Verloren tijd komt niet meer terug.
Benjamin FranklinTijd is een belangrijke hulpbron die we eenvoudigweg niet kunnen aanvullen. De 24 uur van elke dag is alles wat we krijgen - eenmaal besteed, zijn deze uren voor altijd verloren. Dit betekent dat als je moeite hebt om al je prioriteiten en taken in je dag te passen, het tijd is om naar methoden te zoeken om die uren en minuten effectiever te gebruiken.
Hier zijn een paar door onderzoek ondersteunde suggesties die u kunnen helpen het meeste uit uw tijd te halen.
1. Waarde elke minuut
Als coach heb ik me gerealiseerd dat we onszelf op het basisniveau meestal tekort doen op de tijdafdeling. In veel gevallen staan we zelfs anderen toe om hun tijd te benutten. Dus de belangrijkste stap in timemanagement is om onze tijd in eigen handen te nemen, ruimte te maken voor de activiteiten die zinvol en productief zijn, en die activiteiten te elimineren die minder langetermijnwaarde hebben.
Wat waardige taken onderscheidt, zijn de resultaten van uw tijdinvestering. U kunt bijvoorbeeld routinematig een vergadering bijwonen die veel heen en weer gaat, maar niet veel actie. Kan die toegewezen tijd beter worden besteed aan een alternatieve activiteit, zoals contact maken met klanten of samenwerken met collega's? Vaak zijn er mogelijkheden om de tijd te 'minen' voor productievere activiteiten - we zien ze gewoon over het hoofd.
Bekijk hiertoe goed hoe je je tijd hebt besteed door een kalenderaudit uit te voeren. Begin met deze oefening: noteer uw activiteiten per uur gedurende twee weken. Lees vervolgens uw inzendingen met deze vragen in gedachten: was de tijd goed besteed? Waren er solide voordelen verbonden aan de bestede tijd? Zou je weer dezelfde route gaan? In veel gevallen is een 'tijd'-kwestie eigenlijk een' taak'-kwestie. Dus gooi de taken weg die weinig toevoegen aan uw effectiviteit.
2. Maak ruimte voor meer focus
Van rinkelende telefoons tot collega's die bij uw bureau langskomen voor een praatje, in de meeste kantooromgevingen zijn er veel afleidingen. (Het omgaan met de "drive-bys" kan een echte uitdaging zijn.) Hoewel deze afleidingen een geaccepteerd onderdeel van het werkleven zijn geworden, kunnen ze onze productiviteitsniveau verwoesten. Als we de hele dag in de stop-en-startmodus staan, herhalen we taken, verliezen we onze plaats en draaien we aan onze wielen. Het kan zelfs 20 minuten of langer duren om opnieuw scherp te stellen na een onderbreking.
In sommige gevallen zijn open kantoren de dader. We dragen echter ook bij aan het probleem met de keuzes die we maken. Psycholoog Daniel Goleman bespreekt dat we controle moeten nemen en onszelf moeten beschermen tegen onze eigen schema's - tijd in ons werk inbouwen om ons diep te concentreren op belangrijke taken. We moeten tijdsperioden identificeren wanneer we, zoals Goleman uitlegt, de mogelijkheid hebben om te 'coconen' en ons volledig te concentreren.
U kunt overwegen uw mobiele telefoon het zwijgen op te leggen of de functie Inbox Pause van Google te gebruiken om binnenkomende e-mail een uur of zo elke dag uit te schakelen. Je kunt je manager ook vragen om twee ononderbroken periodes van 30 minuten opzij te zetten tijdens je werkdag, misschien als je dag begint, tijdens de lunch of aan het einde van de dag, waar je je kunt ontspannen en gericht kunt werken.
U zult waarschijnlijk verrast zijn hoeveel u uit die tijd haalt.
3. Tamme uitstel
Uitstel is een van de meest voorkomende uitdagingen op de werkplek - en voor sommigen van ons; het kan een enorme tijdverspiller worden. Hoewel uitstelgedrag kan voortkomen uit het gevoel overweldigd of onvoldoende voorbereid te zijn (in dat geval, stel de zoektocht niet uit), suggereert onderzoek ook dat uitstelgedrag kan optreden als gevolg van hoe we taken en doelen bekijken. In het bijzonder plaatsen we bepaalde taken in een zeer negatief licht, bijvoorbeeld: "Ik zal het rapport tegen vrijdag afronden, zodat mijn manager niet boos op me zal zijn." Dit worden "vermijdingsdoelen" genoemd - u voltooit ze om vermijd een negatief gevolg - en interessant genoeg hebben ze een grotere neiging om gecorreleerd te worden met uitstelgedrag.
Maar hier is het goede nieuws: u kunt uitstelgedrag beteugelen door te proberen deze taken anders te bekijken, door ze te herformuleren als een "naderingsdoel" versus een "vermijdend" doel. Als je bang bent voor een bepaalde taak, probeer deze dan te zien in de context van een mogelijk aantrekkelijkere uitkomst. Kan de voltooiing ervan bijdragen aan het bereiken van een groter, positiever doel - bijvoorbeeld indruk maken op klanten of worden gezien als een teamspeler? Dit kan je helpen op koers te blijven. Een extra bonus? Benaderingsdoelen lijken meer voldoening te bieden wanneer ze uiteindelijk worden bereikt.
Probeer een van deze strategieën en kijk of dingen ten goede veranderen. Laat ons weten hoe het met je gaat op Twitter @dailymuse en @MRGottschalk.
Wilt u meer uit uw dag halen? Meld je aan voor onze Hack Your Work Life-klasse aan de Muse University!
