Dingen die klinisch het ergste zijn: een gesprek aangaan terwijl je op weg bent om de laatste twee kaasblokjes te pakken tijdens een netwerkevenement, naar een vriendin te luisteren die over haar 'huwelijksstrijd' praat, en naar je schema kijken en back-to-back vergaderingen zien.
Nee echt! Heb je ooit dit gesprek horen plaatsvinden?
Jij: "Hoe was je dag?"
Je normale, gewone vriend: “Geweldig, ik had de ene vergadering na de andere! PowerPoints, durf ik het op een gegeven moment te zeggen! '
Nee. Dat heb je niet.
Toch zijn we allemaal schuldig aan het plaatsen van vergaderingen in elkaars agenda's - inclusief ikzelf. En zoals iedereen die ooit een vergadering heeft geleid weet, is het behoorlijk ontmoedigend als je de kamer rondkijkt en iedereen naar zijn telefoons gluurt.
En daarom heb ik deze snelle lijst samengesteld van alle redenen waarom mensen (OK, prima, ik) niet luisteren in vergaderingen - evenals een paar snelle oplossingen. Omdat als we allemaal betere vergaderingen plannen, we allemaal een beetje minder bang voor ze worden.
1. Je had geen agenda
Ik snap het! Je bent cool, je bent relaxed, je verkoopt koude pillen van je skateboard.
Maar hier is het ding: wanneer u uw ontmoeting begint met: "Ik heb vandaag iedereen hierheen gebracht om onze verkoopstrategie te bespreken - ideeën?" Ik stem onmiddellijk af omdat 90% van de antwoorden ter plekke volledig zal zijn onbehulpzaam soort ("We zouden meer moeten verkopen, gewoon in het algemeen!" en "Hebben we overwogen om een hond onze woordvoerder te maken?").
En 100% van het oogcontact is van het ongemakkelijke type waarbij mensen elkaar woordeloos smeken om te spreken.
In plaats daarvan
Voordat u de volgende uitnodiging voor een vergadering verzendt, moet u een overzicht maken van de manier waarop u die tijd wilt gebruiken. Dit helpt niet alleen mensen zich erop voor te bereiden en goede ideeën te brengen, maar het zorgt er ook voor dat je de juiste hoeveelheid tijd blokkeert.
Het is zo eenvoudig als:
Minuten 1-5: Over de doelstellingen van de vergadering gaan: Airbud inhuren als woordvoerder van het nieuwe bedrijf.
Minuten 5-15: Bespreking van de doelen: Praat over de realiteit dat Airbud niet alleen beschikbaar is, maar ook echt is.
Notulen 15-25: Brainstormideeën: ga de kamer rond en suggereer andere woordvoerders die zich verdiepen in gedachtenleiders in de ruimte.
Minuten 25-30: Alles samenvatten: kies de beste ideeën en wijs de volgende stappen toe.
2. Je hebt niet uitgelegd dat dit een one-man show zou zijn
Tenzij u Morgan Freeman bent, kan ik u gewoon niet 30 minuten horen luisteren zonder te pauzeren. Er is een reden dat je niet al te veel populaire TED Talks binnen meer dan 20 minuten zult zien klokken.
In plaats daarvan
Als u - en alleen u - gaat praten voor de hele vergadering, is wat u zegt beter interessant, gemakkelijk te verteren en op mij van toepassing.
Dus als je die agenda maakt waar we het hierboven over hebben gehad, markeer alles wat niet tot een actiestap leidt (zoals "onderzoek dit …" of "brainstorm dat …" of "follow-up op katten die basketbal spelen “).
Dan - en maak je klaar voor deze hekserij en tovenarij - verwijder het. Het moment dat u stopt met het maken van de vergadering over 'volgende stappen', is het moment dat u mensen begint te verliezen.
Als je nu wilt stoppen met dat soort dingen, gooi dan één bonusdia in je presentatie in de trant van "om in de toekomst te bespreken …" of neem een blad met interessante achtergrondinformatie op in die agenda die je vooruitstuurt tijd.
3. Je had specifiek niets van mij nodig
Wat je zegt is tangentieel gerelateerd aan mijn werk en je denkt dat het mij zou helpen om te luisteren. En in theorie, zeker!
Maar in werkelijkheid? Zodra ik me realiseer dat ik niet hoef te wegen of iets te ondernemen uit de vergadering hoef te halen, richt ik mijn aandacht op de takenlijst die op mijn bureau staat te wachten.
In plaats daarvan
Ik haat het om het A-woord naar je te blijven gooien, maar dit alles gaat terug naar die agenda. Door het van tevoren uit te sturen en "luisteraars" als optionele gasten te markeren, geeft u de genodigde de keuze om wel of niet mee te doen (en zorgt u er dus voor dat iedereen die komt enthousiast is om te luisteren). Waarom is er iemand in uw vergadering die de stemming met hun lege, zombie-blik toch zal verminderen?
Ik weet wat je denkt: Jenni, dit 'agendaplan' klinkt als veel werk voor een vergadering. En ik ga akkoord! Maar als je iemand vraagt om 30 of 60 minuten van hun dag te nemen, moet je een beetje moeite doen.
Of - en nee, helaas, ik sta niet op het punt om te zeggen: “Gewoon doen, Tsjaad” - je kunt die vergadering in een e-mail veranderen. Het kost iets meer tijd dan het maken van een agenda, maar bespaart u de werkelijke vergadertijd. En gelukkig voor jou hebben we instructies om dit eenvoudig hier te doen.
