Ooit gehoord dat sommige productiviteitsgoeroes zeggen de traditionele takenlijst te schrappen? Ja, dat is gewoon geen optie voor de overgrote meerderheid van de werkende wereld. In feite kiezen de meesten van ons de tegenovergestelde benadering, door al onze taken op één enorme lijst te zetten, die dan alleen maar dient als een herinnering aan hoeveel we niet gedaan krijgen.
Het goede nieuws is dat er veel andere opties zijn om uw takenlijst zo te structureren dat uw efficiëntie wordt gemaximaliseerd. Of u nu op zoek bent naar een totale productiviteitsrevisie of gewoon uw agenda wat meer pit wilt geven, een van deze opties kan precies zijn wat u nodig hebt om door die lijst te bladeren.
1. De wekelijkse takenlijst
Een goede vriend van mij zweert bij deze to-do-lijstmethode - ze organiseert agenda-items op basis van wat er tijdens de week moet gebeuren. Natuurlijk heeft ze misschien een of twee agenda-items gemarkeerd voor een enkele dag, maar al het andere voor de week staat op dezelfde lijst.
Waarom het werkt
Uw productiviteitsniveau eb en vloeit de hele week door, en uw takenlijst zou dat moeten weerspiegelen. Je voelt je misschien traag op maandag en dan klaar om de wereld op dinsdag te regeren. Wanneer uw takenlijst flexibel is, kunt u één of twee belangrijke items op een dag uitschakelen en vervolgens vijf op een andere. Aan het einde van de werkweek heb je het gevoel dat je je weekend hebt verdiend.
2. De belangrijke takenlijst
Het maken van een takenlijst is slechts de eerste stap; het prioriteren van de items op die takenlijst is een heel ander beest.
Een van de gemakkelijkste manieren om erachter te komen wat er eerst moet worden gedaan, is het gebruik van een zeer handig hulpmiddel genaamd de Eisenhower-methode (Alex Honeysett heeft een goede beschrijving van hoe dit hier werkt). Door een eenvoudige tabel te gebruiken om items in verschillende niveaus van belangrijkheid en urgentie te scheiden, kunt u zien wat er echt moet gebeuren.
Waarom het werkt
De Eisenhower-methode is geweldig als u een deel van uw takenlijst doorloopt - maar u zich realiseert dat u alle eenvoudige agenda-items doet in plaats van wat er daadwerkelijk moet worden voltooid. Wilt u liever tijd besteden aan het plannen van uw aanstaande vakantie in plaats van het maandelijkse rapport voor de vergadering van morgen uit te typen? Ja, maar de één is veel belangrijker (en urgent) dan de andere.
3. De thematische takenlijst
Dit is iets wat ik begon te doen na het lezen van deze tip van mede-oprichter van Twitter en Square CEO Jack Dorsey. Dorsey heeft ooit beide bedrijven tegelijkertijd geleid (gek, toch?), En zijn geheim om productief te blijven was vrij eenvoudig: geef elke dag van de week een "thema" en structureer vervolgens uw dagelijkse takenlijsten daaromheen.
Ik heb bijvoorbeeld opzettelijk veel administratieve taken op vrijdag gezet, omdat het het einde van de week is en ik klaar ben voor een aantal hersenloze taken tegen die tijd. Dinsdagen daarentegen zijn uitsluitend bedoeld voor projecten zonder externe afleiding, dus al mijn taken die dag zijn gericht op die initiatieven.
Waarom het werkt
Door thema's aan uw dagen te geven, kunnen ze veel minder eentonig worden dan wanneer u elke dag dezelfde exacte routine doorloopt. Als er dingen zijn waar je absoluut bang voor bent, kan het toewijzen aan een specifieke dag die stress wegwerken (en ook je kansen vergroten om ze daadwerkelijk voor elkaar te krijgen).
Organiseert u uw takenlijst op een geheel andere manier? Laat het me weten op Twitter!
