Een paar weken geleden bespraken mijn vriend en ik onze gedeelde minachting voor vergaderingen en ze zei: "Ik heb gewoon het gevoel dat we steeds hetzelfde gesprek voeren. Als ze niet correct zijn gedaan, kunnen ze zulke tijdverbranders zijn. "
Ik ben het daar helemaal mee eens. Bij eerdere taken, wanneer een agenda-uitnodiging in mijn inbox zou verschijnen, zou ik vaak een luide zucht uitzenden (wat altijd geweldig is in een open kantooromgeving). Dan zou ik kostbare tijd besteden aan het proberen erachter te komen hoe ik het kon vermijden.
Ik zeg niet dat alle vergaderingen waardeloos zijn. Sommige zijn absoluut, zonder twijfel noodzakelijk. En soms zijn ze gewoon de enige manier om dingen voor elkaar te krijgen. Maar ik geloof ook dat er ruimte is om ongelooflijk efficiënter te zijn door onszelf deze drie vragen te stellen.
1. Wie moet hier zijn?
Hint: waarschijnlijk niet zoveel mensen als u denkt. Het is belangrijk om je bewust te zijn van wie je vraagt om er te zijn, zodat je kunt garanderen dat het voor alle partijen zo productief en zinvol mogelijk is. Niemand moet laten denken: "Wel, dat was een enorme verspilling van mijn tijd."
Omdat dat gevoel niet goed is voor het individu, de groep of het bedrijf. Stelt u zich eens voor al het werk dat gedaan zou kunnen worden als u slechts vier mensen in de kamer had in plaats van 10. Voor een tijdsbestek van 60 minuten is dat nog zes uur die u kunt besteden aan werk.
Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u brainstormt over het nieuwe logo van het bedrijf. De grafisch ontwerper is er om ervoor te zorgen dat hij de visie begrijpt. De merkdirecteur is er om ervoor te zorgen dat deze voldoet aan de bedrijfsrichtlijnen. Maar heeft u daar de HR-manager nodig omdat zij het logo op elke vacature plaatst? Nee. Als het eenmaal is afgerond, kun je haar vragen om het oude te vervangen door het nieuwe. Laat haar voorlopig maar - ze heeft werk te doen!
Als u niet de organisator bent, moet u beoordelen of uw aanwezigheid essentieel is. Soms nodigen collega's je gewoon uit omdat ze denken dat je erbij wilt zijn. Maar je kunt weigeren als je denkt dat het gepast is (dat wil zeggen, als je geen idee hebt wat je zou bijdragen of als je het gewoon overweldigend druk hebt).
In situaties als deze zeg ik iets als: "Hallo daar. Ik denk dat ik dit alleen aankan. Als er een specifieke reden is waarom je wilt dat ik aanwezig ben, laat het me dan weten! '
En neem dan dat vrije uur en ga terug naar de sleur.
2. Wat zijn de doelen?
Wat probeer je precies te bereiken? Het is van cruciaal belang om vooraf de doelstellingen te identificeren. Het kan je aan het werk houden en het hele gesprek helpen vormgeven. Anders kun je daar 45 minuten ronddwalen over hoe Leonard altijd het Titanic- themalied neuriet. (Krijgt me ook elke keer. Laat nooit los, Jack!)
"Een effectieve agenda stelt duidelijke verwachtingen voor wat er vóór en tijdens een vergadering moet gebeuren", legt Roger Schwarz uit, auteur van Smart Leaders, Smarter Teams: hoe u en uw team ongemoeid geraken om resultaten te behalen.
“Het helpt teamleden zich voor te bereiden, verdeelt tijd verstandig, brengt iedereen snel over hetzelfde onderwerp en identificeert wanneer de discussie is voltooid. Als er tijdens de vergadering nog steeds problemen optreden, vergroot een goed ontworpen agenda het vermogen van het team om deze effectief en snel aan te pakken, ”zegt Schwarz.
Misschien wilt u gewoon dat iedereen statusupdates geeft over projecten met topprioriteit. Of u moet - vandaag - een beslissing nemen over welke accountmanager wordt toegewezen aan een grote, nieuwe klant.
Zoek je bestemming uit en ga erheen. (En het is ook handig als u uw plannen deelt met de rest van de aanwezigen, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten en als ze van tevoren iets moeten doen.)
En hier is een tip: als je geen antwoord kunt geven op een reden om elkaar te ontmoeten, annuleer dan alsjeblieft, uit liefde voor alle dingen chocolade.
3. Wat moet ik voorbereiden?
Een voormalige collega van mij blokkeerde de tijd om zich voor te bereiden op vergaderingen met andere mensen, en ik zou me altijd afvragen waarom. En toen ging ik naar een groep waar ik ofwel volledig was vergeten wat we de vorige keer hadden besproken en een samenvatting moest doen, of ik (beschamend) een actie-item niet voltooide. In al deze gevallen moesten we meer tijd aan onze schema's besteden.
Om ervoor te zorgen dat dit niet gebeurt, moet je voorbereid zijn. Misschien bespreekt het de notities van de sessie van vorige week, zodat het fris in je hoofd zit. Of misschien maakt het een lijst met praatpunten en antwoorden die u nodig hebt. Wat het ook is, maak de tijd om het te doen. Het zal veel opleveren.
Als voorbeeld houd ik toezicht op het peer educatie programma van mijn afdeling, en ik werk er hard aan om het te vernieuwen. Over twee weken zal ik mijn één-op-één met mijn supervisor hebben om mijn voorstellen te bespreken. Ik heb feedback van de studenten verzameld en mijn gedachten verzameld, en de volgende stap is het uitzetten van de structuur en de tijdlijn op papier.
Als ik haar met lege handen benader, zullen we waarschijnlijk gewoon de tijd doorbrengen met het uitwisselen van ideeën van elkaar, wat op zichzelf niet noodzakelijk slecht is, maar me ook niet vooruit helpt.
Ik beloof je - ik werk graag met mensen samen. Maar een van mijn belangrijkste opvattingen over huisdieren is inefficiëntie, vooral als het gemakkelijk te voorkomen is. Als je schema er een beetje te vol uitziet, of als je elke keer dat je je ontmoet flashbacks hebt om te wachten op de bel op de middelbare school, is het misschien tijd om een stap terug te doen en jezelf deze vragen te stellen.
En hey - als je meer van dit soort vragen hebt die je jezelf stelt, laat het me dan weten op Twitter!
