Er zijn een aantal manieren om een formulier in Microsoft Access 2013 naar een rapport te converteren. Als u een rapport wilt dat precies op het formulier lijkt, is het proces uiterst eenvoudig. Als u na de conversie de gegevens wilt kunnen manipuleren, is de inspanning slechts iets meer betrokken.
Redenen om een Access 2013-formulier naar een rapport te converteren
- De meest voorkomende reden om een formulier naar een rapport te converteren, is om iets te maken dat gemakkelijk kan worden afgedrukt met alle gegevens die een rapport kan bieden.
- Formulieren geven alles weer dat is ingevoerd voor records, zodat u kunt zien wat er is ingevoerd en welke (indien aanwezig) velden grijs werden weergegeven. Formulieren geven een idee van hoe gebruikers informatie invoeren. Als u een duidelijk patroon van fouten, ontbrekende informatie of dubbele gegevens ziet, kunt u een rapport afdrukken met de bron van de gegevensinvoer en krijgt u een zo goed mogelijk beeld van wat er mis is gegaan en waar.
- Andere keren wilt u misschien de manier waarop dingen in het rapport verschijnen en wilt u met de gegevens kunnen werken op een manier die u of uw publiek al kent. Werken aan een bewerkbaar rapport maakt de gegevens presentabel voor diavoorstellingen, conferenties en hand-outs.
Verschillende soorten conversies
Er zijn twee primaire manieren om een formulier in een rapport te converteren:
- Een waarin de gegevens statisch zijn en worden weergegeven zoals u deze wilt afdrukken
- Een waarin de gegevens actief zijn en die kunnen worden gemanipuleerd om het rapport zo in te delen als u wilt voordat het wordt afgedrukt
Hoewel het duidelijk is waarom u statische gegevens vanuit een formulier wilt afdrukken, is het minder voor de hand liggend waarom u de gegevens wilt kunnen manipuleren. Gezien de hoeveelheid tijd die het kost om een formulier te maken in vergelijking met het maken van een rapport, is de kans groot dat het formulier presentabel is, maar je wilt niet de manier wijzigen waarop het alleen voor één rapport eruit ziet. Als u alleen de gegevens opnieuw wilt indelen, kunt u met Microsoft Access 2013 het geconverteerde formulier manipuleren zodat het rapport er precies zo uitziet als u het nodig heeft om te kijken zonder veel tijd te besteden aan het opnieuw maken van het formulier als een rapport.
Een formulier converteren voor afdrukken
Het proces voor het converteren van een formulier, zodat u het als een rapport kunt afdrukken, is relatief eenvoudig.
- Open de database met het formulier dat u wilt gebruiken.
- Open het formulier dat moet worden geconverteerd.
- Ga naarhet dossier> Opslaan als > Object opslaan als.
- Ga naar het gedeelte genaamd Sla het huidige databaseobject op en klik op Object opslaan als.
- Voer de naam in voor het rapport hieronder Sla 'Campaign List Subform' op naar: in het pop-upvenster.
- Verandering Zoals van Het formulier naar Verslag doen van.
- Klik OK om het formulier als een rapport op te slaan.
Open het rapport en controleer het om ervoor te zorgen dat het wordt weergegeven zoals u het wilt voordat u het afdrukt. Als u klaar bent, klikt u op Rapport onder objecten onder Database en selecteer het rapport.
Een formulier converteren naar een rapport dat kan worden gewijzigd
Het converteren van een formulier naar een rapport dat u kunt wijzigen, is slechts iets gecompliceerder omdat u moet weten in welke weergave u zich bevindt wanneer u het rapport opslaat.
- Open de database met het formulier dat u wilt gebruiken.
- Klik met de rechtermuisknop op het formulier dat u wilt converteren en klik op Ontwerpweergave.
- Gaan het dossier> Opslaan als > Object opslaan als.
- Ga naar het gedeelte genaamd Sla het huidige databaseobject op en klik op Object opslaan als.
- Voer de naam in voor het rapport hieronder Sla 'Campaign List Subform' op naar: in het pop-upvenster.
- Verandering Zoals van Het formulier naar Verslag doen van.
- Klik OK.
U kunt nu het rapport aanpassen zonder helemaal opnieuw te beginnen of een nieuwe versie van het formulier op te slaan. Als u van mening bent dat de nieuwe look de permanente uitstraling moet krijgen, kunt u het formulier bijwerken zodat het overeenkomt met de wijzigingen die u in het rapport hebt aangebracht.
