E-mail is, net als elke vorm van communicatie, iets persoonlijks. Hoe u alles controleert, beheert en verzendt, van one-liners tot elektronische missives, is vaak een combinatie van voorkeur en gewoonte.
Dat gezegd hebbende, zijn er een paar regels die we allemaal moeten volgen om het meeste uit onze e-mailcommunicatie, onze productiviteit en onze tijd te halen. Lees verder voor drie veel voorkomende fouten in de inbox, hoe ze u op het werk pijn doen en hoe u de overstap kunt maken naar beter e-mailbeheer.
Fout # 1: e-mails in je inbox achterlaten
Ik zal beginnen met de meest controversiële: al je e-mails in je inbox achterlaten. Ik weet dat je denkt dat het allemaal hetzelfde is of je e-mails in je inbox achterlaat nadat je ze hebt behandeld of niet, maar je hersenen smeken om te verschillen. Een studie uit 2011 van Princeton Neuroscience Institute bepaalde dat "wanneer je omgeving vol is, de chaos je concentratievermogen beperkt." Dit geldt ook voor uw virtuele omgeving; hoe meer e-mails je kunt zien - zelfs e-mails die er niet meer toe doen - hoe meer tijd je hersenen onbewust zullen besteden om erover na te denken.
Het onderzoek suggereert dat het verminderen van de inbox-rommel je minder afgeleid, productiever en beter in staat stelt om informatie te verwerken. Als dat geen goede reden is om die 3679 oude e-mails in je inbox te plaatsen, weet ik niet wat dat is.
Hoe u de verandering kunt aanbrengen
Gebruik uw inbox alleen voor nieuwe e-mail. Als u klaar bent met een e-mail, moet deze worden gearchiveerd, opgeslagen of verwijderd (zie hieronder voor wanneer te gebruiken). U kunt altijd naar e-mail zoeken die u later nodig heeft.
Fout # 2: verwijderen wanneer u moet archiveren of archiveren (en vice versa)
Dus nu je je inbox alleen voor nieuwe e-mail gebruikt (hoera!), Is de vraag: wat moet je doen met alle e-mail waarmee je klaar bent?
De opties zijn a) verwijderen of b) bestand in de relevante map (of archief, voor Gmail-gebruikers). Veel mensen maken de fout om te ver naar de uitersten te kijken: alle berichten verwijderen of ze allemaal bewaren. De waarheid is dat een gezond evenwicht de beste oplossing is. Het verzamelen van e-mails die u niet nodig hebt, draagt bij aan het opslagquotum van uw e-mailaccount en maakt het moeilijker om de e-mails te vinden die u wilde bewaren wanneer u ernaar zocht. En te veel verwijderen? Je zou kunnen eindigen als mijn vriend die een e-mail met vluchtbevestiging heeft verwijderd en zijn vlucht bijna heeft gemist.
Hoe u de verandering kunt aanbrengen
Als je klaar bent met een e-mail, denk er dan twee seconden over na of je er in de toekomst misschien weer toegang toe wilt hebben. Zo nee: tijd om te verwijderen. Zo ja: archiveer of bestand weg!
Fout # 3: Uw Postvak IN gebruiken als een takenlijst
Voor mensen die niet van takenlijsten houden, is een eenvoudige oplossing (of zo denken ze) om hun inbox als één te gebruiken. Nu, als het gaat om standaard e-mailgerelateerde taken zoals "Antwoord op Jerry's e-mail over vergadertijden", denk ik dat die mensen dood zijn. Die taken mogen helemaal niet op een takenlijst staan, ze moeten gewoon worden beantwoord als onderdeel van de normale bedrijfsvoering.
Maar voor echte taken, zoals 'Voorstel maken voor nieuwe klant' of 'Kantoorhuur betalen', raad ik ten zeerste aan om een takenlijstsysteem te vinden dat voor u werkt en u eraan te houden. Waarom? Want als u elke dag de belangrijkste taken wilt uitvoeren, moet u uw takenlijst kunnen prioriteren en concentreren. Als je je inbox gebruikt als een takenlijst, heb je meer tijd over aan andere mensen. Bij elke nieuwe e-mail hoort een nieuwe taak, of je het nu leuk vindt of niet. Maar het bewust toevoegen van een taak aan je takenlijst is een kans om te bepalen of je dat nu echt moet doen, in plaats van ander werk.
Nog steeds niet overtuigd? Jill Duffy, Leo Babauta en Jesse Garner maken hier ook allemaal uitstekende voorbeelden van.
Hoe u de verandering kunt aanbrengen
Ga door je inbox en haal alle bruikbare taken eruit. Als dat het enige was dat die e-mail inbox waardig maakt, archiveer, bestand of verwijder de e-mail nu. En OK, als je er echt op staat je inbox als een takenlijst te gebruiken, probeer dan Mailbox, een app die kan helpen e-mails om te zetten in taken en ze uit je inbox te halen.
