Het is maandagochtend en je baas heeft je net gevraagd om een presentatie samen te stellen voor die grote vergadering op woensdag. Je kent de cijfers, je kent de inhoud, maar PowerPoint? Niet echt je kracht.
Nou, ik ben hier om te helpen. Nu, de eerste regel - de belangrijkste regel, die u nooit moet vergeten - is dat slechte dia's goede inhoud verpesten. Hoe graag ik ook wilde dat het niet waar was, ik kan je beloven dat zowel je collega's als je klanten zich laten verleiden door de esthetiek van de presentatie voordat ze zelfs het eerste woord lezen.
Dus om ervoor te zorgen dat ze hun aandacht op uw bericht richten, zonder dat u uren in PowerPoint-hel verspilt, volgt u deze drie eenvoudige regels wanneer u uw dia's maakt.
Masterdia's zijn je beste vriend
Masterdia's zijn de sjablonen van de PowerPoint-wereld en ze zullen u veel tijd en moeite besparen. Door een paar minuten van tevoren een goede masterdia te ontwerpen, zorgt u ervoor dat elke dia er hetzelfde uitziet en dat uw hele presentatie er samenhangend en professioneel uitziet.
Ga om te beginnen naar het menu Beeld naar Master > Slide Master en maak uw sjabloon. Een van mijn persoonlijke trucs is om een zeer lichte achtergrond met een subtiele textuur toe te voegen om de dia's meer diepte te geven - ga naar Subtiele patronen voor inspiratie en gratis downloadbare achtergronden.
Voeg vervolgens uw bedrijfslogo in de hoek en alle belangrijke informatie (website, uw contactgegevens, het onderwerp van de vergadering) in de voettekst toe. Sla ten slotte de master op en ga terug naar uw presentatie.
Tip van pro: sla de master afzonderlijk op als sjabloon voordat u inhoud aan uw PowerPoint gaat toevoegen. Op deze manier kunt u het gebruiken als basis voor toekomstige presentaties.
Lettertypen veranderen alles
Als uw bedrijf de voorkeur geeft aan het rechte en smalle als het gaat om presentatieontwerp - of een eigen lettertype heeft (zoals GE) - kunt u doorgaan naar de volgende sectie.
Maar als u wilt dat uw presentatie een beetje meer wauw-factor heeft, neem dan afscheid van Arial en Times New Roman en hallo tegen Google Web Fonts. Deze fantastische, gratis lettertypen zijn eenvoudig op uw computer te installeren en koppelen ongelooflijk goed (Design Shack geeft tal van suggesties voor lettertypen die er geweldig uitzien). Download gewoon de lettertypen, installeer ze op uw computer en maak uw presentaties in een mum van tijd mooier! Zorg ervoor dat je het echter niet overdrijft. Twee lettertypen zijn genoeg: een serifed voor headers en een sans serif voor blokken tekst.
Tip van pro: als u aangepaste lettertypen gebruikt, moet u uw presentatie opslaan als PDF voordat u deze naar anderen verzendt. Als het PowerPoint-bestand op een computer wordt geopend zonder dat de nieuwe lettertypen zijn geïnstalleerd, heeft het niet het beoogde effect.
Wees kort en visueel
Een van de grootste fouten die mensen maken bij het maken van een PowerPoint, is het behandelen als een Word-document. Vergeet niet dat uw dia's er zijn om te tonen, niet om te vertellen - of met andere woorden, om uw belangrijkste punten op een visuele en boeiende manier te markeren.
Sla dus de lange alinea's over en gebruik kopteksten, opsommingstekens en - vooral - afbeeldingen. Schrijf niet dat je bent gegroeid van 100 naar 210 tot 350 gebruikers; maak een grafiek. Schrijf geen lange lijst met specificaties voor uw nieuwe functie; deel een mock-up. Door visuele structuur aan uw dia's toe te voegen, kunt u er ook voor zorgen dat de ogen van uw collega zich op de juiste dingen concentreren zonder teveel tekst toe te voegen. (Bekijk onze samenvatting van 10 geweldige PowerPoint-sjablonen voor meer hulp bij grafische afbeeldingen.)
Beknoptheid is ook belangrijk bij het beschouwen van de presentatie als geheel. Houd uw presentatie kort - met 7-10 dia's is prima voor een presentatie van 30 minuten als ze alle informatie bevatten die u nodig hebt. Als je verwacht gegrild te worden door je publiek en veel details bij de hand wilt hebben, plaats het dan in de bijlage en verwijs ernaar als je daarom wordt gevraagd.
Pro-tip: ga niet onder de 13-punts lettergrootte - het zorgt ervoor dat u het op elke dia kort houdt (en dat uw publiek niet door de hele presentatie zal loensen).
Vertel ons! Wat zijn uw tips voor het maken van een perfecte PowerPoint-presentatie?
