Excel beschikt niet over de mogelijkheden voor gegevensbeheer van relationele databaseprogramma's zoals SQL Server en Microsoft Access. Wat het wel kan doen, is als een eenvoudige database die voldoet aan de vereisten voor gegevensbeheer.
In Excel worden gegevens geordend in tabellen met behulp van de rijen en kolommen van een werkblad. De meer recente versies van het programma hebben een tabelfunctie, waardoor het eenvoudig is om gegevens in te voeren, te bewerken en te manipuleren.
Databasevoorwaarden: tabel, records en velden
Een database is een verzameling verwante informatie die op een georganiseerde manier is opgeslagen in een of meer computerbestanden. Normaal gesproken is de informatie of gegevens georganiseerd in tabellen. De informatie in een tabel is zo georganiseerd dat deze eenvoudig kan worden bijgewerkt, gesorteerd, gecorrigeerd en gefilterd.
Een eenvoudige database, zoals Excel, houdt alle informatie over één onderwerp in een enkele tabel. Relationele databases, aan de andere kant, bestaan uit een aantal tabellen waarbij elke tabel informatie bevat over verschillende, maar gerelateerde onderwerpen.
archief
In databaseterminologie, arecord bevat alle informatie of gegevens over een specifiek object dat in de database is ingevoerd. In Excel zijn records normaal gesproken georganiseerd in rijen werkblad, waarbij elke cel in de rij één item met informatie of waarde bevat.
Fields
Elk individueel item in een databaserecord, zoals een telefoonnummer of straatnummer, wordt a genoemdveld-. In Excel fungeren de afzonderlijke cellen van een werkblad als velden, omdat elke cel een enkel stuk informatie over een object kan bevatten.
Veldnamen
Het is van vitaal belang dat gegevens op een georganiseerde manier worden ingevoerd in een database, zodat deze kan worden gesorteerd of gefilterd om specifieke informatie te vinden. Om ervoor te zorgen dat gegevens voor elke record in dezelfde volgorde worden ingevoerd, worden kopteksten aan elke kolom van een tabel toegevoegd. Kolomkoppen worden veldnamen genoemd.
Voorbeeld database
In bovenstaande afbeelding wordt alle informatie verzameld voor één student opgeslagen in een afzonderlijke rij of record in de tabel. Elke student, ongeacht hoeveel of hoe weinig informatie wordt verzameld, heeft een afzonderlijke rij in de tabel.
Elke cel in een rij is een veld met een deel van die informatie. De veldnamen in de koprij zorgen ervoor dat de gegevens geordend blijven door alle gegevens over een specifiek onderwerp, zoals naam of leeftijd, in dezelfde kolom te bewaren voor alle studenten.
Hulpmiddelen voor gegevensbeheer van Excel
Bovendien heeft Microsoft een aantal gegevenshulpmiddelen toegevoegd om het werken met de grote hoeveelheden gegevens die zijn opgeslagen in Excel-tabellen te vergemakkelijken en om het in goede staat te houden.
Een formulier gebruiken voor records
Een van die hulpmiddelen waarmee u eenvoudig met afzonderlijke records kunt werken, is het gegevensformulier. Een formulier kan worden gebruikt om records te vinden, bewerken, invoeren of verwijderen, in tabellen met maximaal 32 velden of kolommen.
Het standaardformulier bevat een lijst met veldnamen in de volgorde waarin ze in de tabel zijn gerangschikt, om ervoor te zorgen dat records correct worden ingevoerd. Naast elke veldnaam staat een tekstvak voor het invoeren of bewerken van de afzonderlijke gegevensvelden.
Hoewel het mogelijk is om aangepaste formulieren te maken, is het maken en gebruiken van het standaardformulier veel eenvoudiger en vaak is alles wat nodig is.
Dubbele gegevensrecords verwijderen
Een veel voorkomend probleem met alle databases zijn datafouten. Naast eenvoudige spelfouten of ontbrekende gegevensvelden, kunnen dubbele gegevensrecords een grote zorg zijn naarmate een gegevenstabel groter wordt.
Een ander Excel-gegevensprogramma kan worden gebruikt om deze dubbele records te verwijderen - exacte of gedeeltelijke duplicaten.
Gegevens sorteren in Excel
Sorteren betekent het reorganiseren van gegevens volgens een specifieke eigenschap, zoals het sorteren van een tabel alfabetisch op achternaam of chronologisch van oudste naar jongste.
De sorteeropties van Excel omvatten sorteren op een of meer velden, aangepaste sortering, zoals op datum of tijd en sorteren op rijen, waardoor het mogelijk is de velden in een tabel opnieuw in te delen.
