Ik ga er nu van uit dat je goed thuis bent in de basisprincipes van deze e-mailetiquette. Weet je, dingen zoals altijd een onderwerpregel opnemen en de verleiding weerstaan om elk warm lichaam in je kantoor te CC.
Ja, ik ga je hier het voordeel van de twijfel geven. Maar betekent dat dat ik denk dat jouw berichten foutloos zijn? Absoluut niet.
Er zijn een paar e-mailzonden die niet zo vaak worden herhaald, maar nog steeds net zo waardevol zijn. En de kans is groot dat je je misschien wel schuldig maakt aan het plegen van hen (hé, ik ben daar bij je!) - of je je hiervan bewust was of niet.
Als je merkt dat je bloost bij het noemen van een van deze faux pas? Nou, mijn vriend, je e-mails hebben nog wat ruimte voor verbetering.
1. 'Hot Potato' spelen
Je bent er trots op volledig bovenop je inbox te staan - inkomende berichten gaan nooit lang zonder een antwoord van jou.
Het is geweldig dat je zo graag reageert. Maar het is belangrijk dat u ook rekening houdt met de kwaliteit van wat u verzendt. Duwen jouw antwoorden het gesprek echt vooruit? Of schiet je korte (en misschien zelfs totaal nutteloze) berichten af in een poging om de bal in het veld van de andere persoon te plaatsen en jezelf een stap dichter bij die ongrijpbare inbox nul te krijgen?
Vaak vinden mensen dat ze in die laatste categorie vallen. Helaas is dat hectische spelletje e-mail hete aardappel volledig contraproductief.
Hoe te verbeteren
Ik weet dat de druk om terug te keren naar mensen hoog kan zijn, en ik probeer je niet te vertellen dat berichten onbeantwoord blijven.
In plaats daarvan, als u niet op een punt bent waar u een antwoord van hoge kwaliteit kunt geven, stuur dan een korte notitie waarin u aangeeft dat u er naar op zoek bent en zal terugkomen met een meer gedetailleerd antwoord zodra u het hebt.
Die stap elimineert de druk om onmiddellijk te moeten reageren, terwijl je toch tijd hebt om voldoende aandacht aan die boodschap te besteden.
2. Uw gevoel voor humor onder de aandacht brengen
Niemand wil klinken als een levenloze robot via e-mail. En geloof me, ik waardeer absoluut die punny en off-the-wall notities die in mijn inbox aankomen.
Er is echter geen garantie dat andere ontvangers hetzelfde zullen voelen. Je moet onthouden dat geschreven berichten de non-verbale en andere contextuele signalen missen die je humor meestal helpen te landen.
Het is dus belangrijk om je publiek te kennen voordat je je e-mail doorspekt met waarvan ik zeker weet dat het je geweldige gevoel voor humor is. Ik zou heel blij zijn met die geweldige GIF van een hond in een feestmuts. Uw bestuursleden? Misschien niet zo veel.
Hoe te verbeteren
Nogmaals, het is van cruciaal belang dat u uw ontvanger begrijpt. Maar als je zelfs maar een vermoeden van twijfel hebt over hoe je grappige grap of opmerking zal worden ontvangen, verwijder deze dan.
Je bent beter af dan genezen, en je kunt nog steeds vriendelijk en persoonlijk zijn in je e-mail - zonder de standaardroutine!
3. Wandelen en verder
Ik weet dat dit een fijne lijn lijkt te zijn om te lopen. Je hoort zoveel gepraat over die gevreesde vergaderingen die via e-mail hadden kunnen gebeuren dat je gemakkelijk onder druk gezet kunt worden om koste wat kost sit-downs te voorkomen.
Maar deze poging om alle face-to-face contact over te slaan, resulteert vaak in een aantal langdradige e-mails. Voor je het weet, heb je een meesterwerk van 3.000 woorden uitgedacht dat in elk detail van die aankomende verkooppresentatie duikt. Spoiler alert: niemand gaat het lezen.
Hoe te verbeteren
Soms zijn langere berichten onvermijdelijk. In die gevallen kunnen dingen zoals opsommingstekens, korte alinea's en subkoppen ervoor zorgen dat dingen overzichtelijk en gemakkelijk te verteren zijn.
Maar aangezien de ideale lengte ergens tussen de 50 en 125 woorden is, kan iets langer dan dat een vergadering of een telefoongesprek rechtvaardigen.
4. Een e-mail typen waarvan u niet wilt dat iemand anders die ziet
Er is een vals gevoel van privacy dat bij uw inbox hoort. Je gaat ervan uit dat de beoogde ontvanger de enige snarky opmerking over je baas zal zien.
Luister heel goed: dat is niet alleen onbeleefd, maar het is ook riskant. Of het nu gaat om een technisch probleem, een snoopy HR-afdeling of zelfs een roddelende collega, de kans is groot dat je niet-vriendelijke opmerkingen uiteindelijk in de verkeerde handen of voor de verkeerde oogbollen terechtkomen.
Hoe te verbeteren
Deze moet je gewoon stoppen - koude kalkoen.
Als je in de verleiding komt iets in je bericht te typen (zelfs grapje!), Stel jezelf dan de volgende vraag: wat zou je reactie zijn als iemand (zoals je baas of een andere collega) die opmerking zou zien?
Als je het minste beetje angstig wordt bij de gedachte, is het tijd om op de backspace-toets te drukken.
5. Getrouwd zijn met je inbox
Oké, deze laatste fout heeft eigenlijk niets te maken met de inhoud van de berichten die je verzendt. Maar het is nog steeds een belangrijke om bewust van te zijn.
Nogmaals, het actief willen beheren van je inbox is van een geweldige kwaliteit (al die mensen met duizenden ongelezen e-mails die gewoon rondhangen, zijn jaloers op je inzet, ik weet het zeker!). Dat geeft je echter geen gratis pas om je ogen vast te houden aan je telefoon tijdens het eten, een vergadering, een vakantie of een bruiloft (ja, ik heb het zien gebeuren).
Niet alleen is je dwangmatige inbox verfrissend waardoor je echte gesprekken en ervaringen misloopt, maar het is ook echt onattent tegen de mensen met wie je tijd doorbrengt.
Hoe te verbeteren
Het antwoord is eenvoudig: leg je telefoon weg. Ik weet het, het lijkt onmogelijk. Maar zoals ik in dit experiment heb geleerd, is het het meer dan waard.
Dit is het goede nieuws: al deze faux-pass zijn dingen die u kunt oplossen, op voorwaarde dat u bereid bent te leren en uw gewoonten te veranderen. Je bent niet voorbestemd voor een leven als een totale e-mail verprutst.
Implementeer dat advies (en, terwijl je toch bezig bent, verbeter deze basisprincipes van e-mailetiquette!), En je bent goed op weg om je e-mailspel nog een stapje verder te brengen.
