31 Tips om e-mail minder te laten zuigen - de muze

E-mail: we houden ervan, we haten het, we houden ervan om het te haten. Maar omdat het niet snel ergens naartoe gaat, zijn we hier om u te helpen er het beste van te maken.

Van tips voor het doorlopen van je overvolle inbox tot strategieën om je te helpen er minder van te krijgen tot slimme manieren om ervoor te zorgen dat de e-mails die je verzendt een grote impact hebben, we hebben alles wat je nodig hebt om van je inbox een communicatie krachtpatser.

Als u wilt: Houd uw Postvak IN leeg

1. De eenvoudigste manier om in de eerste plaats te stoppen met het ontvangen van zoveel e-mails, is door u af te melden voor die tientallen nieuwsbrieven die u wilt lezen - maar echt nooit doet. Unroll.me is de absoluut eenvoudigste manier om die sukkels in uw inbox te identificeren - en massa-afmelding.

2. Als u veel ongewenste e-mail van individuen ontvangt, kunt u ook BoxBe proberen. BoxBe gebruikt wat het een gepersonaliseerde "gastenlijst" noemt om ervoor te zorgen dat u e-mail ontvangt van mensen die belangrijk voor u zijn, terwijl berichten van iemand anders in een aparte "wachtlijst" worden bekeken. Iedereen die niet op uw gastenlijst staat, ontvangt een verzoek om hun bericht te verifiëren voordat het in uw inbox wordt afgeleverd.

3. Probeer een e-mail automatisch antwoordapparaat te gebruiken - en niet alleen wanneer u niet op kantoor bent. Uw automatische reactie hoeft niet lang of gedetailleerd te zijn, maar een snelle "Hallo, ik heb uw e-mail ontvangen en zal contact met u opnemen wanneer ik kan!" -Bericht kan de enthousiaste bevers ervan weerhouden follow-up-e-mails te sturen voordat je hebt de kans gehad om te reageren. Hier is hoe het in te stellen.

4. Weersta de drang om elke e-mail op de juiste manier te beantwoorden. Zoals Alexandra Franzen uitlegt, "lossen veel" dringende "e-mails zichzelf op zonder uw hulp. Door te kiezen om niet onmiddellijk te reageren, train je mensen om zelfredzamer te worden - terwijl je gezonde, realistische verwachtingen creëert over hoe snel je kunt antwoorden. ”

5. Voorkom vervolgmails door uw berichten te beëindigen met duidelijke instructies in plaats van vragen. In plaats van te zeggen: "Moeten we volgende week opnieuw verbinding maken?", Probeer ik: "Ik bel je dinsdagochtend om opnieuw verbinding te maken." Als dat niet werkt, laat je ontvanger je weten - maar anders heb je een onnodig heen en weer.

Als u wilt: Verminder de tijd die u besteedt aan e-mailen

1. Wilt u uw e-mails zowel kort als productief houden? Leg alles vast om elk bericht vijf zinnen lang te maken - of minder. Er is zelfs een site die is gebouwd om te helpen: five.sentenc.es! Zoals het verklaart: “Behandel alle e-mailreacties zoals sms-berichten, met een vast aantal letters per reactie. Omdat het te moeilijk is om letters te tellen, tellen we in plaats daarvan zinnen. ”Heb je advies nodig over dingen kort te houden, maar toch beleefd? Elliott Bell heeft een aantal goede tips.

2. Als je merkt dat je steeds opnieuw dezelfde berichten e-mailt, sla je sjablonen op in je map met concepten (hier zijn er 27 om mee te beginnen) of profiteer je van het Gmail 'Canned Responses'-lab, waarmee je een willekeurig aantal antwoorden kunt opslaan en eenvoudig kunt invoegen in uw e-mails. (Zie hoe u het instelt, met dank aan Gadgetwise.)

3. Veel e-mails verzenden vanaf je telefoon? Probeer autotekst, een hulpmiddel waarmee u een aangepaste afkorting kunt typen die vervolgens wordt uitgebreid tot een volledige tekstvervaging. Als u bijvoorbeeld 'rl8' typt, kan dit worden uitgebreid naar 'Ik ben te laat', wat handig is als u naar een vergadering rent. (Hier is hoe het in te stellen.)

