Iedereen die honderden e-mails per week verzendt en ontvangt, begrijpt de waarde van duidelijkheid in reacties en doorsturen. Lange e-mailthreads waarin elke reactie het volledige of oorspronkelijke bericht citeert, zijn moeilijk te volgen, maar een e-mail die verwijst naar een vorig bericht zonder een aanwijzing over wat het betrof verspilt je tijd terwijl je het oorspronkelijke punt van de afzender probeert te onthouden . Wanneer u op een e-mailbericht antwoordt, moet u citaat uit het bericht dat u hebt ontvangen, maar alleen zoveel als nodig is om de context vast te stellen.
Hoe een e-mail in uw antwoord te citeren
Afhankelijk van uw e-mailprovider of app, kunt u mogelijk het gedeelte van de e-mail markeren dat u wilt citeren voordat u klikt of op de Antwoord of Vooruit knop. Het antwoord-e-mailveld wordt geopend met het gemarkeerde citaat dat al in de hoofdtekst van de e-mail staat. Voeg gewoon uw reactie toe en stuur het onderweg. MacOS en iOS Mail werken op deze manier.
Sommige e-mailprogramma's, waaronder Yahoo! Mail en Gmail, sta niet toe dat u eenvoudig een gedeelte markeert om in uw antwoord aan te halen. U moet de volledige lengte van de tekst uit de e-mail opgeven en vervolgens handmatig de gedeelten verwijderen die u niet wilt ontvangen uit uw antwoord.
In sommige gevallen kunt u het gedeelte van de e-mail kopiëren dat u wilt citeren en selecteren Plak als het citaat of vergelijkbaar. In bijna alle gevallen is de geciteerde informatie ingesprongen om deze gemakkelijk te herkennen. In sommige e-mailprogramma's verschijnt het geciteerde materiaal in een andere kleur.
Hoe om te gaan met een offerte in uw e-mail
E-mailetiquette volgt over het algemeen een bepaalde volgorde met betrekking tot secties van een bericht. Begin uw e-mail met een aanhef en een inleidende opmerking. Vervolgens komt het geciteerde materiaal. Dan verschijnt uw antwoord op het citaat daaronder.
Als u op meer dan één punt antwoordt, plakt u een deel van de aanhaling op een regel en reageert u vervolgens alleen op de volgende regel op dat gedeelte. Plak vervolgens nog een deel van de ge-citeerde e-mail en reageer op dat gedeelte op de volgende regel. Herhaal dit patroon als u meer aanhalingstekens en opmerkingen in uw antwoord of doorsturen wilt maken. Dit bootst de natuurlijke gespreksstroom na en maakt het volgen van een thread gemakkelijker voor e-mailontvangers.
