Hoeveel tijd we ook besteden aan het optimaliseren van onze inbox - van batchcontroleberichten tot het toevoegen van toeters en bellen - e-mail neemt ons leven over. Kijkend naar mijn statistieken van vorige maand, ontving en verwerkte ik meer dan 10.000 e-mails (eek!), Dus het vinden van de juiste manier om al deze online correspondentie te beheren is van cruciaal belang geweest voor mijn dagelijkse gezond verstand.
Het blijkt echter dat de "juiste manier" om e-mail te beheren sterk afhankelijk is van uw persoonlijke stijl. Ik heb enkele van de meest populaire en succesvolle strategieën verzameld, zodat u kunt beslissen welke het beste bij u past:
1. LIFO: Last In First Out
Deze techniek is gebaseerd op het laten omgaan met de oude dingen. Het is de meest gebruikelijke manier waarop mensen omgaan met hun inbox en e-mail van boven naar beneden doorlezen (ook bekend als de meest recent ontvangen e-mail).
Dit is zeer handig en intuïtief, maar er zijn twee primaire risico's van deze strategie. Het eerste risico is dat u waarschijnlijk een inconsistent reactievermogen krijgt. Op dagen dat je veel tijd hebt om aan e-mail te besteden, reageer je razendsnel op contacten. Op dagen dat u bezig bent en in vergaderingen, zult u berichten opstapelen en begraven worden onder nieuwere e-mails.
Het tweede risico is dat je goede kansen misloopt omdat je niet op tijd hebt opgevolgd. Als u ervoor kiest om deze strategie te gebruiken, maar deze risico's wilt beperken, raad ik aan om één of twee keer per week een uur of twee te blokkeren waarin u overschakelt naar de omgekeerde chronologische benadering (hieronder handig weergegeven). Op deze manier ruim je al het oude op dat belangrijk kan zijn.
2. Omgekeerde chronologische
Het tegenovergestelde van LIFO, een omgekeerde chronologische benadering betekent eerst de oudste e-mails behandelen. Als u Gmail gebruikt, kunt u de sortering van uw inbox wijzigen door op de e-mailteller in de rechterbovenhoek te klikken.
Met deze strategie wordt u vaak geconfronteerd met hardere e-mails die u hebt uitgesteld, wat geweldig is voor chronische uitstelers. Er is echter een nadeel aan deze strategie. Als u ergens werkt waar u voortdurend dringende e-mails ontvangt die echt meteen moeten worden beantwoord, kan het riskant zijn om een omgekeerde chronologische benadering te volgen. Dat gezegd hebbende, je kunt deze strategie zeker tijdens de echte werkdag combineren met LIFO als dat het geval is.
3. Yesterbox
Beroemd gebruikt door Zappos CEO Tony Hsieh, is de Yesterbox-techniek gericht op het omgaan met alle e-mail die je gisteren hebt ontvangen. Hsieh legt uit:
“Je 'te doen' lijst is elke dag gewoon de e-mailinbox van gisteren (vandaar 'Yesterbox'). Het mooie hiervan is dat als je 's ochtends opstaat, je precies weet hoeveel e-mails je moet doorlopen, er een gevoel van vooruitgang is wanneer je elke e-mail van gisteren verwerkt en uit je inbox verwijdert, en er is eigenlijk een punt wanneer je geen e-mails meer hebt om te verwerken van gisteren. Er is eigenlijk een gevoel van voltooiing als je klaar bent, wat geweldig is. ”
Dit is een geweldige strategie voor iedereen die het gevoel heeft voortdurend in e-mail te verdrinken. Hoewel ik aanbeveel om zijn hele handleiding te lezen, is het beste deel zeker de hoeveelheid controle die je over je inbox terugkrijgt. In tegenstelling tot andere methoden, blijft uw doelwit hetzelfde als de dag vordert en zult u na verloop van tijd een beter inzicht krijgen in hoe lang e-mail u zal kosten om door te komen. Heb je gisteren 25 e-mails ontvangen? OK, dat kan iets meer dan een uur duren. Heb je een grote dag met 70 binnenkomende e-mails? U kunt vooruit plannen en extra tijd blokkeren om het volume te beheren.
4. Inbox Nul
Een term bedacht door Merlin Mann, Inbox Zero is een e-mailstrategie waarmee het doel is om je inbox altijd 100% leeg te houden. Dit heeft een aantal grote voordelen: alles wordt altijd afgehandeld en u verspilt geen tijd aan het opnieuw lezen van een e-mail voor de derde keer voordat u daadwerkelijk actie onderneemt. Deze strategie is goed voor Type-A lijstmakers (zoals ik!) Die graag volledige controle hebben over hun inbox. Maar uit mijn ervaring is het gemakkelijk om je inbox je leven te laten dicteren als je dit te ver gaat. Pro-tip: koppel Inbox Zero aan Boomerang voor Gmail, een app waarmee je berichten uit je inbox kunt bewaren tot de datum en tijd van je keuze, zodat je kunt kiezen tussen beantwoorden en vertragen voor later, indien nodig.
Als je het voor de eerste keer probeert, raad ik aan om de weeklange uitdaging van Lily Herman te bekijken om bij Inbox Zero te blijven voordat je begint.
Na elke methode te hebben geprobeerd, kan ik met zekerheid zeggen dat het bij het kiezen van een strategie draait om het matchen van uw persoonlijke voorkeuren met alle gewoonten die u wilt aanmoedigen (of ontmoedigen). Misschien vindt u dat mixen en matchen het beste voor u werkt. Ik ging lang in Inbox Zero en heb besloten dat de stress om die laatste paar dingen gedaan te krijgen het niet waard was. Maar ik houd mijn inbox onder de 20 e-mails tegen de tijd dat ik elke nacht naar bed ga - net kort genoeg zodat ik ze allemaal op mijn scherm kan zien voor een snelle controle dat er niets door de kieren is gevallen. Zolang je geen slaaf bent van je inbox en iemand die iets van je moet horen, tijdig antwoord krijgt, wie moet het beoordelen?
