Laten we echt zijn. Het feit dat je met Gmail je inbox in vijf submappen kunt verdelen, kan maar één ding betekenen: de meeste e-mails die we ontvangen, zijn totaal onzin. En wanneer u een bericht naar een collega, uw baas of een wervingsmanager stuurt, komt dit waarschijnlijk ergens tussen iets kritieks en Viagra-spam of BuzzFeed GIF's terecht.
Dus, hoe zorg je ervoor dat je bericht wordt opgemerkt en - nog belangrijker - gelezen? Plaats uzelf in de schoenen van uw ontvanger en zorg ervoor dat elke e-mail die u schrijft deze vijf vragen beantwoordt.
1. Waarom zou ik dit openen?
Uw onderwerpregel is de beller-ID van uw e-mail - deze bepaalt of deze wordt beantwoord of genegeerd. Maak het specifiek en direct, zodat uw ontvanger precies weet wat hij van het bericht mag verwachten. Als je je collega nodig hebt om je dinsdag feedback te geven, begraaf dan geen briefje in de laatste regel. Titel uw e-mail "Antwoorden tegen dinsdag: notities van de vergadering van vandaag" in plaats van "Hey" (wat het e-mail equivalent is van het horen van "we moeten praten").
Als je solliciteert naar een baan, gebruik dan sleutelwoorden zoals de naam van de functie of je ervaring om op te vallen. Het schrijven van "Community Manager met 4 jaar ervaring" is een korte en leuke manier om uw referenties vooraf aan te bieden.
2. Wie ben jij?
Als u voor het eerst naar iemand schrijft (bijvoorbeeld een wervingsmanager of iemand die u hoorde spreken tijdens een evenement maar niet ontmoette), wilt u zo snel mogelijk een rapport opstellen. Voordat ik bijvoorbeeld een koude e-mail aan een bedrijf schreef over openstaande freelance-functies, hoorde ik dat de oprichter en ik beiden naar dezelfde universiteit gingen. Ik heb "Yale alum" in zowel mijn onderwerp als de eerste zin van mijn e-mail geplaatst; Ik kreeg een reactie en plande een interview binnen 48 uur.
Gebruik elke gemeenschappelijke basis die u kunt vinden - scholen, gemeenschappelijke vrienden of interesses, professionele verenigingen - om ontvangers te laten weten dat u het waard bent om contact mee te maken. Of als je in een groot bedrijf werkt en je contact opneemt met een manager die je eerder hebt ontmoet, helpt een snelle herinnering aan wanneer en waar je het laatst hebt verbonden haar geheugen op te frissen.
3. Wat heb je nodig?
Dit is waarom je in de eerste plaats schrijft! Dit is het moment voor de grote verklaring, toch? Nog niet. Probeer helder en meeslepend te zijn in één of twee zinnen. Beschouw uw e-mail op het werk als slechts een kort eerste contact waarmee u een live gesprek kunt opzetten via de telefoon of persoonlijk als meer uitleg nodig is.
Dit geldt met name voor koude e-mails wanneer de ontvanger niet op uw bericht anticipeert. Als je schrijft om een koffievergadering aan te vragen, wees dan specifiek maar laat ruimte voor intriges. Schrijf bijvoorbeeld: "Ik wil graag delen wat ik heb geleerd over contentmarketing en leren hoe ik kan bijdragen aan uw huidige projecten." Vergeet niet: drukke mensen willen niet dat hun hersenen worden "geplukt", ze willen slimmer worden door ideeën uit te wisselen.
4. Wat zit er voor mij in?
Beschouw uw e-mail als een transactie: wat u van uw ontvanger wilt, moet haar evenveel ten goede komen als u. Op het werk zoeken we allemaal goedkeuring van onze collega's, managers en klanten. Hoe kan wat u vraagt, uw ontvanger helpen dit te bereiken? Wees expliciet met uitdrukkingen als: "Ik kan een aanwinst voor uw team zijn", "dit kan helpen uw ideeën duidelijker te presenteren", of zelfs "klantfeedback laat zien dat ze op zoek zijn naar dergelijke oplossingen."
5. Zult u het waarderen?
Met zo veel onpersoonlijke e-mails die elke dag in onze inboxen binnenkomen, laat die van u opvallen door een beetje menselijkheid te tonen. Of u nu een collega of een koud contact aanspreekt, u vraagt de tijd van die persoon om uw e-mail aandachtig op te volgen. Laat zien dat je de moeite waardeert door je af te melden met "bedankt" of "oprecht" (serieus, "best" is veel te verwarrend). Een kleine etiquette helpt je de gewenste reactie te krijgen.
Bewaar deze vragen op een Post-it note en vergelijk uw berichten voordat u ze verzendt. Je zult niet alleen het e-mailvak beheersen, je bent ook een verdomd goede communicator in elke professionele omgeving.
