Er zijn heel weinig productiviteitstechnieken die ik niet heb geprobeerd in mijn pogingen om beter, sneller en slimmer te werken.
Dagelijkse meditatiesessies? Ik heb het geprobeerd. (En heb het volgehouden - het is een grote ontstresser.)
"Geen vergadermaandagen"? Ik heb het geprobeerd. (En vind het geweldig - zolang al uw teamleden 100% achter u staan.)
Gestructureerde uitstel? Dat ook geprobeerd - het is mijn nieuwe favoriete manier om door mijn takenlijst te komen.
Ja, dankzij al deze experimenten heb ik een aantal geweldige gewoonten in mijn dagelijkse routine opgenomen. Maar ik heb ook veel zogenaamde 'productiviteitshacks' ontdekt die niet zo goed werken - gewoonten die ervoor kunnen zorgen dat je nog minder gedaan krijgt. Zoals deze vijf: als je het meeste uit je tijd wilt halen, laat je ze zo snel mogelijk vallen.
1. Non-stop werken totdat je klaar bent
Hoe vaak heb je achter je computer gezeten en tegen jezelf gezegd dat je pas zou opstaan als je door je takenlijst was gegaan?
Schuldig. In feite was dat mijn go-to-strategie toen het werk gek werd. Maar volgens een analyse door DeskTime, een tijdregistratie-app, maakt het koppelen van jezelf aan je bureau je eigenlijk minder efficiënt.
"De meest productieve mensen werken 52 minuten per keer in sprints en pauzeren vervolgens 17 minuten", zegt Julia Gifford, die de studie hielp uitvoeren. Gifford legt uit dat het geheim tijdens de sprint intens wordt geconcentreerd en tijdens de pauze volledig wordt uitgeschakeld. Deze cadans helpt je om zoveel mogelijk gedaan te krijgen, terwijl het risico dat je opbrandt, wordt beperkt.
Dus de volgende keer dat u een waanzinnig lange takenlijst hebt, probeert u deze aan te pakken met frequente pauzes tussen taken. Op de lange termijn zul je waarschijnlijk sneller eindigen.
2. Reageren op e-mails onmiddellijk
Volledige openbaarmaking: ik ben het slechtst in het negeren van mijn inbox nadat ik het kantoor verlaat. (Ik controleer mijn e-mail soms midden in de nacht als ik wakker word om naar de badkamer te gaan. Het is niet goed.)
Als ik constant op de hoogte ben, heb ik het gevoel dat ik overal bovenop blijf, maar uit onderzoek blijkt dat ik mezelf geen gunsten doe. Een twee weken durende studie van de Universiteit van British Columbia vond een directe relatie tussen hoe vaak mensen hun e-mail controleerden en hoe gestrest ze waren.
Waarom? De onderzoekers noemen e-mail een 'eindeloze takenlijst'. Zelfs als je tijdelijk wordt ingehaald, duurt dat nooit lang - de gemiddelde persoon ontvangt immers 90 e-mails per dag en stuurt 33.
Deze e-mailgerelateerde stress veroorzaakt ongeluk, wat op zijn beurt de productiviteit vermindert. En als u minder gedaan krijgt, bent u waarschijnlijk nog meer gestrest. Om de vicieuze cirkel te stoppen, heb ik mijn zakelijke e-mail van mijn telefoon verwijderd, dus ik kan het niet meer controleren als ik het kantoor verlaat. Als dat geen optie voor u is, probeer dan deze andere trucs om te stoppen met obsessief controleren van uw e-mail.
3. Gebruik van vele apps
Wanneer u uw efficiëntie probeert te verhogen, is het verleidelijk om te denken dat een nieuwe app het antwoord is. Je wilt ervoor zorgen dat je je doelen haalt, dus download je een tool om je voortgang bij te houden. U wilt georganiseerd blijven, dus u probeert projectbeheersoftware.
