Een klant stuurt je een werkgerelateerde e-mail. Goed. De enige fout van het bericht is dat u het uiteraard niet kunt beantwoorden (het gaat om het model KH9345-I met lange pensioenuitkering).
Wendingen doorsturen
Dus je stuurt het bericht door naar iemand die het kan beantwoorden. Goed. Het enige probleem nu is dat u de afzender van het bericht bent.
- De deskundige collega kan het verzoek van de klant niet rechtstreeks beantwoorden.
- Het antwoord zou naar u worden verzonden. Je zou het moeten doorsturen naar de originele afzender …
- In plaats daarvan moet ze het e-mailadres van de klant uit het lichaam halen en dit in de regel Aan: plakken.
Het is duidelijk dat het gemak en de kracht van e-mail verloren zijn gegaan toen je het bericht doorstuurde.
En dan is er al dat extra spul: min of meer mooie aanhalingstekens (">") aan het begin van elke regel, mogelijk een "GEWAARSCHUWDE BOODSCHAP BEGINT HIER" aan het begin en veel extra headers die niemand nodig heeft maar die langer zijn dan het bericht zelf.
Doorsturen naar de redding
Door e-mail om te leiden in plaats van door te sturen, kunnen u en uw collega worden gered. Wanneer een e-mailbericht wordt omgeleid, is het enige essentiële onderdeel dat verandert de ontvanger.
Het onderwerp blijft hetzelfde (geen "Fwd:"). Het lichaam blijft hetzelfde (geen ">", geen "VERSTUURD BERICHT"). De afzender in de regel Van blijft hetzelfde, althans voor de e-mailclient.
Dit betekent dat de ontvanger van een omgeleide boodschap
- kan de antwoordfunctie van haar e-mailclient gebruiken om rechtstreeks een bericht aan de oorspronkelijke afzender op te stellen,
niet degene die het bericht heeft omgeleid.
E-mailclients waarmee u berichten kunt doorsturen, laten op een of andere manier zien dat het bericht is omgeleid. Thunderbird voegt bijvoorbeeld "(via naam e-mailadres)" in de regel Van, terwijl de vleermuis! voegt de header "Resent-from:" toe. Dit maakt het voor de ontvanger duidelijk dat het bericht is omgeleid en wie het heeft omgeleid.
Als u wilt weten of uw e-mailclient het doorsturen van berichten ondersteunt, zoekt u naar een opdracht met de naam "Omleiden" bij de opdracht "Antwoord". Omdat het niet zo belangrijk is als het laatste, is het misschien niet als een werkbalkknop te vinden, maar het menu is een goede plaats om te kijken.
