Er zijn veel e-mailtoepassingen die niet allemaal dezelfde zijn. Als u wilt dat uw bericht wordt geopend en gelezen, moet u een berichtindeling gebruiken die door de toepassing van uw ontvanger wordt ondersteund. Microsoft Outlook heeft 3 verschillende berichtindelingen die u nodig hebt voor verschillende situaties.
3 berichtformaten in Outlook en wanneer te gebruiken welke
Elke berichtindeling heeft verschillende opties, degene die u kiest bepaalt of u opgemaakte tekst kunt toevoegen, zoals vetgedrukte lettertypen, gekleurde lettertypen en kogels en of u afbeeldingen aan de berichttekst kunt toevoegen. Het essentiële is echter dat je kiest dat de ontvanger kan zien - het is geweldig om de opmaak en afbeeldingen te hebben, maar sommige e-mailtoepassingen ondersteunen geen geformatteerde berichten of afbeeldingen.
Met Outlook kunt u berichten in drie verschillende indelingen verzenden.
Platte tekst
Plain Text verzendt e-mails met alleen gewone teksttekens. Alle e-mailtoepassingen ondersteunen tekst zonder opmaak. Dit formaat is geweldig als je niet afhankelijk bent van een mooie opmaak en het zorgt voor maximale compatibiliteit. Iedereen die een e-mailaccount heeft, kan uw bericht lezen. Platte tekst ondersteunt geen vetgedrukte, cursieve, gekleurde lettertypen of een andere tekstopmaak. Het biedt ook geen ondersteuning voor afbeeldingen die direct in de hoofdtekst van het bericht worden weergegeven, hoewel u de afbeeldingen als bijlagen kunt opnemen. Houd er rekening mee dat Hubspot heeft vastgesteld dat platte-tekstberichten een hogere open- en klikfrequentie krijgen dan HTML-berichten.
HTML
Met HTML kun je HTML-opmaak gebruiken. Dit is het standaard berichtformaat in Outlook. Het is ook het beste formaat om te gebruiken wanneer u berichten wilt maken die vergelijkbaar zijn met traditionele documenten, met verschillende lettertypen, kleuren en opsommingstekens. U kunt tekst bijvoorbeeld opvallend laten schijnen of het lettertype wijzigen. U kunt zelfs afbeeldingen opnemen die inline worden weergegeven en andere opmaakhulpmiddelen gebruiken om uw berichten mooier en gemakkelijker leesbaar te maken. Tegenwoordig kunnen de meeste mensen met e-mail berichten in HTML-indeling prima ontvangen (hoewel sommigen de voorkeur geven aan platte tekst omwille van de zuiverheid). Wanneer u een van de opties selecteert die opmaak toestaan (HTML of Rich Text), wordt het bericht standaard in HTML-indeling verzonden. Dus wanneer u HTML gebruikt, weet u dat wat u verzendt, is wat de ontvanger te zien krijgt.
Rich Text Format (RTF)
Rich Text is het eigen berichtindeling van Outlook. RTF ondersteunt tekstopmaak, inclusief opsommingstekens, uitlijning en gekoppelde objecten. Outlook converteert RTF-geformatteerde berichten automatisch standaard naar HTML wanneer u deze naar een internetontvanger verzendt, zodat de formattering van berichten behouden blijft en bijlagen worden ontvangen. Outlook formatteert ook automatisch vergader- en taakverzoeken en berichten met stemknoppen, zodat deze items op het internet intact kunnen worden verzonden naar andere Outlook-gebruikers, ongeacht de standaardindeling van het bericht. Als het internetgebonden bericht een taak of vergaderverzoek is, moet u RTF gebruiken. Outlook converteert het automatisch naar de internetagenda-indeling, een veelgebruikte indeling voor internetagenda-items, zodat andere e-mailtoepassingen dit kunnen ondersteunen. U kunt RTF gebruiken bij het verzenden van berichten binnen een organisatie die Microsoft Exchange gebruikt; we raden u echter aan de HTML-indeling te gebruiken. Dit is een Microsoft-indeling die alleen de volgende e-mailtoepassingen ondersteunen: Microsoft Exchange Client-versies 4.0 en 5.0; Microsoft Office Outlook 2007; Microsoft Office Outlook 2003; Microsoft Outlook 97, 98, 2000 en 2002
Hoe het standaardformaat in te stellen
Volg de link om te leren hoe u de standaardindeling in Outlook instelt.
