Een van de meest voorkomende toepassingen van een database is het genereren van massamailings. Mogelijk moet u een mailinglijst van klanten bijhouden, cursuscatalogi aan studenten verspreiden of eenvoudig uw persoonlijke lijst met vakantiegroetkaarten bijhouden. Wat uw doel ook is, Microsoft Access kan dienen als een krachtig back-end voor al uw mailings, zodat u uw gegevens up-to-date kunt houden, mailings kunt volgen en alleen een mailing kunt sturen naar een subgroep van ontvangers die aan bepaalde criteria voldoen.
Ongeacht uw beoogde gebruik van een Access-mailingdatabase, u moet in staat zijn om informatie uit uw database op te halen en deze eenvoudig op etiketten te printen die kunnen worden toegepast op de stukken die u in de mail wilt plaatsen. In deze zelfstudie onderzoeken we het proces van het maken van postlabels met behulp van Microsoft Access met behulp van de ingebouwde Label Wizard. We beginnen met een database met de adresgegevens en begeleiden u stapsgewijs bij het maken en afdrukken van uw mailinglabels.
Hoe een mailing labelsjabloon maken
- Open de Access-database met de adresinformatie die u in uw labels wilt opnemen.
- Selecteer in het navigatiedeelvenster de tabel met de informatie die u op uw labels wilt opnemen. Als u geen gebruik wilt maken van een tabel, kunt u ook een rapport, vraag of formulier selecteren.
- Klik op het tabblad Maken op de knop Labels in de groep Rapporten.
- Wanneer de Label Wizard wordt geopend, selecteert u de stijl van labels die u wilt afdrukken en klikt u op Volgende.
- Kies de naam van het lettertype, de tekengrootte, het lettertype en de tekstkleur die u op uw labels wilt weergeven en klik op Volgende.
- Gebruik de> -knop om de velden te plaatsen die u op het etiket op het prototype-etiket wilt laten verschijnen. Als u klaar bent, klikt u op Volgende om verder te gaan.
- Kies het databaseveld waarvan u de toegang wilt sorteren op basis van. Nadat u het juiste veld hebt geselecteerd, klikt u op Volgende.
- Kies een naam voor uw rapport en klik op Voltooien.
- Uw labelrapport verschijnt dan op het scherm. Bekijk een voorbeeld van het rapport om te controleren of het correct is. Wanneer u tevreden bent, laadt u uw printer met labels en drukt u het rapport af.
Tips:
- Mogelijk wilt u uw labels sorteren op postcode om te voldoen aan de regels voor postpostverzending. Als u sorteert op postcode en / of carrierroute, komt u mogelijk in aanmerking voor aanzienlijke kortingen op de standaard First Class-mailings.
- Raadpleeg uw labelpakket voor instructies als u problemen ondervindt bij het vinden van het juiste labelformaat. Als er geen instructies zijn afgedrukt op de doos met etiketten, kan de website van de fabrikant van de etiketten nuttige informatie bevatten.
- Als u geen specifieke sjabloon voor uw labels kunt vinden, kunt u mogelijk een bestaande sjabloon vinden die dezelfde grootte heeft. Experimenteer met enkele van de opties door een enkele oefenpagina met labels te gebruiken die u meerdere malen door de printer laat lopen om het goed te doen. U kunt ook een vel etiketten eenvoudig op een gewoon papier kopiëren. De regels tussen de labels moeten nog steeds worden weergegeven en u kunt vervolgens testafdrukken op die vellen plaatsen zonder dure labels te verspillen.
