Een databasetabel is waar uw actuele informatie wordt opgeslagen. Rapporten is wat Microsoft Access voor ons beter maakt zien die gegevens, zoals voor presentaties, afdrukbare indelingen, managementrapporten, of zelfs als een eenvoudige samenvatting van wat de tabellen weergeven.
In een rapport kunnen headersecties worden gebruikt voor titels of afbeeldingen die samenvatten wat een kolom vertegenwoordigt en elk rapport heeft een detailsectie nodig die de zichtbare gegevens uit de database bevat. Voetteksten zijn ook een optie, die de gegevens uit de detailsectie samenvat of die paginanummers beschrijven.
Groepskoppen en voetteksten zijn toegestaan, dit zijn afzonderlijke aangepaste gebieden waar u uw gegevens kunt groeperen.
Hieronder vindt u instructies voor het automatisch maken van rapporten met professionele opmaak vanuit onze database-informatie. Het is slechts een paar knoppen verwijderd.
Hoe een rapport te maken in MS Access
De stappen voor het maken van MS Access-rapporten zijn een beetje anders afhankelijk van de versie van Access die u gebruikt:
Microsoft Access 2016
-
Open de toegang tot de tabel met een tabel in Access creëren menu en kies vervolgens de Verslag doen van knop van de rapporten sectie.
-
Let op de Tools voor rapportlay-out sectie nu zichtbaar bovenaan Microsoft Access:
- Ontwerp: Groepeer en sorteer elementen in het rapport, voeg tekst en links toe, voeg paginanummers in en wijzig onder andere de eigenschappen van het blad.
- Regelen: Pas de te stapelen lijst, in tabelvorm, enz. Aan; verplaats rijen en kolommen naar boven of naar links en naar rechts; kolommen en rijen samenvoegen en splitsen; controle over de marges; en breng elementen naar de "voorkant" of "achterkant" in een layering-formaat.
- Formaat: Bevat reguliere tekstverwerker-opmaaktools zoals vet, cursief, onderstrepen, tekst- en achtergrondkleur, nummer- en datumnotatie, voorwaardelijke opmaak, etc.
- Pagina instellingen: Hiermee kunt u de algehele grootte van de pagina aanpassen en schakelen tussen landschap en portret.
-
Dat is het!
Microsoft Access 2010
Zie Rapporten maken in Microsoft Access 2010 als u Access 2010 gebruikt.
Microsoft Access 2000
Voor deze zelfstudie die alleen relevant is voor MS Access 2000, gebruiken we de voorbeelddatabase van Northwind. Zie Hoe u de Noordenwind-voorbeelddatabase installeert voordat we beginnen als u deze database nog niet hebt.
-
Nadat u Northwind hebt geopend, wordt het hoofddatabasemenu weergegeven. Ga je gang en klik op de rapporten selectie om een lijst met de verschillende rapporten van Microsoft in de voorbeelddatabase te zien.
- Als u wilt, dubbelklikt u op een paar hiervan en krijgt u een idee van hoe rapporten er uitzien en van de verschillende soorten informatie die ze bevatten.
-
Als u tevreden bent met uw nieuwsgierigheid, klikt u op de nieuwe knop en we beginnen met het maken van een nieuw rapport.
-
In het volgende scherm dat verschijnt, wordt u gevraagd om de methode te selecteren die u wilt gebruiken om het rapport te maken. We gaan de gebruiken Rapportwizard die ons stap voor stap door het creatieproces zal leiden.
- Nadat u de wizard onder de knie hebt, wilt u misschien teruggaan naar deze stap en de flexibiliteit verkennen die de andere methoden bieden.
-
Voordat we dit scherm verlaten, willen we de bron van gegevens kiezen voor ons rapport. Als u informatie uit een enkele tabel wilt ophalen, kunt u deze selecteren in de vervolgkeuzelijst. Als alternatief kunnen we voor complexere rapporten kiezen om ons rapport te baseren op de uitvoer van een query die we eerder hebben ontworpen.
- Voor ons voorbeeld zijn alle gegevens die we nodig hebben, opgenomen in de werknemers tabel, dus kies deze tabel en klik op OK.
-
U bent klaar!
