Op sommige weken hebt u een lange takenlijst en bovendien een nog langere lijst met vergaderingen waaraan u 'verplicht' bent. Die vergaderingen gaan nergens heen, maar evenmin zijn de taken die u hebt vastgelegd om te voltooien. Dus als u een gelegenheid vindt om een van de vergaderingen over te slaan, moet u dat natuurlijk doen, toch?
In sommige gevallen wel. Bijvoorbeeld wanneer u bent 'voor het geval dat'. Of als u weet dat het slechts een statusupdate-vergadering is en u de updates niet nodig hebt.
Maar er zijn ook behoorlijk slechte redenen om je terug te trekken uit een vergadering. En slecht, ik bedoel dat je het respect van je team verliest, en mogelijk zelfs kansen als je een van deze excuses gebruikt.
1. U "moet" voedsel grijpen
Er zijn maar weinig dingen op aarde die me net zo motiveren als een maaltijd. Ik begrijp hoe echt honger is, vooral tijdens een lange reeks vergaderingen. Maar net zo empathisch als ik ben voor jou als je wanhopig bent op zoek naar een snackpauze, is het een verschrikkelijk excuus om op de rem te staan tijdens een belangrijke vergadering.
En ik weet dat je dit weet - maar ik weet ook dat er mensen zijn die dit excuus gebruiken wanneer ze achteruitgaan.
In plaats daarvan
Pak een van je bureauladen in met gemakkelijk te pakken snacks, bij voorkeur die waar iedereen niet naar kan luisteren als je ze eet.
2. U moet een "dringende" boodschap uitvoeren
Ik heb een handvol bruiloften om naar deze zomer te gaan, wat betekent dat ik elke week een handvol boodschappen moet doen. En natuurlijk hebben al die boodschappen meestal betrekking op winkels met zeer specifieke uren. Hoewel je het vreselijk vindt om zo op het laatste moment te annuleren, weet je gewoon niet wanneer je je pak van de kleermaker haalt, zo niet nu.
In plaats daarvan
Maak een snelle evaluatie van je dag en plaats al je opdrachten in volgorde van prioriteit. Is er nog iets anders dat u kunt uitstellen? Zou je later kunnen blijven om alles voor elkaar te krijgen? Hoe zit het met eerder binnenkomen?
Het is misschien lastig voor u, maar het is beter om een uur later te blijven, dan anony of al uw collega's uit te stellen omdat u niet naar een vergadering kunt gaan.
3. Je hebt te veel werk te doen
Er zijn dagen dat je het gevoel hebt dat je gewoon te veel te doen hebt - en dat begrijp ik. En op die dagen kan het bijwonen van vergaderingen een verspilling van uw tijd zijn. Maar tegelijkertijd kan het overslaan van deze vergadering meer werk opleveren voor de mensen die erbij betrokken zijn - en dat is niet noodzakelijkerwijs eerlijk.
In plaats daarvan
Vraag uw manager om hulp bij het bepalen wat u het belangrijkst vindt: de taken in uw takenlijst of deze vergadering. Als het echt onmogelijk is om alles voor elkaar te krijgen en de vergadering belangrijker is, vraag dan om een verlenging van de deadline voor uw andere werk.
Je denkt misschien: "Dit is geweldig, maar wat als ik de uitzondering ben op wat hierboven staat?"
Oké, ik zal hier met je werken. Als je absoluut moet annuleren, dan is dit de e-mail die je naar deelnemers moet sturen. Natuurlijk aanpassen op basis van waar de vergadering over gaat en wat uw rol daarin is.
Vergaderingen krijgen een slechte reputatie en in veel gevallen is dit gerechtvaardigd. Niemand houdt ervan zijn tijd te verspillen aan iets dat gemakkelijk via e-mail of snel aan uw bureau kan worden opgelost. Maar het feit dat je ze niet leuk vindt, is geen goede reden om op het laatste moment terug te gaan, vooral als ze in de categorie 'belangrijk' vallen.
Doe in plaats daarvan een grotere inspanning om vergaderingen uit uw planning te verwijderen die echt niet nodig zijn (dit artikel kan u helpen) en organiseer uw weekplanning op een manier die lunchpauzes en tijdvakken toestaat om persoonlijke problemen aan te pakken.
Organiseren is niet altijd eenvoudig, maar het is het zeker waard
