Je hebt alle nodige informatie verzameld, deze verpakt in een zorgvuldig opgebouwde en gemakkelijk leesbare e-mail, een mooie aanhef, een aanlokkelijk onderwerp en een aantal ondersteunende bijlagen toegevoegd en naar een groep mensen gestuurd.
Natuurlijk is geen antwoord nodig, maar je onderzoekende geest wil nog steeds weten - hebben ze allemaal de e-mail ontvangen die je zo ijverig hebt samengesteld?
Het verzenden van leesbevestigingverzoeken met uw e-mail
Als u een van de e-mailtoepassingen zoals Microsoft Office Outlook of Mozilla Thunderbird gebruikt die leesbevestigingen ondersteunt, kunt u een verzoek om een leesbevestiging bij uw e-mail voegen. U selecteert de optie voordat u het bericht verzendt. Elke ontvanger die het bericht ontvangt, krijgt de gelegenheid om de ontvangst van de e-mail te bevestigen.
Het verzoek om een leesbevestiging kan niet garanderen dat u een antwoord krijgt. Niet alle e-mailservices ondersteunen het gebruik van leesbevestigingen en de optie kan worden uitgeschakeld als het einde van de ontvanger van de ontvangende partij. Sommige ontvangers willen misschien niet erkennen dat ze uw e-mail hebben ontvangen omdat ze niet klaar zijn om te handelen met wat het bevat.
Gewoonlijk werken leesbevestigingen het beste binnen een bedrijf waar iedereen dezelfde e-mailservice gebruikt.
Bevestiging aanvragen
Als u leesbevestigingen in het verleden hebt geprobeerd met teleurstellende resultaten of als u een e-mailservice gebruikt die deze niet ondersteunt, kan het geen kwaad om een bevestiging te vragen. Voeg een regel toe aan uw e-mail zoals: "Onze deadline is krap. Bevestig ontvangst van deze e-mail" of "Stuur een kort antwoord zodat ik weet dat iedereen deze informatie heeft ontvangen." U krijgt even vaak een bevestiging als bij het gebruik van leesbevestigingen.
Aan het andere einde: Laat verzenders weten dat u hun e-mail hebt ontvangen
Stel dat u aan het ontvangende einde bent van een e-mail. Als het een leesbevestigingsverzoek bevat en uw service compatibel is of als de afzender heeft gevraagd om te antwoorden in de e-mail, moet u doorgaan en de ontvangst van de e-mail bevestigen.
Wat betreft de rest van de e-mail die u ontvangt, is het niet nodig om de ontvangst van elke e-mail te bevestigen, maar als er een belangrijk of bedrijfsgerelateerd bericht is, is een eenvoudig antwoord attent. Soms gaan e-mails verloren of vallen ze ten prooi aan te veel spamfilters. Stuur een kort bericht terug, mogelijk in de vorm van een informeel bedankje, om de ontvangst van de e-mail te bevestigen, ook al is anders geen antwoord nodig.
Zelfs als u van plan bent om later te antwoorden, is een e-mail die de ontvangst bevestigt en de afzender laat weten wanneer u ernaar teruggaat welkom bij de meeste afzenders.