4. Tenzij uw taak vereist dat u onmiddellijk op e-mails reageert, stelt u slechts een paar keer per dag in dat u uw inbox controleert. Deze tijd kan elke dag anders zijn, het moet gewoon opzettelijk zijn (vandaag zal ik bijvoorbeeld vandaag van 9-10 AM reserveren om door mijn inbox te gaan, dan zal ik het opnieuw bekijken van 4-5).

5. Voeg twee tags (of filters in Gmail) toe aan je inbox: "snel antwoord" en "vereist gerichte tijd". Wanneer je weet dat je een solide blok van ononderbroken tijd hebt, begin dan met het openen van je gerichte tijdmap en beslis welke je het meest gebruikt moeten aanpakken. En de volgende keer dat u een paar minuten over hebt terwijl u wacht op de bus of in de rij voor koffie, opent u uw map "snel antwoord" in plaats van Instagram te controleren.

6. Stel uw e-mail zo in dat u, zodra u een e-mail hebt afgehandeld en deze hebt opgeslagen of verwijderd, direct naar de volgende e-mail in uw inbox gaat in plaats van terug naar de lijst met e-mails. (Voor Gmail kunt u dit doen via de optie Auto-Advance in Gmail Labs.) Dit vermindert de tijd die u besteedt om te beslissen welk bericht u de volgende keer wilt bekijken!

7. Moet u in korte tijd een heleboel e-mail doorlopen? Probeer het e-mailspel, dat je vijf minuten geeft om zoveel mogelijk e-mails te ontvangen en je beloont met punten. Het is ook gericht op het tegelijkertijd afhandelen van 10-20 e-mails, waardoor je inbox-strijd meer hapklare aanvoelt.

Als je wilt: je inbox ordenen

1. Bewaar al uw e-mails niet in uw Postvak IN - verwijder ze, sla ze op of archiveer ze zodra ze zijn afgehandeld. Een studie uit 2011 van Princeton Neuroscience Institute bepaalde dat "wanneer uw omgeving vol is, de chaos uw concentratievermogen beperkt." Dit geldt ook voor uw virtuele omgeving; hoe meer e-mails je kunt zien - zelfs e-mails die er niet meer toe doen - hoe meer tijd je hersenen onbewust zullen besteden om erover na te denken.

2. Voor mensen die niet van takenlijsten houden, is een eenvoudige oplossing (of zo denken ze) om hun inbox als één te gebruiken. Maar voor echte taken, zoals 'Voorstel maken voor nieuwe klant' of 'Kantoorhuur betalen', is het tijd om een ​​takenlijstsysteem te vinden dat voor u werkt. Als je je inbox gebruikt als een takenlijst, heb je de tijd in handen van andere mensen - met elke nieuwe e-mail komt er een nieuwe taak, of je het leuk vindt of niet. Maar het bewust toevoegen van een taak aan je takenlijst is een kans om te bepalen of je dat nu echt moet doen, in plaats van ander werk.

3. Je kunt Gmail gebruiken om sommige e-mails je inbox automatisch te laten overslaan. Als u bijvoorbeeld uw kabelrekening automatisch betaalt, kunt u deze automatisch archiveren en het label 'Financieel' toevoegen. U hoeft het nooit te zien, maar als u het nodig hebt, weet u waar u het kunt vinden. Over dingen vinden …

4. Lees deze voordat u een e-mail verzendt voor doorzoekbaarheid. Wat zou u later zoeken om deze e-mail te vinden? Staan die woorden in de e-mail? Misschien wilt u "Notities van ontmoeting met Jack" wijzigen in "Notities van augustus ontmoeting met Jack Smith van Amazon."

5. Er zijn eigenlijk heel veel zoekopdrachten die het vinden van een oude e-mail veel, veel gemakkelijker maken. Hier is een inleiding over het vinden van e-mails op onderwerp, onderwerp, afzender en meer.

Als je wilt: maak je inbox veel cooler

1. Ooit gewenst dat je plaknotities overal in je inbox kon plaatsen? Met de toepasselijke naam Notities voor Gmail kunt u notities en tags op elk e-mailbericht plaatsen - notities vastmaken aan een e-mailthread, bovenaan uw weergave voor verzonden e-mails of echt ergens anders in uw inbox.

2. Gmail add-on Rapportive is de droom van een netwerker: de plug-in toont de sociale netwerkinformatie van uw contacten direct in uw inbox, zodat u met hen op LinkedIn, Facebook en Twitter verbinding kunt maken zonder zelfs Gmail te verlaten. U kunt ook een punch-lijst met recente e-mails van hen bekijken en privénotities opnemen om aan hun adressen in uw account toe te voegen.

