Ik geef het toe - ik vind het geweldig als vergaderingen worden geannuleerd. Wanneer die melding op mijn computer verschijnt om me te vertellen dat ik mijn uur terug heb, voel ik me vrij. Er is een gewicht opgeheven en ik heb weer controle over mijn schema. (Erm, nee, ik heb geen controleproblemen, waarom vraag je dat?)
Maar ik begrijp ook het belang van vergaderingen als ze goed zijn. Sommige dingen worden gewoon beter bereikt als je in realtime met mensen kunt praten en niet verdwalen in een spoor van e-mails en chatberichten.
Dat gezegd hebbende, is het soms nog steeds nodig er een terug te duwen. Hier zijn enkele gevallen waarin je toestemming hebt om er voorlopig een uit de agenda te verwijderen (als jij degene bent die het heeft gepland, dat is).
1. U bent niet volledig voorbereid
Je liet de bal vallen. Misschien vergat je dat de vergadering eraan kwam of bleef je de tijd die je opzij zette om je erop voor te bereiden, verwaarlozen. Hoe dan ook, u bent gewoon niet klaar om de discussie volledig en productief te leiden.
Als je elkaar nog steeds ontmoet, zal het waarschijnlijk richting missen en zal iedereen zich afvragen wat de afhaalrestaurants zijn (indien aanwezig). En dat is gewoon zonde van de tijd van iedereen, toch?
Maar hoor dit: u wilt niet dat "schilferig en onbetrouwbaar" uw visitekaartje zijn. (Ik denk het tenminste niet.)
Dus ja, het is OK als dit zo vaak voorkomt. Het leven gebeurt - maar laat het geen gewoonte worden. Maak het in plaats daarvan tot uw missie om aan de taak te blijven, verantwoording af te leggen en de tijd van andere mensen te respecteren.
En wees voorzichtig met het soort vergaderingen dat u opnieuw plant. Als je bijvoorbeeld constant je een-op-een uitstelt met je baas of je directe rapport, zul je waarschijnlijk het vertrouwen in die belangrijke relatie verbreken.
2. Je hebt niet alle informatie
Je hebt deze tijd maandenlang in je agenda geblokkeerd. Je hebt een paar uur besteed aan het verzamelen van alles wat je nodig hebt en je hebt een gedetailleerde maar realistische agenda ontwikkeld. Maar ondanks al het voorbereidende werk dat u deed, mist u nog steeds enkele cruciale stukjes informatie.
De klant heeft het contract niet ondertekend, je baas heeft het projectbudget niet goedgekeurd, je bouwt de website opnieuw op, maar marketing heeft geen thema bepaald - wat het ook is, zonder deze kennisfragmenten ben je gewoon je wielen draaien in de modder en nergens komen.
Stel de vergadering dus uit totdat u de informatie krijgt die u nodig hebt.
3. Er gebeurt iets groters
Een bedrijf waar ik voor werkte werd overgenomen, en leiderschap bracht het nieuws aan het einde van de dag, toen de meeste mensen aan het inpakken waren om te vertrekken.
Dat betekende dat de volgende dag vol onzekerheid was. Niemand wilde elkaar ontmoeten om te praten over de minutieuze details van een bepaald project. Ze wilden antwoorden op vragen als: "Zal ik nog steeds een baan hebben?"
Mensen hebben tijd nodig om te verwerken wanneer grote bedrijfsveranderingen plaatsvinden, of het nu een aankondiging is dat er ontslagen zijn of nieuws over een bedrijfsreorganisatie.
En natuurlijk hebben ze ook tijd en ruimte nodig wanneer iets groots de wereld op zijn kop zet, zoals een natuurramp of een terroristische aanslag. Als gevolg hiervan moeten kleinere dagelijkse items soms worden gereserveerd. Je hebt genoeg tijd om ze aan te pakken als iedereen zich stabieler voelt en klaar is om zich te concentreren. De vergadering kan wachten.
Vergaderingen zijn niet mijn favoriet, en ik ben niet alleen. Dus ik smeek je - wees alsjeblieft opzettelijk als je van plan bent en er een gaat gebruiken.
Wanneer u moet annuleren of opnieuw plannen, doe dit dan voorzichtig. Wanneer u op die knop Verwijderen drukt, geeft u uw aanwezigen een uitleg. Het hoeft niets poëtisch te zijn, alleen een korte en zoete reden:
of
Bottom line: als je iets op de kalender zet, moet je je best doen om je eraan te houden.
Maar als een van deze situaties opduikt, stel ze dan beslist uit. Een ontmoeting waar niets kan worden bereikt - ofwel omdat iets groters een afleiding is of omdat je niet alle puzzelstukjes hebt - is meestal meestal niet de moeite waard.
