Noem het een product van drukke schema's, verhoogde technische connectiviteit of gefrituurde aandachtspannen, maar om welke reden dan ook, als je een groep bij elkaar verzamelt voor een vergadering, heeft bijna iedereen moeite om afleidingen te gooien en zich aan de taak te houden. In feite noemt 47% van de medewerkers afgeleide medewerkers de grootste hindernis voor productieve vergaderingen.
Als je je werk serieus neemt, doe je waarschijnlijk al je best om betrokkenheid aan te tonen: actief luisteren, meedoen waar nodig en je telefoon van de tafel houden. Maar zelfs als u aan een goede vergaderetiquette denkt, kunt u zich gemakkelijk aan slechte gewoonten onttrekken.
Om in de goede genaden van uw collega's te blijven en uit elke vergadering iets waardevols te halen, moet u echter het volgende in toom houden.
1. Geen oogcontact maken
Op dit moment is het belang van oogcontact tijdens een vergadering bijna een cliché geworden - maar om een goede reden. Handhaving ervan toont betrokkenheid, interesse en respect. Het is zelfs aangetoond dat het je zelfbewustzijn verhoogt. In het begin lijkt het misschien ongemakkelijk, maar er zijn tonnen eenvoudige hacks om je oogcontact te verbeteren zonder mensen te kruipen met een hert in de koplampen.
Een van mijn beste tips is om ervoor te zorgen dat de opzet van uw vergadering bevorderlijk is voor oogcontact vanaf het begin: probeer uw groep in een cirkel of een halve cirkel te rangschikken zodat iedereen elkaar kan zien zonder zich te inspannen. Zelfs als iemand zich niet in dezelfde fysieke ruimte bevindt als jij, blijft het belang van oogcontact van kracht.
Om bezoekers die via een videogesprek inbellen tegemoet te komen, plaatst u uw camera op een manier die binnen uw natuurlijke gezichtslijn ligt, zodat u elkaar in de ogen lijkt te kijken wanneer u spreekt.
2. Uw laptop gebruiken
Het gebruik van uw laptop begint vaak met de beste bedoelingen: notities maken, relevante informatie online ophalen, enzovoort. Maar het is veel te gemakkelijk om te gaan van het transcriberen van de vergadering tot het proberen de naam te achterhalen van dat nummer dat je gisteravond in je hoofd hebt vastgehouden zonder het te beseffen. Daarom raad ik aan om laptops helemaal te vermijden. Veel dingen die meestal op één worden gedaan, kunnen eenvoudig met de hand worden gedaan, zoals het maken van aantekeningen op een stuk papier of het delen van gegevens op een afgedrukte spreadsheet. Maar als een computer een absolute must is, kunt u het gebruik ervan minimaliseren. Moedig de spreker bijvoorbeeld aan om tijdens een presentatie zijn scherm op een tv te delen, zodat iedereen mee kan volgen.
Zelfs als uw organisator van vergaderingen niet strikt een verbod op laptops heeft ingesteld, helpt het om uw bureau achter te laten of het gesloten te houden terwijl u zich op de agenda concentreert, om hersenloze afleidingen (om nog maar te zwijgen van e-mail- en chatmeldingen) op afstand te houden. Plus, als je het ongevraagd weggooit, zal dit zeker een positieve indruk op je collega's achterlaten en hen misschien aanmoedigen om hetzelfde te doen.
3 Bijwonen van een irrelevante vergadering
Er zijn drie dingen waar je zeker van kunt zijn in het leven: dood, belastingen en onnodige uitnodigingen voor vergaderingen. En hoewel het zo eenvoudig is om gewoon op "Ja" te klikken op een uitnodiging en te verschijnen alleen omdat je werd gevraagd, doe je eigenlijk een slechte dienst aan je teamgenoten. Als u geen belang hebt in een vergadering, is het overbodig om ongeïnteresseerd over te komen. Het is veel beter om aan je bureau te blijven en productief te zijn dan te verschijnen en je te vervelen.
Om dit tegen te gaan, moet je op de hoogte zijn van waar de vergadering over gaat, waarom de organisator je daar wil hebben, wat (als er iets is) je van tevoren moet voorbereiden en wat je aan het einde hoopt te bereiken. Het hebben van deze context maakt het voor u gemakkelijker om te beslissen of de vergadering echt profijt zou hebben van uw aanwezigheid, of dat uw tijd beter elders zou kunnen worden doorgebracht. Vaak wordt deze informatie opgenomen in een agenda of nodigt de vergadering zichzelf uit, maar als dat niet het geval is, aarzel dan niet om van tevoren persoonlijk in te checken bij de organisator van de vergadering. Als u besluit dat uw aanwezigheid niet nodig is, leg dan uw keuze beleefd uit aan de organisator. Als je er goed mee omgaat, zal hij of zij je eerlijkheid waarschijnlijk waarderen.
Tot op zekere hoogte afleiden is gewoon een onderdeel van mens zijn. Niemand kan 100% van de tijd op het goede spoor blijven, en dat zal af en toe in vergaderingen blijken. Maar als je merkt dat je onbedoeld elke vergadering verlaat zonder enig idee waarom je daar was, is het de moeite waard om je routine aan te passen.
