U hoort al jaren hetzelfde 'beproefde' advies van productiviteitsexperts. En ik geef het toe - ik heb dit advies zelf gegeven en opgevolgd.
Maar de waarheid is: veel ervan is een leugen. De meeste 'beste' productiviteitsadviezen werken niet. Dit is waarom - en wat te doen in plaats daarvan.
1. "Controleer e-mail niet als eerste in de ochtend"
Ik begrijp waarom dit een goede tip klinkt: lezen en reageren op e-mail kan je hele ochtend ontsporen en je terugbrengen (je weet wel, wanneer je 15 minuten e-mails nakijken 45 wordt - en je bent plots te laat voor je werk). Maar in zoveel industrieën kan het moeilijk zijn om te negeren wat er 's nachts aan de hand was - zelfs voor een paar uur. Vertaling: Deze tip is gewoon niet realistisch in je snelle leven. Het kan zelfs extra angst veroorzaken voordat u zelfs maar op kantoor komt.
De oplossing
Controleer e-mail 's ochtends als eerste, maar reageer niet tenzij u er minder dan een minuut over doet. Iets dat een snelle "ja" of "nee" vereist of dat kan worden doorgestuurd naar iemand die het voor u kan regelen, is prima. Maar alles wat onderzoek of een langere reactie vereist, is verboden. Markeer die e-mail als "ongelezen" en ga er later naar terug wanneer u meer tijd hebt. Beter nog, voeg het toe aan uw takenlijst, zodat u het later kunt controleren.
'S Ochtends als eerste door e-mails scrollen en bladeren is een goed gebruik van tijd, zelfs als u niet meteen kunt reageren. Ze laten marineren voordat ze een reactie afvuren, kan van onschatbare waarde zijn.
2. "Doe de moeilijkste taak eerst"
Zeker, dit klinkt als een redelijke strategie. Maar het probleem is dat, soms, je moeilijkste taak je echt tijdrovend kan maken. Het kan gemakkelijk zijn om uit het spoor te raken als je niet vooruit plant en alle tijd, middelen en energie die je nodig hebt voor deze taak opzij zet. Deze strategie kan ertoe leiden dat je verwachtingen voor een productieve dag uiteindelijk verloren gaan.
De oplossing
In plaats van eerst uw moeilijkste taak (bijv. Aftappen) aan te pakken, verhoogt u uw zelfvertrouwen en krijgt u uw momentum door te beginnen met kleinere, gemakkelijkere stappen. Ze zullen je in een productieve modus brengen en ervoor zorgen dat je blijft aansluiten.
Bonus: overweeg om dat moeilijke project in kleinere hapklare taken te snijden die u individueel kunt aanpakken. 'Een boek schrijven' is bijvoorbeeld te ontmoedigend. Verdeel die grote taak dus in kleinere, zoals 'onderzoeksideeën', 'maak hoofdstukoverzichten' en 'contactpersonen'.
3. “Maak een hoofdtakenlijst”
Dit doet mijn hoofd pijn.
OK, ik vind het wel een goed idee om alles uit je hoofd te halen en op papier te zetten. Maar het is een grote fout om slechts één lijst te hebben met alle dingen die u moet doen. Het wordt erg moeilijk om je te concentreren en taken uit een nooit eindigende lijst te halen.
De oplossing
Zodra je een dump hebt gedaan en alles uit je hoofd hebt gehaald, herschrijf je je lijst in specifieke, uitvoerbare taken. Ga vervolgens nog een stap verder en splits uw lijsten op in een werklijst, thuislijst, zijprojectlijst, enzovoort.
Op deze manier zal je geest helder zijn als je naar die specifieke lijst kijkt, en hoef je niet door andere geluiden te waden zoals "verjaardagscadeau ophalen voor oma" wanneer je een persbericht op het werk probeert af te ronden. Je krijgt het geschenk van oma - wanneer je klaar bent om je huis en je leven aan te pakken. Door uw lijsten gescheiden te houden, blijft u lasergericht op wat echt eerst moet gebeuren.
4. "Stop multitasking"
Ja, ik maak me nogal vaak schuldig aan dit advies, maar het is niet helemaal correct. Ik heb veel mensen ontmoet die me vertellen dat ze meester multitaskers zijn en met veel projecten tegelijk kunnen jongleren. Ik snap het: ik ben een van hen.
In feite kan stress je ertoe aanzetten productiever te worden. Heb je bijvoorbeeld ooit gemerkt dat als je weet dat je een bepaalde hoeveelheid dingen in een korte tijd moet doen, je een manier zult vinden om het te doen? Ook al betekent dat twee dingen tegelijk doen!
De oplossing
Wees selectief. Woon-werkverkeer is bijvoorbeeld een goed moment om uw favoriete podcast in te halen. Ik hou van wandelen en tegelijkertijd leren hoe ik een betere ondernemer kan worden, erachter komen wie Hae Min Lee echt heeft gedood (hallo, serieel !), Of horen hoe te netwerken als een superster.
Natuurlijk, dit is technisch gezien twee taken tegelijk, maar ik heb niet dezelfde middelen nodig om beide te doen. Dit betekent dat wandelen en luisteren een productieve manier is om te multitasken, omdat deze twee taken elkaar aanvullen. Als alternatief is zoiets als telefoneren en e-mails schrijven geen geweldig multitasking-paar, omdat het gewoon te moeilijk is om je hersens over die twee dingen te verdelen.
Vergeet niet dat alleen omdat iets wordt aangeprezen als "het beste advies dat er is", dit niet het beste advies voor u is. Aarzel dus niet om deze best practices voor productiviteit te negeren en probeer de bovenstaande alternatieven.
