Ik weet niet hoe het met jou zit, maar soms word ik wakker en heb ik het gevoel dat ik mijn dag doorbreng met proberen niet in mijn inbox te verdrinken. Uiteraard is dit geen probleem waar ik alleen voor sta; bijna elke professional die ik ken, worstelt met het doornemen van zijn of haar berichten.
Er is echter goed nieuws: er zijn zeker manieren om je inbox beter beheersbaar te maken - en om er een paar te vinden ging ik rechtstreeks naar de experts. Hieronder staan de gewoonten die vijf van de drukste mensen ter wereld gebruiken om hun e-mails te veroveren. Kijk welke u kunt gebruiken om uw strategie te verbeteren.
1. Ze reageren snel
Eric Schmidt, de uitvoerend voorzitter van Google, heeft een schijnbaar contra-intuïtief advies: reageer snel op e-mails in uw inbox. Hij verklaart zijn reden om dit te doen op VentureBeat :
Er zijn mensen die erop kunnen vertrouwen dat ze snel op e-mails reageren, en degenen die dat niet kunnen. Probeer een van de eersten te zijn. De meeste van de beste - en drukste - mensen die we kennen reageren snel op hun e-mails, niet alleen voor ons of voor een select aantal afzenders, maar voor iedereen.
Hoewel je niet per se op elke e-mail hoeft te antwoorden binnen drie minuten nadat deze in je inbox is verschenen, noteer je hoe lang het echt zou duren. Als u denkt dat een bericht slechts een antwoord van 30 seconden of twee woorden bevat, beantwoord het dan gewoon terwijl u het leest. Als het een langere reactie vereist, stuur dan snel een e-mail terug om de persoon te laten weten dat je het hebt gezien en wanneer je zult reageren. Je krijgt meteen wat street cred voor je respect en attentheid.
2. Ze maken e-mail leuk
Voormalig Facebook-exec en oprichter van mediabedrijf Randi Zuckerberg heeft advies per e-mail waardoor je de chips en guacamole wilt doorbreken: organiseer een inbox-opruimfeestje met een paar van je collega's of vrienden.
Haal de wijn tevoorschijn, blaas een geweldige afspeellijst uit, kijk uit hoe je een hekel hebt aan verdrinking in e-mail - en concentreer je dan de komende uren op het opruimen van zoveel mogelijk berichten, terwijl je grappige berichten deelt of pro-tips die je ontdekt onderweg.
Je inbox doorlopen hoeft niet alleen in stilte op kantoor gedaan te worden; het kan eigenlijk een vreemde collectieve ervaring zijn die u en uw collega's mogelijk samenbrengt (want wie houdt er niet van om e-mail te haten?).
Oh, en sla natuurlijk de alcohol over als je van plan bent om op berichten te reageren en ze niet alleen in de prullenbak gooit. Of neem het advies van Jen Dziura op en schrijf wat moeilijkere e-mails terwijl je aangeschoten bent, maar sla ze dan op als concepten en lees ze de volgende dag voordat je daadwerkelijk op 'verzenden' klikt.
3. Ze plannen de tijd 'Geen e-mail'
Neem een pagina uit het speelboek van een van de leiders van de vrije wereld, Barack Obama: je persoonlijke tijd is heilig, dus besteed het niet voor altijd aan een zoektocht naar inbox nul. Zoals gemeld door 99U:
De president heeft drie momenten in zijn schema die ongetwijfeld van hem zijn: de ochtendtraining, zijn diner met zijn dochters en de nacht nadat zijn familie in slaap valt.
Hoewel het misschien eenvoudig lijkt om nog een e-mail in te drukken buiten de openingstijden, maak er een gewoonte van om nee te zeggen. Er zullen altijd e-mails zijn om te beantwoorden en mensen die beweren dat hun berichten urgent of belangrijk zijn. Die lijn trekken betekent dat je productiever bent wanneer je daadwerkelijk aan de slag moet.
4. Ze gebruiken het om zich te organiseren
Hoewel ik niet per se je inbox als je takenlijst zou aanbevelen, heeft LearnVest-oprichter Alexa von Tobel wel een uitzondering op deze regel die ze met Lifehacker heeft gedeeld:
Ik heb ook de gewoonte om mezelf notities te e-mailen, omdat ik in mijn inbox woon. Op zondagavond ga ik zitten en maak ik een lijst van alles wat de volgende week moet gebeuren. Ik stuur mezelf een e-mail zodat ik gemakkelijker kan slapen (de taken zijn uit mijn hoofd), en ik kan er zeker van zijn dat de lijst in de ochtend op me wacht.
Door je takenlijst op te stellen wanneer je nog steeds alles aan je hoofd hebt (in plaats van 's ochtends als je slaperig of suf bent), maak je een ander deel van je dag vrij om te worden besteed aan echte projecten in plaats van te plannen wat je' ga het doen.
5. Ze krijgen 's ochtends een voorsprong
Tal van drukke mensen, zoals AOL CEO Tim Armstrong en Virgin Money CEO Jayne-Anne Gadhia, beginnen hun dagen door hun inbox te halen. Gadhia heeft daar een goede reden voor:
Het eerste wat ik doe is mijn e-mails bekijken en openstaande vragen beantwoorden. Ik kan er niet tegen als ik het niet gedaan heb!
Natuurlijk moet je de hele dag door tijd doorbrengen met het ontvangen van e-mails, maar een voorsprong hebben kan het gemakkelijker maken en je bewust maken van de dingen die je moet doen zodra je op kantoor bent.
Er is een reden waarom veel van deze superbezette mensen zo succesvol zijn en een beetje e-mailproductiviteitstip hier en daar haken doet nooit pijn!
