Tenslotte! de 23 ongeschreven regels van e-mail

Pas toen ik mijn universiteits-oudere broer hielp met het hacken (eh, instellen) van zijn inbox en enkele van de nuances van deze alomtegenwoordige communicatiemethode uitlegde, realiseerde ik me hoeveel ongeschreven regels voor e-mail zich in de loop der jaren hebben ontwikkeld.

Sommigen van hen zijn vrij duidelijk, maar ze zijn voor herhaling vatbaar (omdat ik nog steeds mensen zie die ze van tijd tot tijd breken). En anderen zijn niet meteen intuïtief, maar zouden, als ze universeel worden gevolgd, ons allemaal helpen beter e-mail te verzenden en te beantwoorden.

Dus ik zet ze op schrift. Bekijk de lijst en herhaal na mij: "Ik zweer plechtig dat ik de regels van e-mail voor altijd zal volgen."

Uw onderwerpregel moet altijd beschrijvend zijn. "Intro" is niet beschrijvend genoeg. “Intro: Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)” is beter.
Houd elke e-mail zo kort mogelijk; het bespaart u tijd en, nog belangrijker, respecteert de tijd van de ontvanger.
Hoe sneller u reageert, hoe korter uw reactie mag zijn.
Neem altijd één regel context op als de ontvanger deze e-mail niet verwacht. Dit is even relevant voor eerste e-mails ("Dit is waar we elkaar hebben ontmoet") als voor e-mails naar iemand met wie u regelmatig samenwerkt ("Deze e-mail gaat over de volgende fase van dat project waar we samen aan werken").
Zet uw "vraag" of "actie-items" eerst in de e-mail, niet als laatste, en maak ze expliciet. Het moet de ontvanger onmiddellijk duidelijk zijn wat je wilt.
Als er een deadline is, zeg dat dan. Zeg het als het verzoek niet urgent is.
Als je geen antwoord nodig hebt en een e-mail alleen FYI is, zeg dat dan.
Stel vragen zo specifiek mogelijk. “Wat vindt u van het voorstel?” Is geen goede vraag. "Kunnen we doorgaan met het voorstel van de verkoper van vrijdag $ 20.000?" Is beter.
Gebruik opsommingstekens of genummerde lijsten indien mogelijk. Deze zijn gemakkelijker te doorbladeren dan tekstblokken.
Wanneer iets echt belangrijk is, vet het dan in.
Gebruik niet te veel vet in uw e-mails.
Gebruik leesbare lettertypen. Comic Sans is geen leesbaar lettertype.
Als u een vraag van iemand anders ontvangt maar niet meteen kunt reageren, antwoord dan door hem of haar te laten weten wanneer u er bent. Dit bespaart u incheck-e-mails en helpt de andere persoon bij het plannen.
CC altijd het minimum aantal mensen dat nodig is om de klus te klaren. Hoe meer mensen in de e-mailketen, hoe lager het gevoel van verantwoordelijkheid om te antwoorden.
Gebruik "Allen beantwoorden" alleen wanneer dit echt nodig is. Niemand houdt van die persoon die de inbox van de hele afdeling verstopt.
Als iemand op een e-mailthread zit, hoeft hij of zij niet langer aanwezig te zijn, verplaats die persoon naar BCC in uw volgende antwoord en zeg dit in de eerste regel van de e-mail. ("Sam, bedankt voor het introduceren van Mary en mij - ik zal je naar BCC verplaatsen en het vanaf hier meenemen.")
Doe altijd dubbele opt-in intro's. Als je dat niet doet, zullen mensen bang worden van je te horen.
Kap een thread over het ene onderwerp niet om een ander onderwerp te bespreken. Start in plaats daarvan een nieuwe e-mailthread, met de relevante onderwerpregel en ontvangers.
Stap niet op. Niemand heeft een 20e e-mail nodig: "Dit zag er ook geweldig uit!"
Als u voor zakelijke doeleinden e-mailt, moet u uw contactgegevens en titel in de voettekst vermelden. Hoe eenvoudiger, hoe beter.
Als u een erg druk persoon e-mailt, is het volkomen acceptabel en wordt enigszins verwacht dat u de eerste e-mail naar hem of haar terugstuurt met een vervolgbericht na een week of twee. De meeste drukke mensen hebben er minstens één nodig. Doe niet meer dan drie.
Het is niet acceptabel om binnen 48 uur een e-mail op te volgen, tenzij het echt dringend is. Veel mensen behandelen e-mail als een vorm van correspondentie en hebben misschien gewoon hogere prioriteiten dan u meteen te beantwoorden.
Als u een boze e-mail ontvangt of wilt verzenden, wacht u erop. Als het dringend is, neem dan telefonisch contact op.