat ik bij slimme mensen was, een slechte indruk op me achterlieten. Natuurlijk, telefoontjes lijken vrij eenvoudig, maar alles van technologische problemen die vermeden hadden kunnen worden tot slecht tijdsbeheer kan echt een impact hebben op de indrukken van uw klanten en collega's over u (om nog maar te zwijgen over uw productiviteit).
Dus, net zoals er ongeschreven regels zijn voor e-mail en vergaderingen, beschrijf ik de richtlijnen voor zakelijke telefoongesprekken en conferentiegesprekken die iedereen zou moeten volgen. Dit is voor meer productieve (en minder irritante) oproepen voor altijd!
Spreek vóór de oproep af welke persoon naar wie en op welk nummer belt. E-mailen drie minuten nadat het gesprek moest beginnen met "waar moet ik je bellen?" verspilt ieders tijd.
In het algemeen, als u iets van iemand anders vraagt, zou u moeten aanbieden om hem of haar te bellen. Als je iemand anders helpt, vraag die persoon dan om je te bellen om te voorkomen dat je iemand achterna moet.
Plan de oproep voor de tijdsduur die u nodig hebt en onthoud dat dit vijf, 10 of 20 minuten kan zijn. U moet niet afronden naar de dichtstbijzijnde 30 minuten-stap.
Als je van tevoren weet dat je te laat komt voor een gesprek, laat je de andere persoon weten via e-mail en bied je aan hem of haar te bellen wanneer je klaar bent.
Als de persoon die u belt niet opneemt, laat dan de eerste keer geen bericht achter. Probeer het 1-2 minuten later opnieuw, en als hij of zij niet opneemt, laat dan een bericht en e-mail, laat hem of haar weten dat je hebt gebeld en geef aan hoeveel meer tijd je beschikbaar zult zijn. Bel daarna niet meer, tenzij het dringend is.
Als er meer dan twee mensen praten, stel dan van tevoren een inbel in. Er zijn tal van gratis services, zoals UberConference, die hierbij helpen.
Houd de oproep aan zo weinig mogelijk mensen en zorg ervoor dat iedereen daar echt nodig is. Hoe meer mensen aan de lijn, hoe minder iedereen oplet.
Zorg ervoor dat u het gesprek aanneemt vanaf een rustige locatie met een goed signaal. Het gebruik van vaste lijnen waar mogelijk helpt signaalproblemen te voorkomen.
Als je op een lawaaierige locatie wordt betrapt, laat je mensen meteen weten dat je het geluid dempt, tenzij je spreekt. Het is respectvol om te doen.
Als u niet belt vanaf een telefoon die u regelmatig gebruikt, zorg er dan voor dat u weet hoe u deze moet bedienen. Dit is vooral belangrijk wanneer u een onbekend kantoortelefoonsysteem gebruikt.
Ik raad niet aan dia's te gebruiken om iets tijdens het gesprek te presenteren, tenzij je een demo doet, maar als je dat doet, stuur ze dan niet via e-mail. Gebruik in plaats daarvan een service voor het delen van schermen zoals GoToMeeting of Screenleap om ervoor te zorgen dat mensen niet doorkijken, vooruit springen en vervolgens stoppen met opletten.
Als u een service voor het delen van schermen gebruikt, zorg er dan voor dat deze werkt voordat het gesprek begint en dat uw collega's iets hebben geïnstalleerd dat ze vóór het gesprek nodig zouden hebben.
Als u voor het eerst mensen ontmoet of echt wilt dat mensen opletten, kunt u overwegen videoconferenties te houden.
Begin net als bij vergaderingen op tijd. Wachten op achterblijvers moedigt hen alleen maar aan.
Als u deelneemt aan een telefonische vergadering, stel uzelf dan onmiddellijk voor, zodat niemand verbaasd is dat u drie minuten aan het luisteren was naar wat zij dachten dat het een één-op-één gesprek was.
Als iemand laat lid wordt, haal hem of haar dan niet in. Het verspilt de tijd van iedereen. Moedig deze persoon aan om aan het einde van het gesprek iemand in te halen om te zien wat er is gemist.
Geef binnen de eerste 120 seconden na het gesprek een overzicht van wie je bent en waarom je belt, en stel vervolgens je agenda of doel in. De andere mensen in het gesprek moeten meteen weten wat u van hen wilt.
Bevestig in de eerste paar minuten van elk gesprek hoe lang iedereen moet praten, zodat u het gesprek dienovereenkomstig kunt beheren.
Als u meer dan drie personen aan de lijn hebt, moet de organisator snel een oproep doen om ervoor te zorgen dat iedereen er is en deze indien mogelijk kort introduceren.
Ga alleen rond met het doen van individuele introducties als het bedrijven helpt om dit voor elkaar te krijgen, en factor dat in uw agenda. Anders verspil je veel tijd.
Tenzij de oproep gaat over het delen van uw expertise, moet u niet meer dan 70% van de tijd spreken. Als er veel mensen aan de lijn zijn, daalt dat aantal tot 25%.
Houd je zinnen kort en pauzeer regelmatig tussen ideeën. Hierdoor kunnen mensen erin springen of vragen stellen.
Als u de oproeporganisator bent, is het uw taak om mensen op te roepen om deel te nemen als ze niet spreken en iemand anders het gesprek monopoliseert.
Gebruik de dempknop strategisch. Als u voor 90% van de oproep wordt gedempt, let u waarschijnlijk niet volledig op.
Wees niet de persoon die e-mail controleert en moet vragen dat een vraag wordt herhaald. Als u merkt dat u tijdens de meeste gesprekken e-mail controleert, zijn ze te lang, zijn er teveel mensen bij betrokken of hoeft u er niet bij te zijn.
Vijf minuten voor het einde van het gesprek waarschuwt u iedereen dat het wordt afgesloten en vraagt u of er vragen zijn. Laat het niet overreden als het mogelijk is - het is respectloos voor de tijd van andere mensen.
Volg de volgende stappen terwijl het gesprek gaande is en stuur ze daarna ter herinnering via e-mail rond.
Vertel ons! Wat is je favoriete telefoonregel? Iets dat we hebben gemist?
