Een van de nuttigste maar weinig bekende functies van Microsoft Access is de mogelijkheid om een lijst met query's en queryresultaten af te drukken. Omdat het bijhouden van alle bestaande query's moeilijk kan zijn, vooral voor oudere databases en voor bedrijven met een groot aantal werknemers die databases gebruiken, biedt Access gebruikers een manier om query's en hun resultaten af te drukken. Dit biedt gebruikers een manier om de resultaten later te beoordelen als ze zich niet kunnen herinneren welke query werd gebruikt.
Query's zijn een van de belangrijkste redenen om Access te gebruiken, vooral omdat de hoeveelheid gegevens exponentieel groeit. Terwijl query's het gemakkelijk maken voor elke gebruiker om snel de benodigde gegevens te verzamelen zonder dat kennis van SQL vereist is (de primaire taal voor het uitvoeren van databasequery's), kan het even duren om te wennen aan het maken van query's. Dit resulteert meestal in veel vragen met vergelijkbare en soms identieke doeleinden.
Om het proces van het werken met query's verder te vereenvoudigen, kunnen gebruikers door het afdrukken van de query's en hun resultaten alle details van de query bekijken zonder naar een andere app te hoeven gaan, zoals Microsoft Word. Aanvankelijk moesten gebruikers informatie kopiëren en plakken en de tekst in SQL bekijken om te bepalen wat de queryparameters waren. Als u queryresultaten binnen het programma kunt afdrukken, kunnen gebruikers de eigenschappen en kenmerken van Access bekijken.
Wanneer moet u query's en queryresultaten afdrukken?
Het afdrukken van query's en queryresultaten heeft niets te maken met het maken van een esthetisch verantwoord rapport of het samenvoegen van gegevens op een manier die eenvoudig aan anderen kan worden gepresenteerd. Het is een manier om alle gegevens uit een query te retourneren voor een momentopname van wat de resultaten waren op het moment van de pull, welke query's werden gebruikt en een methode om een volledige set onbewerkte gegevens te beoordelen. Afhankelijk van de branche is het niet waarschijnlijk dat dit iets is wat vaak wordt gedaan, maar bijna elk bedrijf moet een manier hebben om de exacte details van hun gegevens bij te houden.
Afhankelijk van hoe u de gegevens exporteert, kunt u een ander programma, zoals Microsoft Excel, gebruiken om de gegevens presentabel te maken voor voorstellen of om toe te voegen aan officiële documenten. Afgedrukte query's en queryresultaten zijn ook handig voor audits of verificatie wanneer afwijkingen worden gevonden. Als er niets anders is, zijn gegevensrecensies vaak een goede manier om ervoor te zorgen dat query's de benodigde informatie blijven ophalen. Soms is de beste manier om een probleem met een query te vinden, het te controleren op bekende gegevenspunten om ervoor te zorgen dat ze worden opgenomen wanneer de query wordt uitgevoerd.
Een lijst met zoekopdrachten afdrukken
Het onderhouden van de query's in Access is net zo belangrijk als het bijhouden van gegevens of het bijhouden van tabellen. De eenvoudigste manier om dat te doen, is een lijst met query's af te drukken, of het nu voor een bepaald project is of voor een volledige lijst en bekijk die lijst om er zeker van te zijn dat er geen duplicaten of verouderde query's zijn. De resultaten kunnen ook met andere gebruikers worden gedeeld om het aantal dubbele query's dat wordt gemaakt, te verminderen.
Er zijn eigenlijk twee manieren om de lijst te maken, maar een daarvan omvat codering en is voor veel meer geavanceerde gebruikers. Voor degenen die Microsoft Access gebruiken om te voorkomen dat ze SQL moeten leren, is hier een snelle en eenvoudige manier om een lijst met zoekopdrachten te maken zonder diepgaand begrip van de code erachter.
- Ga naar Hulpmiddelen > Analyseren > Documenter > queries en selecteer alles.
- Klik OK.
U krijgt een volledige lijst met alle vragen en enkele details, zoals de naam, eigenschappen en parameters. Er is een geavanceerdere manier om querylijsten af te drukken die gericht zijn op specifieke informatie, maar hiervoor is enige kennis van de code vereist. Zodra een gebruiker vertrouwd raakt met de basis, kunnen ze doorgaan naar geavanceerdere functies, zoals querylijsten die specifieke details targeten in plaats van alles over elke query af te drukken.
Hoe queryresultaten afdrukken
Het afdrukken van queryresultaten kan een volledige, gedetailleerde momentopname van de gegevens in een enkel tijdstip leveren. Dit is goed voor de audits en om informatie te kunnen verifiëren. Soms moeten gebruikers verschillende query's uitvoeren om een complete compilatie van de benodigde gegevens te krijgen en door de resultaten af te drukken, kunnen gebruikers een hoofdvraag voor de toekomst bedenken.
Nadat een query is uitgevoerd, kunnen de resultaten worden geëxporteerd of direct naar een printer worden verzonden. Houd er echter rekening mee dat de gegevens worden weergegeven zoals Access dat nodig acht, als de gebruiker de afdrukinstructies niet bijwerkt. Dit zou kunnen leiden tot honderden pagina's waarvan sommige slechts een paar woorden of een enkele kolom bevatten. Neem de tijd om aanpassingen te doen voordat u het bestand naar de printer stuurt.
De volgende instructies sturen de resultaten naar de printer na het bekijken in Afdrukvoorbeeld.
- Voer de query uit met de resultaten die moeten worden afgedrukt.
- Raken Ctrl + P.
- kiezen Afdrukvoorbeeld.
- Bekijk de gegevens terwijl deze worden afgedrukt
- Afdrukken.
Voor degenen die een back-up willen opslaan, kunnen queryresultaten ook naar pdf worden afgedrukt om het uiterlijk te behouden zonder meerdere stapels papier op te gebruiken.
Gebruikers kunnen het bestand ook exporteren naar zoiets als Microsoft Excel, waar ze gemakkelijker aanpassingen kunnen maken.
- Voer de query uit met de resultaten die moeten worden afgedrukt.
- Klik Externe gegevens > Exporteren > uitmunten.
- Selecteer waar u de gegevens wilt opslaan en geef het exportbestand een naam.
- Werk naar wens andere velden bij en klik op Exporteren
Resultaten afdrukken als een rapport
Soms zijn de resultaten ook perfect voor een rapport, dus gebruikers willen de gegevens op een meer representatieve manier bewaren. Als u later een overzichtelijk overzicht van de gegevens wilt maken voor een gemakkelijke inzage, volgt u de onderstaande stappen.
- Klik rapporten > creëren > Rapportwizard.
- kiezen Tables / Queries en de query met de gegevens die u in het rapport wilt vastleggen.
- Selecteer alle velden voor een volledig rapport en klik op volgende.
- Lees de dialoogvensters en selecteer de gewenste opties voor het rapport.
- Geef het rapport een naam als daarom wordt gevraagd.
- Bekijk de preview van de resultaten en druk het rapport vervolgens af.