3. Net als Gmail op steroïden, is Gmelius een browserextensie voor Chrome, Firefox en Opera die je Gmail-ervaring aanzienlijk verbetert met alles van een opgeruimde interface (geen advertenties meer!) Tot de mogelijkheid om e-mailtrackers te blokkeren om je privacy te beschermen. Een andere favoriete functie is de automatische knop 'Abonnement opzeggen' die de knop 'Spam' van Gmail vervangt wanneer Gmelius een mailinglijst detecteert.

4. Je kent die e-mails waarvan je weet dat je ze pas later zult bereiken, maar je bent bang dat je het vergeet? De plug-in Boomerang, momenteel beschikbaar voor Gmail en Outlook, is perfect om hiermee om te gaan. U kunt een e-mail plannen om te verdwijnen en later terug te komen - wanneer u klaar bent om het af te handelen - zodat uw inbox tot dan helderder blijft. Met Boomerang kunt u ook plannen dat een e-mail op een later tijdstip wordt verzonden en dat u terugkerende e-mails instelt.

5. Bekijk Gmail Labs, waarmee je add-on Gmail-functies zoals 'ongedaan maken verzenden' kunt uitproberen en je agenda rechtstreeks in je inbox kunt bekijken. Ga naar je Gmail-instellingen en klik vervolgens op "Labs" om te beginnen.

6. Vind je dat je veel documenten en contracten ondertekent of verzendt? Met Hellosign voor Gmail kunt u documenten ondertekenen en formulieren invullen zonder uw inbox te verlaten - een echte redder in nood voor diegenen onder ons die een hekel hebben aan scanners, printers en faxapparaten.

Als u wilt: uw e-mails lezen

1. Maak de eerste 50 tekens van elk bericht zo beknopt en uitvoerbaar mogelijk, zegt Fast Company . Een verleidelijke opener maakt het veel waarschijnlijker dat uw ontvangers blijven lezen.

2. Lange tekstblokken zien er ontmoedigend uit om te lezen, dus denk na over hoe u uw tekst leesbaarder kunt maken. Gebruik opsommingstekens, lijsten, vet en korte, gemakkelijk skimmable alinea's. Heeft u problemen om het te verminderen? Het kan een teken zijn dat u teveel probeert te dekken.

3. Als u meer dan één punt tegenkomt of meer dan één vraag in uw e-mail stelt, zorg er dan voor dat die items zich onderscheiden van de rest van het verhaal door ze vetgedrukt te maken, te markeren of in een lijst met opsommingstekens te plaatsen. Het contrast trekt de aandacht van de ontvanger natuurlijk naar het vlees van de boodschap (het stuk dat je niet kunt missen!).

4. Maak vragen die u stelt zo specifiek mogelijk. “Wat vindt u van het voorstel?” Is geen goede vraag. "Kunnen we doorgaan met het voorstel van de verkoper van vrijdag $ 20.000?" Is beter.

5. In de hoop je baas of iemand belangrijk te vangen op een minder drukke dag, maar weet je zijn of haar schema niet? Vermijd e-mailen op dinsdag en donderdag. Dit zijn de dagen met het hoogste volume voor de inbox van mensen, en je wilt niet dat je belangrijke bericht verdwaalt in een zee van nieuwsbrieven, aanbiedingen en andere correspondentie.

6. Laat uw onderwerpregel tellen - iets dat de ontvanger een duidelijk idee geeft van wat er in de e-mail staat. (Bonus: hiermee kunt u ook gemakkelijk het bericht in uw inbox zoeken als uw ontvanger belt om te bespreken in plaats van terug te schrijven via e-mail.)

7. Onderzoekers van Carnegie Mellon ontdekten dat de meest effectieve e-mails onderwerpregels hebben die een van twee dingen aanspreken: nieuwsgierigheid (geweldig als je marketing doet) of nut (waarschijnlijk het beste voor de rest van ons). video van één minuut voor meer informatie.

8. Wilt u er echt voor zorgen dat uw berichten worden gelezen? Met Chrome-extensie MailTrack kunt u zien of en wanneer mensen uw e-mails hebben gelezen. En als je merkt dat het daar ongelezen zit? Bekijk deze tips voor het op de juiste manier opvolgen.