E-mailetiquette is lastig. Hoe weet je of je vervelend bent? Heeft dat laatste uitroepteken ervoor gezorgd dat je van enthousiast klonk naar klinkend klinkend? Is uw bericht overbodig? Wordt het zelfs geopend als u het na 17.00 uur verzendt?
Maar voordat je tijd besteedt aan het bespreken of je een emoticon moet opnemen of de beste en slechtste momenten van de dag moet onderzoeken om een bericht te sturen, weet dan dat er iets anders is dat je e-mail volledig zou kunnen ondermijnen: je woorden. (Dun dun dun.)
Hier zijn vijf woorden waardoor je minder zelfverzekerd en onzekerder over jezelf klinkt dan je je zelfs realiseert. Dus doe jezelf een plezier en laat ze vallen.
1. Gewoon
Amanda Hesser en Merrill Stubbs, mede-oprichters van Food52, hebben ooit opgemerkt dat het toevoegen van "alleen" aan uw e-mails u minder zelfverzekerd maakt. Na het bekijken van eerdere e-mails die ik heb verzonden, moet ik het daar echt mee eens zijn.
Het zeggen van dingen als, "Gewoon inchecken" of "Ik wilde gewoon een vraag stellen" minimaliseert uw verzoek. Je incheckt niet alleen ; je bent een belangrijk persoon die het verdient te weten wat er aan de hand is! Laat het extra woord vallen en check in als een baas.
2. Hopelijk
"Hopelijk" is een ander woord waarvan ik me niet realiseerde dat het de effectiviteit van een e-mail enorm kon belemmeren totdat iemand mij er expliciet op wees. "Je hoeft nergens op te hopen, " vertelde een mentor me eens. "Mensen moeten gewoon dingen gedaan krijgen."
Zie het op deze manier: als je iemand vertelt dat je hopelijk iets voor de deadline hebt gedaan of dat hopelijk dingen zullen werken, laat je onbewust zien dat je geen controle hebt over een situatie. Of erger nog, dat je onbetrouwbaar bent.
3. eigenlijk
"Eigenlijk" wordt langzaam de nieuwe "letterlijk" of "eigenlijk" in e-mails, met mensen die het gooien waar het stilistisch gezien niet logisch is. Ik besefte niet hoe problematisch dit was totdat ik een e-mail ontving van een publicist die het woord driemaal gebruikte in een e-mail van vijf zinnen (een daarvan was die gehate zin "maar eigenlijk"), en alle drie de keren waren totaal overbodig ! Onnodig te zeggen dat ik eigenlijk geen idee heb wat ze probeerde te promoten omdat ik zo afgeleid werd.
4. Soort van
Deze is vrij eenvoudig: het gebruik van "soort" (of "soort") in een e-mail komt vaag of dubbelzinnig over, alsof je niet helemaal begaat of geen idee hebt wat er aan de hand is. En als dat inderdaad zo is? Verduidelijk de situatie voordat u de e-mail start.
5. Sorry
Toen ik verschillende professionele contacten en collega's vroeg welk woord ze het meest onnodig vinden in e-mails, wezen ze er bijna allemaal op "sorry", waarbij ze verklaarden dat 99% van de tijd geen excuses nodig zijn. (Denk: "Sorry, ik kan maandag niet doen - werkt dinsdag?") En eerlijk gezegd, als je echt iets verkeerd hebt gedaan, moet je de telefoon opnemen en sorry zeggen zoals je het meent.
Je zult misschien niet in staat zijn om elk stukje e-mailetiquette vast te leggen (er zijn zoveel veronderstelde "regels"!), Maar door een paar onnodige woorden weg te doen, laat je je berichten onmiddellijk meer gepolijst, duidelijk en zelfverzekerd klinken. Dat is alles waar je echt om kunt vragen, toch?