Voor je het weet, staan je apparaten boordevol apps, maar je bent niet productiever geworden. (Omdat deze apps meestal met leercurven worden geleverd, verspilt u misschien zelfs tijd!
De realiteit is dat een app het beste werkt wanneer u eerst een solide systeem hebt - een systeem dat de app vergroot, niet vervangt. Toen ik bijvoorbeeld worstelde met timemanagement, vond ik het erg nuttig om mijn takenlijst opnieuw te ordenen, waarbij taken op prioriteit en deadline werden geprioriteerd. Toen ik er eenmaal achter kwam dat dit voor mij werkte, koos ik een takenlijst-app waarmee ik een prioriteitsniveau aan elk item kon toevoegen, die me precies liet zien hoe belangrijk elke taak in mijn pijplijn was.
Het maakte een enorm verschil. Maar hoewel de app zeker hielp, kwam het proces eerst.
Als het gaat om dingen gedaan te krijgen, zijn de medewerkers van Epsilon meesters - bekijk banen bij Epsilon en kijk wat u kunt leren.
4. Vroeg wakker worden
Je hebt waarschijnlijk gehoord dat het eenvoudig is om een extra uur uit je dag te knijpen: stel je alarm 60 minuten eerder in dan normaal.
Hoewel 'vroeg opstaan' misschien een populair stukje productiviteitsadvies is, houdt het niet stand als uw verschoven schema leidt tot slaapgebrek. (Wat, zoals je waarschijnlijk al eerder hebt gehoord, schadelijk is voor je korte- en langetermijngeheugen, concentratievermogen, beslissingsvermogen, wiskundige verwerking en cognitieve snelheid.)
Natuurlijk kun je genoeg ogen dicht krijgen door een uur eerder naar bed te gaan - maar ons lichaam laten wennen aan een nieuwe routine is vaak gemakkelijker gezegd dan gedaan; plus dan heb je jezelf niet echt extra tijd gegeven.
Hoewel het soms nodig is om laat op te staan of vroeg op te staan om een project te doorlopen, is het geen realistische strategie om de efficiëntie op de lange termijn te vergroten. Zorg voor voldoende aandacht en je krijgt meer werk gedaan, beter op de lange termijn.
5. Jezelf dwingen om de nieuwste productiviteitstrucs te gebruiken
Vroeger begon mijn manager haar ochtend met het beantwoorden van e-mails, het verzenden van teamupdates, het inchecken met haar rapporten - met andere woorden, kleine, relatief weinig moeite doende taken die haar later op de dag een impuls gaven voor de grotere taken.
Toen ontdekte ze ongelooflijk populair dat Brian Tracy de kikkermethode at. Ze begon eerst haar moeilijkste taak aan te pakken, die zou moeten leiden tot uitstelgedrag en je een superproductief gevoel geven.
De resultaten waren verschrikkelijk. Ze werd nu rond het middaguur moe in plaats van 17.00 uur. Dat betekende dat ze moeite had om aan de kleine taken op haar lijst te komen, om nog maar te zwijgen van het runnen van vergaderingen en het zijn van de persoon van ons team.
Iedereen was blij toen ze terugschakelde.
Dus, betekent dit dat je je grootste taken tot na de lunch moet bewaren? Nee. Ik ben eigenlijk een grote fan van het eten van de kikker: het werkt perfect voor mij, omdat mijn energieniveaus het hoogst zijn in de ochtend.
De afhaalmaaltijden: kies de methode die overeenkomt met uw persoonlijke werkstijl. Proberen jezelf te dwingen tot een niet-compatibel proces zal niet werken.
Tientallen productiviteitsexperimenten later, heb ik geleerd dat het belangrijkste is om je resultaten bij te houden. Zelfs als een tip of truc goed klinkt (hallo, vroeg wakker worden), past het misschien niet bij uw werkvoorkeuren - en kan het zelfs uw efficiëntie schaden. De enige manier om het zeker te weten, is door het te laten ronddraaien en te begrijpen wat echt voor u werkt.
