Je staat in de rij bij Starbucks. U bent de eerste die naar een vergadering komt. Je wordt gewoon wakker.
Wat hebben al deze situaties gemeen?
Je controleert ook je e-mail en kreunt bij de gedachte dat je het allemaal moet doornemen.
Wie besteedt een aanzienlijk deel van hun tijd niet aan het beheren van e-mail op een telefoon? Het is onmogelijk om er vanaf te komen. Maar in plaats van dat kleine meldingsnummer (dat steeds hoger en hoger wordt) u te laten benadrukken, kunt u de manier waarop u ermee omgaat eenvoudig veranderen.
Hier zijn vier methoden die ik heb geleerd om me te helpen een beetje meer gezond te blijven.
1. Laat uw telefoon berichten aan u lezen
Overweeg Talkler om uw woon-werkverkeer volledig te benutten. Het is een app die je e-mails aan je voorleest. En daar stopt het niet alleen, u kunt ze ook verwijderen terwijl u verdergaat of antwoorden met opnames. Dat betekent dat u beide handen aan het stuur kunt houden (of de metrostang vasthoudt) en toch productief kunt zijn op weg naar het kantoor. En goed nieuws: het werkt op uitwisselingsplatforms en de meeste e-mailproviders van bedrijven.
2. Lees en handel meteen
Stel je dit voor: je staat in de rij te wachten op koffie. Dus je gluurt naar je e-mail, maar dan, voordat je zelfs maar kunt lezen, is het jouw beurt om te bestellen. Dan kijk je opnieuw terwijl je wacht om het op te pakken - elke keer dezelfde woorden opnieuw te lezen. Maar je hebt natuurlijk nooit tijd om te reageren, dus controleer je dezelfde e-mail als je terugkomt op je kantoor.
E-mails steeds opnieuw lezen, bespaart u geen tijd. In plaats daarvan, ervan uitgaande dat het niet urgent is, verplaats ik berichten waarvoor reacties nodig zijn naar een map met de naam 'e-mailtaken'. Als de vereiste actie door iemand anders in uw team moet worden afgehandeld, stuur ik het bericht daar meteen door. En als het bericht geen actie vereist, verwijder ik het onmiddellijk of archiveer ik het. Als je geen tijd hebt voor een van de bovenstaande stappen, leg je telefoon dan even weg.
3. Stel filters in
Naast alles zelf archiveren, moet u ook de tijd nemen om een systeem in te stellen dat uw berichten automatisch in specifieke mappen filtert. (Als je hulp nodig hebt om aan de slag te gaan, bekijk dan dit of dit). Er is geen reden voor u om bedrijfsbrede e-mails handmatig te sorteren op basis van urgente notities wanneer uw telefoon gereed is om als uw persoonlijke assistent te fungeren. Hoewel ik je aanbeveel deze in het algemeen te doen, maakt het echt een wereld van verschil op je telefoon, omdat je probeert inkomende e-mail echt te minimaliseren.
4. Maak een speciale e-mailhandtekening
Uw mobiele e-mailhandtekening kan zowel een poortwachter als een zondebok zijn. Als u duidelijk maakt dat u een telefoon gebruikt, worden de verwachtingen van de andere persoon beheerd. Het waarschuwt hen dat typefouten waarschijnlijk autocorrectie zijn en dat u geen bijlage kunt verzenden die op uw bureaublad staat.
Dit is geen excuus om 'ur' of 'me 2' te typen, maar een verklaring als u een kleine fout maakt. Je kunt gaan met de basis: 'Excuseer elke typefout. Dit is een snelle mobiele reactie, 'of nog bondiger, ' verzonden vanaf mijn telefoon '.
Zelfs als u net een van deze methoden gaat gebruiken, ziet u een onmiddellijke verbetering met hoe u reageert op inkomende e-mails. Plots, in plaats van je gestrest te voelen wanneer er iets anders in je inbox komt, kun je gewoon doorgaan, wetende dat er een sterk systeem aanwezig is.
