E-mail. Ik kan er niet mee leven. Zonder dit kan je werk niet gedaan worden. Heb ik gelijk?
Vorig jaar hebben we meer dan 2, 5 miljard e-mails verzonden. En hier is het slechte nieuws. Ondanks een goede hoeveelheid walging, zal dat aantal alleen maar groeien. Het volume is een probleem, net als de tijd die u eraan besteedt. Sterker nog, rapporten zeggen dat je het ongeveer 36 keer per uur controleert. 36 keer. In een enkel uur.
Zodra je begint te dabbelen met wat er in je inbox zit, duurt het ongeveer 16 minuten om je aandacht weer op je andere werk te richten. Oh, en als je een document nodig hebt dat ergens in je e-mail is begraven, kost het ongeveer twee minuten om het te vinden. Reken maar: dit levert al snel een plaag op voor uw productiviteit.
Je hebt het nodig om je werk te doen. Je kunt het niet zomaar weggooien als een slechte gewoonte. Het is ongetwijfeld iets waar u sterk op vertrouwt om informatie, goedkeuring of antwoorden van collega's te krijgen, zodat u uw werk kunt voltooien.
Maar als je niet duidelijk hebt wat je van anderen wilt wanneer je e-mail verzendt, of als je geen goede vragen stelt, moet je dat 36 keer per uur onthouden? Ja, kijk maar hoe die schatting aanzienlijk stijgt. Ik betwijfel of dat aantrekkelijk lijkt. Hier zijn vier tips die u kunt gebruiken om uw uitwisselingen te minimaliseren en te versnellen en beter dan ooit te communiceren.
1. Verduidelijk uw vraag
Heb je ooit een idee naar een collega gegooid en eindigde met "Gedachten?" Als je doel is om input van iemand te krijgen voor een dringende deadline, projectrichting of een aanbeveling over opties, moet je hem iets meer geven specifiek om mee te werken. Hij wil tenslotte niet meer tijd besteden aan het ontcijferen van uw bericht dan u wilt besteden aan het lezen van zijn antwoord.
Als u zojuist een plan hebt gestuurd dat actie vereist, bijvoorbeeld, in plaats van te eindigen met het open en vage, “Gedachten?” Stel dan een specifieke vraag, zoals: “Wat is er nodig om dit plan volgende week realistisch uit te voeren ? Laat het me weten als ik iets kan doen om het zo snel mogelijk op gang te brengen. ”Je collega kan snel en direct reageren en je krijgt een veel betere respons.
2. Snijd naar de Chase
Sarah, het type A-projectlid waarmee je vaak werkt, wil alles weken van tevoren. Ze is er weer aan toe. U krijgt een e-mail voor een te leveren met een belachelijk korte deadline. Je bent gefrustreerd en verleid om te antwoorden met: "Kun je me meer tijd geven aan dat project?" In de hoop dat we opnieuw over de deadline zullen onderhandelen. Als je dat doet, zijn er nog een half dozijn reacties nodig om de tijdlijn alleen op te lossen.
Vertel in plaats daarvan uw collega wat u kunt doen en laat het daarbij. “Hé Sarah, ik heb nu drie andere prioritaire projecten in mijn wachtrij. Ik zal dit aan het einde van de dag aanstaande donderdag hebben gedaan. Als ik het sneller voor elkaar krijg, laat ik het je weten. Bedankt voor je geduld. 'Boem. Gedaan.
3. Stop met het vragen
Sommige berichten genereren onnodige e-mail omdat u ongewild reacties uitnodigt. Om dat te voorkomen, stop met sluiten: "Is dit logisch voor u?" Zeg liever: "Laat het me weten als u vragen hebt." Als de ontvanger een vraag heeft, laat hij het u weten; anders weet hij dat er geen reactie nodig is.
Je kunt ook afsluiten met zoiets als: "Laat het me weten als we hier niet op zijn afgestemd" of "Laat het me weten als je hier verder over wilt praten." Deze beknopte taal maakt duidelijk dat het gesprek is afgesloten tenzij er een probleem aan het einde van de ontvanger.
4. Verwaarloos de titel niet
De onderwerpregel van uw bericht is efficiency goud. Gebruik dat onroerend goed om uw lezer duidelijk te maken hoeveel aandacht hij moet besteden en wanneer. Ga naar die overtollige e-mails bij de pas.
Gebruik uw titel om urgentie, het te leveren product en de tijdlijn aan te geven. Een titel kan bijvoorbeeld als volgt luiden: "Actie nodig vóór vrijdagmiddag | Acme-project volgende week. ”
Nu weet uw lezer dat dit enige aandacht zal vereisen. Ze is zich ervan bewust dat er een deadline is om te reageren en te werken waar ze zich volgende week op moet richten. Die ene, concrete uitspraak voorkomt een hoop heen en weer.
Gegeven hoeveel tijd en aandacht e-mail vereist, zowel als afzender als ontvanger, kunt u zien hoe een paar eenvoudige technieken u kunnen helpen berichten te verzenden die in ruil daarvoor minder antwoorden genereren en de algehele communicatie tussen u en uw collega's of klanten verbeteren . Zou dat niet cool zijn? Wanneer u uw communicatie superefficiënt maakt, zult u niet alleen meer controle over uw inbox voelen, maar ook uw collega's zullen waarderen hoe efficiënt u hen ook helpt.
Maar houd er rekening mee dat het soms het beste is om het gesprek offline te halen. Als vuistregel geldt dat als u het probleem niet in drie e-mailuitwisselingen kunt oplossen, of er miscommunicatie optreedt vanwege een te lange discussie, een live gesprek moet voorstellen zodat u de kwestie snel kunt oplossen.
