Steek uw hand op als u op dit moment ten minste één e-mail hebt die u al had moeten verzenden - een dag geleden, een week geleden, zelfs (eek!) Een maand geleden.
Ik weet dat er verschillende berichten zijn die ik momenteel te laat verzend. Toch denken ze altijd gemakkelijk aan mijn gedachten tot vlak voordat ik ga slapen - op dat moment beloof ik mezelf dat ik ze morgenochtend als eerste zal sturen.
Dan verstrijkt de tijd, en nog wat meer, en voordat ik het weet, sta ik voor een situatie waarin het bijna beschamend is om te reageren. Is het niet gewoon beter om te doen alsof het verstrikt is geraakt in spam?
Nee. En om het verzenden van die e-mail een beetje eenvoudiger te maken, heb ik een paar sjablonen gemaakt die zowel je professionele reputatie redden als je ontvanger meer inzicht geven in de vertraging.
1. Voor "vriendelijke" e-mails die technisch gezien geen antwoord vereisen
Het is heel gemakkelijk om uit te stellen bij het beantwoorden van dit soort e-mails, omdat uw dagelijkse verantwoordelijkheden meestal voorrang hebben. Maar geloof me, het is beter om een late reactie te sturen dan nooit een te sturen. Zorg er gewoon voor dat je je oprechte verontschuldigingen aanbiedt en bewijs dat ondanks je trage reactie, je geïnteresseerd bent in het leven van de ander.
2. Voor aanvraag e-mails
Wanneer iemand je om informatie of hulp vraagt en je vergeet te reageren (of uit te stellen omdat dit nooit het juiste moment is), kun je je behoorlijk schuldig voelen. Laat de persoon die uitreikt dat je geen eikel bent door je best te doen om hem of haar nu te helpen.
3. Voor slecht nieuws e-mails
Het is ongelooflijk eenvoudig om slecht nieuws uit te stellen (en er een miljoen redenen voor vinden). Maar je moet die pleister uiteindelijk wel afzetten. Verontschuldig je eerst, probeer dan de situatie uit te leggen en doe ten slotte een poging om te helpen!
4. Voor elke andere e-mail
Voor al die diverse, oh-god-ik-heb-echt-moeten-antwoorden-e-mails, kun je deze sjabloon als een starter gebruiken.
Het beantwoorden van een late e-mail vereist altijd een beetje wilskracht. Maar je weet dat je je beter zult voelen als je dat doet - en nu je deze sjablonen hebt, is er geen excuus om niet op 'verzenden' te drukken.
