Glimlach en knik, glimlach en knik - en dan, zodra je baas wegloopt, kun je je collega's vragen of iemand anders een woord verstond dat ze zei.
Klinkt bekend? Als je baas geen goede communicator is, is je taak vaak veel moeilijker dan het zou moeten zijn. Of je manager nu te vaag is of zo uitgebreid dat je de nodige informatie niet van het triviale kunt scheiden, je blijft vaak in de steek. Dus, hoe krijg je je werk gedaan als je niet de informatie krijgt die je nodig hebt?
Geef de hoop niet op. Probeer deze drie strategieën die u niet alleen zullen helpen om te krijgen wat u nu nodig hebt - maar dat op de lange termijn ook daadwerkelijk kan helpen de communicatie van uw manager te verbeteren.
1. Blijf op de hoogte van zijn of haar communicatiestijl - en daag deze uit
Als je baas vastzit in een bepaalde communicatiestijl - een die duidelijk niet werkt - is het misschien tijd om een beetje terug te dringen. Nu beveel ik geen insubordinatie aan of laat je je baas op geen enkele manier aangevallen voelen, maar als je niet krijgt wat je nodig hebt om succesvol te zijn, moet je je manager respectvol tegenhouden met een andere communicatiemethode.
Als uw baas bijvoorbeeld liever communiceert via e-mail en die e-mails zijn gevuld met korte, vage opsommingstekens, probeer dan een verandering van tempo te initiëren. In plaats van elektronisch te reageren (wat het miscommunicatievuur kan aanwakkeren), slinger je langs haar kantoor om naar het bericht te verwijzen. Wijs op specifieke zinnen die niet effectief zijn gecommuniceerd en vraag om opheldering: "U zei dat uw prioriteit voor mij is om 'verkoop te verhogen', maar hoeveel van een verhoging zoekt u en in welk tijdsbestek?"
Of, als je baas de neiging heeft complexe, gedetailleerde informatie af te vuren wanneer hij terloops langs je kast komt om te chatten, volg dan het gesprek met een e-mail. Vermeld dat je er zeker van wilt zijn dat je alle details hebt die je nodig hebt en vraag om een korte en lieve versie van je praatje, op een rijtje met informatie op hoog niveau.
Als je je baas aanmoedigt om verschillende communicatiestijlen te omarmen, zal ze laten zien wat werkt en wat niet - wanneer ze zich realiseert dat je elke keer dat ze een e-mail stuurt, langskomt op haar kantoor, krijgt ze waarschijnlijk het beeld dat die e-mails niet zo effectief zijn zoals ze denkt dat ze zijn.
2. Herhaal de instructies terug
Een voormalige baas van mij vroeg me ooit om alles samen te vatten en te herhalen. Het klinkt vreemd, maar ze wilde zeker weten dat ik volledig begreep wat ze zei, of ze nu instructies, doelen of bedrijfsinformatie communiceerde.
Het werd in eerste instantie een lopende grap: toen ze haar hoofd in mijn kantoor stak om te zeggen: "Hé, ik vertrek voor de nacht, " zou ik antwoorden: "Dus wat je zegt is, je gaat naar huis ? ”Toen ze vroeg of ik wilde gaan lunchen, zou ik zeggen:“ Dus wat je zegt is, dat je eten voor me gaat kopen? ”- enzovoort.
Maar sarcasme opzij, deze techniek kan eigenlijk een handig hulpmiddel zijn als het op de juiste manier wordt uitgevoerd. Wanneer je baas iets vaags zegt ("Kun je me die cijfers snel krijgen?"), Neem dan de verklaring tegen door te herhalen wat je denkt dat hij bedoelt ("Natuurlijk, ik kan je de belafhandelingsstatistieken van deze week voor het einde van de dag."). Het lijkt misschien gek, maar het geeft je baas de mogelijkheid om zijn verklaring zo nodig te corrigeren en te verduidelijken ("Oh, ik bedoelde eigenlijk de cijfers voor het advertentiebudget van volgende maand - en ik heb ze gewoon aan het einde van de week nodig") . Met een simpele - zij het repetitieve - verklaring, heb je zojuist de betekenis van de warrige instructies van je baas verduidelijkt.
En op de lange termijn kan dit je baas helpen om te beseffen dat hij niet zo goed communiceert als hij dacht - als hij constant instructies moet verduidelijken of herhalen, zal hij ze vroeg of laat in de eerste plaats gewoon duidelijker gaan uitleggen .
3. Krijg zijn of haar onverdeelde aandacht
Je denkt misschien dat het de taak van de baas is om vergaderingen te beleggen, maar als je onduidelijk bent over iets wat je manager heeft gezegd of doelen of verwachtingen wilt verduidelijken, moet je je op je gemak voelen om een een-op-een keer met haar te vragen. In de dagelijkse drukte van het kantoor kan je baas vage instructies of informatie weggooien - dus als je opheldering nodig hebt, zul je jezelf moeten scheiden van al het andere om je heen.
Stuur uw manager dus een Outlook- of Google Agenda-uitnodiging voor een korte vergadering van 15 minuten. Zorg ervoor dat in de hoofdtekst van het bericht de kwesties worden opgenomen die u wilt bespreken, zodat uw manager enige context heeft en de mogelijkheid heeft om zich voor te bereiden. Kom dan naar de vergadering met verschillende specifieke punten die u wilt behandelen of vragen die u wilt beantwoorden.
Met een specifiek deel van de tijd gereserveerd, de kantoordeur gesloten en alle aandacht op jou, zul je in staat zijn om je behoeften en zorgen te verduidelijken - en ze zal zich alleen op je kunnen concentreren zonder afleiding.
Afhankelijk van de grootte van uw team, kunt u ook vragen dat uw vergadering een terugkerende gebeurtenis wordt. Ik heb bijvoorbeeld een wekelijkse een-op-een ontmoeting met mijn baas, waardoor ik regelmatig de gelegenheid heb om vragen, zorgen en ideeën aan hem voor te leggen - en dit open forum was geweldig om ervoor te zorgen dat we altijd op dezelfde pagina.
Het kost u wat extra moeite, maar als u zich ertoe verbindt uw baas te helpen beter te communiceren, zal zij dat doen. En hoe vaker je haar helpt, hoe groter de kans dat ze er een blijvende verandering van maakt.
